Quick Devis® Enterprise Edition est destiné à la réalisation de devis dans tous les domaines d’activité dès lors qu’il est question de manipuler des fournitures, de la sous-traitance ou de la main d’œuvre et de construire des bordereaux de prix. Il propose une interface de saisie personnalisable et permet de prendre en compte jusqu’à 60 champs définissables par l’utilisateur qui permettent d’adapter rapidement le produit à la plupart des méthodes d’estimation. Il permet en outre de prendre en considération toutes les méthodes de calcul des prix de vente, quel que soit leur niveau de complexité au travers de feuilles de calcul répondant au standard Microsoft Excel.

Le présent manuel est conçu pour des utilisateurs n’ayant aucune connaissance préalable du produit. Il sert également de manuel de référence aux utilisateurs ayant reçu une formation ou ayant une bonne connaissance de Quick Devis® Enterprise Edition.

Le manuel n’explique par ce qu’est un devis ni les différents techniques d’évaluation mais simplement le mode de construction et d’évaluation des devis sous Quick Devis® Enterprise Edition.

Les fonctionnalités générales comme la création d’un devis ou la conception d’un état y sont développées sous une forme pédagogique. S’agissant du manuel de référence, chacune des fonctions y est décrite précisément sous une forme technique.

Une connaissance sommaire de votre système d’exploitation est souhaitable pour une bonne utilisation du logiciel car le manuel utilisateur ne développe pas l'utilisation des outils systèmes que sont par exemple les fenêtres d'ouverture ou d'enregistrement de fichier. Pour plus de renseignements consultez le manuel de votre système d'exploitation.

Le présent manuel ne dispense pas de formation, il ne traite pas des divers trucs et astuces permettant d’optimiser les études et n’aborde pas les différentes techniques d’étude de prix en général. Les méthodes d’environnement en particulier sont abordées de manière technique, sans développement quant à leur finalité.

Si vous ne pouvez pas participer à une session de formation, nous vous conseillons de lire les manuels de formation téléchargeables sur http://www.iaes-software.com/docs.htm (ces documents ne sont souvent disponibles qu’en anglais ou en français)

Si vous n’avez aucune connaissance du produit et que vous n’avez pas le temps de lire le présent manuel, nous vous conseillons, pour gagner du temps, de commencer par aborder Quick Devis® Free Edition qui est une version très simplifiée de Quick Devis® Enterprise Edition et qui garantit une prise en main rapide. Lorsque vous aurez compris le fonctionnement de Quick Devis® Free Edition, vous disposerez de solides bases pour découvrir les fonctionnalités complémentaires qu’offre Quick Devis® Enterprise Edition. Quick Devis® Free Edition peut être téléchargé sur http://www.quick-devis.net

Copyright

Quick Devis® Enterprise Edition est édité par Quotalys ltd – 269 Farnboroug Road – Farnborough – Hants – GU14 7LX (United Kingdom)

Les données contenues dans ce manuel peuvent être modifiées sans préavis. Les noms de sociétés, montants, coefficients et paramètres employés n'ont qu'une valeur d'exemple et sont purement fictifs. L'emploi de noms existants ou ayant existé serait totalement fortuit.

Quick Devis® Enterprise Edition et sa documentation ne peuvent être reproduits, même partiellement, quelle que soit la méthode employée, sans l’autorisation écrite de Quotalys ltd. Il est également interdit de dé-compiler tout ou partie du programme ou de tenter d’en comprendre le fonctionnement intrinsèque.

Quick Devis® est une marque déposée. Copyright© Quotalys 2001-2006 tous droits réservés - © IAES 1991-2001. Les droits sur Quick Devis® Enterprise Edition et sur sa documentation appartiennent exclusivement à Quotalys ltd.

Différentes marques sont citées dans Quick Devis® Enterprise Edition ou dans sa documentation :

CITRIX est une marque déposée de Citrix Systems Inc

IBM, PC et PS sont des marques déposées d'International Business Machines Corporation

Windows, Excel, Word, Access, Visual Basic, Visual C++ sont des marques déposées de Microsoft Corporation.

D'une manière générale les marques employées sont les propriétés de leurs sociétés respectives.

Pour en savoir plus sur les droits régissant la distribution de Quick Devis®, consultez le chapitre Licence plus bas dans ce manuel ou contactez :

support@quick-devis.net

sales@quick-devis.net

Licence

En achetant une licence Quick Devis, Quotalys ltd vous concède le droit d'utiliser une copie du logiciel Quick Devis. Ce droit n'est ni exclusif, ni transférable. Vous avez le droit d'installer Quick Devis sur autant de machines que vous le souhaitez mais vous n'avez pas le droit d'employer simultanément Quick Devis sur des postes différents avec la même licence ; vous devez acquérir une licence par poste utilisé simultanément.

Le manuel de Quick Devis® Enterprise Edition et le logiciel qui l'accompagne vous sont fournis 'tels quels' sans aucune garantie explicite ou implicite. Malgré les efforts déployés pour que cette documentation soit la plus exhaustive possible et pour que le logiciel soit le plus fiable possible, il se pourrait que certains aspects n'aient pas été suffisamment développés ou que des erreurs se soient glissées.

Dans tous les cas, Quotalys ltd ou ses distributeurs ne sauraient être rendus responsables pour de quelconques dommages directs ou indirects résultants d'un défaut du manuel et/ou du logiciel.

Certains pays ou états peuvent restreindre la limitation de garantie mentionnée ci avant. Dans ce cas, l'utilisateur est invité à prendre connaissance de la législation le concernant et à désinstaller Quick Devis® Enterprise Edition si la limitation de garantie ne le satisfait pas. En cas de litige, quelle que soit l'adresse du plaignant, le tribunal de commerce de Créteil (France) est seul compétent.

Important : Le simple fait d'installer Quick Devis® Enterprise Edition implique un accord sans réserve avec l'ensemble des mentions portées dans ce chapitre. Si vous êtes en désaccord sur un point quelconque, n'installez pas Quick Devis® Enterprise Edition.

Installation de Quick Devis® Enterprise Edition

Selon les distributeurs Quick Devis® Enterprise Edition peut vous être livré sur un support physique (CD ROM) ou bien sous une forme dématérialisée. Il est également disponible sur www.quick-devis.net où il peut être téléchargé gratuitement. Une simple identification en ligne vous sera alors demandée.

Configuration requise

Avant l'installation du produit, nous vous conseillons de lire le présent chapitre afin de prendre connaissance du matériel nécessaire à une exploitation correcte de Quick Devis® Enterprise Edition.

Quick Devis® Enterprise Edition est conçu pour une exploitation sous Microsoft Microsoft Windows XP, Microsoft Windows 2003 Server, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7 ou Microsoft Windows 2008 Server.

Les configurations minimales conseillées pour l'exploitation de Quick Devis® Enterprise Edition sont les suivantes :

· IBM PC/PS ou compatible avec processeur Pentium V 1 Ghz minimum

· 512 Mo de mémoire RAM

· 160 Mo libres sur le disque dur

Ces configurations constituent les minimums conseillés pour obtenir des performances acceptables. Quick Devis®, peut néanmoins fonctionner sur des configurations plus petites. Toutefois, l'application sera particulièrement lente sur de telles configurations et les accès disques pour émuler de la mémoire virtuelle seront fréquents ; La stabilité de l'application pourra en être affectée.

La capacité disque spécifiée représente la place approximative qu'occupera l'application sur le disque, y compris le tampon nécessaire à l’ouverture des devis. Les devis et les bases de données étant des fichiers volumineux, il est souhaitable de disposer d’un espace supérieur pour une exploitation 'confortable' (ne nécessitant pas d'archivages fréquents)

Pour installer Quick Devis® Enterprise Edition, exécutez le fichier que vous aurez téléchargé au préalable sur http://www.quick-devis.net

Choix de la langue

Quick Devis Free Edition détecte automatiquement la langue lors de l’installation si vous disposez d’un système paramétré en Anglais (USA), Français (France), Allemand (Allemagne), Espagnol (Espagne), Italien (Italie) ou Portugais (Portugal). Pour toutes les autres configurations, un menu vous proposera de sélectionner la langue d’installation lorsque vous exécuterez le fichier.

Si votre système est paramétré selon l’un des six paramètres régionaux ci-dessus et que vous souhaitez installer l’application dans une langue différente de celle de votre système, vous pouvez changer temporairement vos paramètres régionaux dans le panneau de configuration pour leur assigner la langue de votre choix, installer Quick Devis® Enterprise Edition puis remettre en place vos paramètres d’origine. Vous pouvez également, sans altérer vos paramètres régionaux lancer le fichier qd607ee.exe via le menu ‘Démarrer’ / ‘Exécuter’ avec les commutateurs suivants :

EN (Anglais), FR (Français), DE (Allemand), ES (Espagnol), IT (Italien), PT (Portugais), CN (Chinois), NL (Hollandais)

Exemple : quickdevis_ee.exe /ES pour forcer l’installation en Espagnol quel que soit le paramétrage du système.

Dans ce dernier mode d’installation avec spécification de la langue par un commutateur, le langage utilisé par quickdevis_ee.exe pendant la procédure d’installation sera toujours celui de votre système mais le langage de Quick Devis® Enterprise Edition sera bien celui spécifié par votre commutateur.

Installation sur le poste de l’utilisateur

Lorsque la procédure d'installation est lancée, suivez simplement les instructions qui vous sont données à l’écran.

Lorsque Quick Devis® Enterprise Edition est totalement installé, les menus suivants apparaissent automatiquement dans le menu 'Démarrer'. Le groupe s'appelle 'Quick Devis® V6' et prend place dans le menu 'Programmes’.

Quick Devis® Enterprise Edition (le programme en lui-même)
Conversion en bases (permet de créer facilement des bases de données à partir de diverses sources)
Conversion tableurs (permet de convertir des fichiers Excel vers des fichiers Quick Devis® Enterprise Edition)
Outils de gestion (permet un suivi des devis sur un ou plusieurs postes)
Gestion des licences (permet de gérer les différents modes de distribution du produit)
QDToolbox® pour Microsoft Excel (un outil permettant d’accéder aux bases de données de Quick Devis® Enterprise Edition à partir de Microsoft Excel)
Documentation QDToolbox®
Désinstaller Quick Devis® Enterprise Edition

Si vous avez installé une version en français, vous disposerez également de liens permettant d’exploiter les bases BatiPrix® du groupe Le Moniteur. Pour cela, les menus suivants sont inscrits dans le groupe de programme :

Bases BatiPrix® pour Quick Devis
Documentation® bases Batiprix

Si vous ne disposez pas de tous les droits sur votre ordinateur, il est conseillé d’ouvrir une session en mode 'administrateur de la machine' avant de réaliser l'installation car il se peut que votre profil utilisateur soit paramétré pour refuser la registration de composants nouveaux. Contactez votre administrateur pour plus d'informations.

Si vous avez installé Quick Devis® Enterprise Edition et que les menus ci-dessus ne figurent pas dans le menu 'Démarrer', c'est vraisemblablement parce que votre machine demande des droits ‘administrateur’ pour installer Quick Devis® Enterprise Edition. Dans ce cas, désinstallez, obtenez les droits nécessaires et réinstallez l’application.

Pour bénéficier toujours des dernières évolutions de Quick Devis® Enterprise Edition, vous serez informés des évolutions en ligne à chaque lancement de Quick Devis® par une petite fenêtre qui apparaîtra au bas de l’écran, à droite lorsque de nouvelles versions seront publiées. Il vous suffira alors de cliquer sur cette fenêtre pour mettre à jour votre application.

Nota : Quick Devis® Enterprise Edition ne peut pas cohabiter sur le même ordinateur avec Quick Devis® Free Edition. Si vous installez une version, elle remplacera automatiquement l’autre.

Installation sur un serveur TSE ou CITRIX™

La procédure d’installation sur un serveur TSE ou CITRIX™ est rigoureusement identique à celle décrite au chapitre précédent.

Toutefois, un fichier additionnel nommé QDCITRIX.INF devra être placé dans le répertoire d’installation du produit, sur le serveur. (par défaut C:\program files\Quick Devis V6\)

Vous pouvez créer ce fichier en utilisant tout éditeur de texte comme le bloc notes de Windows par exemple. Le fichier ne doit contenir que les deux lignes suivantes :

[STATUS]

Citrix=installed

Cache=F

GetAutoLicense=YES

CacheSize=90

DisconnectTime=170

SplashScreen=YES

La ligne Citrix=installed indique que le système doit séparer les caches des différents utilisateurs. Cette ligne est indispensable sous Citrix ou TSE.

La ligne Cache=F indique l’endroit où se trouvera le cache disque. La lettre correspond à une lettre d’unité derrière laquelle Quick Devis créé un répertoire nommé \QuickDevis\nom_de_l’utilisateur\ qui constituera le cache de chaque utilisateur. Si cette ligne ne figure pas dans le fichier, l’utilisateur peut déterminer lui-même la position de son cache disque via le menu ‘Performances et sécurité’ de Quick Devis. La valeur par défaut étant le profil de l’utilisateur ce qui peut constituer une gène pour les profils itinérants car le cache peut rapidement atteindre une taille importante.

La ligne GetAutoLicence=YES est facultative, elle indique que l’utilisateur n’a pas à sélectionner de licence au démarrage de l’application. Si la ligne n’y figure pas ou si la valeur est NO, l’utilisateur peut choisir son mode de sélection de licence dans le menu de Quick Devis (Ma licence…)

La ligne CacheSize=90 indique le nombre de fichiers que l’utilisateur peut mettre dans son cache et constitue ainsi sa pile de sécurité pour restaurer un devis. Les valeurs autorisées vont de 20 à 99. Si cette ligne ne figure pas dans le fichier, l’utilisateur peut lui-même paramétrer son cache disque à l’aide du menu ‘Performances et sécurité’ de Quick Devis.

La ligne DisconnectTime=170 indique en secondes le temps d’inactivité d’une base sur le poste utilisateur avant sa déconnexion. Cela permet de réaliser des opérations de gestion des bases même si un utilisateur a oublié de fermer les fichiers. La valeur par défaut est 120. Les valeurs valides sont 30 à 600.

La ligne SplashScreen=YES indique à Quick Devis d’afficher l’écran d’accueil au lancement (le logo). La valeur par défaut est YES. La valeur NO lance directement l’application sans afficher l’écran d’accueil.

A l’enregistrement, assurez-vous que le fichier porte bien un suffixe .INF car le bloc notes de Windows affecte automatiquement des suffixes .TXT par défaut.

Que vous utilisiez TSE ou CITRIX™ ce fichier doit être utilisé. Pour vérifier que le paramétrage requis est bien pris en compte, vous pouvez lancer Quick Devis® Enterprise Edition à partir d’un poste utilisateur. Un logo CITRIX™ doit alors apparaître sur l’écran de lancement.

Nota : TSE ou CITRIX™ n’autorisent que l’administration de licences réseau et ne permettent pas d’utiliser de clés USB ou d’identifiant machine.

Après installation d’une version complète ou d’une mise à jour, utilisez le menu ‘ ?’ de Quick Devis en étant administrateur et appelez la documentation en ligne (F1) ainsi que le ‘What’s new’ au moins une fois. Ceci permet d’extraire les documents nécessaires dans le répertoire d’installation de Quick Devis auquel les utilisateurs n’ont généralement pas accès en écriture.

Lorsque ces documents ont été extraits, tous les utilisateurs peuvent y accéder en lecture.

Installation des licences

Quick Devis® Enterprise Edition peut être évalué pendant 30 jours à compter de la première installation. Au-delà, il vous faudra inscrire un code licence pour continuer à l’utiliser ou obtenir une prorogation de la période d’essai auprès de votre revendeur qui vous transmettra, le cas échéant, un code de prorogation par email.

Choix du mode de protection

Pour matérialiser vos licences, vous pouvez opter pour trois solutions :

Un identifiant de votre ordinateur
Un dongle sur port USB
Des licences flottantes hébergées sur un serveur

La première solution est la mieux adaptée aux configurations portables car elle ne nécessite ni organe physique, ni connexion réseau. Elle consiste en l’inscription d’un code lié à un identifiant physique de la machine. Quick Devis® Enterprise Edition ne fonctionnera alors que sur la machine disposant de l’identifiant. Cette solution vous oblige à contacter votre revendeur pour obtenir un nouveau code lorsque vous changez de machine.

La seconde solution est la plus souple, elle vous permet d’installer l’application sur autant de postes que vous le souhaitez et d’activer le poste de votre choix en y plaçant simplement le dongle. Elle nécessite un port USB disponible.

La troisième solution permet d’optimiser vos licences en les hébergeant sur un serveur. Vous pouvez alors installer Quick Devis® Enterprise Edition sur autant de postes que souhaité. Le serveur limitera automatiquement l’utilisation simultanée au nombre de licences souscrites. Cette dernière solution est proposée à partir de trois licences.

Quel que soit le mode de protection que vous retiendrez, vous devrez obtenir des codes licences en contactant votre revendeur, en faisant une demande en ligne via l’outil de demande des licences ou en transmettant un email à support@quick-devis.net en mentionnant vos coordonnées.

Installation d’une protection basée sur la machine

Ce type de protection n’est par disponible sous TSE ou CITRIX™ mais seulement lorsque Quick Devis® Enterprise Edition est installé localement.

Si vous choisissez une protection basée sur un identifiant machine, lancez le module ‘Gestion des licences’ dans le menu ‘Démarrer’ / ‘Quick Devis’.

Cliquez sur le bouton ‘Demander un code licence V6 pour cette clé’ placé à la gauche du code à 12 caractères hexadécimaux identifiant votre machine, au bas de la fenêtre. Ce code commence toujours par la lettre E.

Renseignez alors l’ensemble des champs concernant vos coordonnées, cochez les cases des modules qui vous intéressent (tous les modules sont fournis par défaut) et transmettez la demande par courrier, fax ou en ligne en cliquant sur les boutons appropriés.

A la réception du code de déverrouillage (code à 28 caractères), il vous suffira d’appeler à nouveau le module de gestion des licences et de cliquer sur le bouton ‘Inscrire un code licence sur ce poste’.

Lorsque vous aurez entré le code, cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’. Votre licence est alors installée. Si vous faites une erreur, vous pourrez inscrire jusqu’à 4 codes invalides après quoi, votre clé sera neutralisée et vous devrez appeler votre revendeur qui vous donnera un code pour recouvrer vos droits.

Afin que Quick Devis® Enterprise Edition ne tente pas d’accéder à d’autre modes de protection, vous pouvez spécifiez l’ordre de recherche des protections. L’option ‘Seulement une clé logique’ permettra un lancement plus rapide du programme.

Votre licence est maintenant opérationnelle. Si vous avez eu des licences provisoires précédemment, il vous faudra les supprimer en cliquant sur le bouton ‘Supprimer les licences provisoires’ afin d’éviter à Quick Devis® Enterprise Edition de prendre en compte ces licences.

Installation d’une protection par dongle

Ce type de protection n’est par disponible sous TSE ou CITRIX™ mais seulement lorsque Quick Devis® Enterprise Edition est installé localement.

Si vous avez choisi une protection de type dongle, contactez votre revendeur qui vous transmettra un dongle USB accompagné d’un code licence. Pour l’installer, procédez comme suit :

Lancez le module ‘Gestion des licences’ à partir du menu ‘Démarrer’ / ‘Quick Devis’ et, avant de connecter le dongle USB, cliquez sur le bouton ‘Configurer pour prendre en charge les clés USB’.

Après quelques secondes, le pilote sera installé et le message suivant apparaîtra :

Insérez alors la clé dans l’un des ports USB disponible, attendez la détection par le système et pressez la touche ‘Ok’. Ceci fermera automatiquement l’application de gestion des licences.

A la demande de Windows, exécutez l’assistant d’installation du pilote en cliquant sur le bouton ‘Suivant’ en spécifiant l’installation automatique du logiciel (option par défaut). Aucun support informatique ne vous sera demandé car les drivers ont été installés sur votre système lorsque vous avez demandé la configuration des ports USB.

A la fin de l’installation, pressez simplement le bouton ‘Terminer’.

Si vous relancez l’application de gestion des licences via le menu ‘Démarrer’ / ‘Quick Devis’ / ‘Gestion des licences’, vous devriez alors voir apparaître le code identifiant votre clé dans la fenêtre réservée aux clés physiques locales. Ce code à 12 caractères hexadécimaux commence toujours par la lettre A pour les clés sur dongles.

Problèmes d’installation du pilote : Si la procédure d’installation du driver échoue, il se peut que vous ne disposiez pas de droits suffisants pour installer des pilotes sur votre ordinateur. Obtenez alors des droits administrateur et réitérez l’opération en prenant soin de désinstaller le driver au préalable.

Pour désinstaller le driver USB, il suffit de rappeler l’outil de gestion des licences et de cliquer sur le bouton ‘Configurer pour prendre en charge les clés //’.

Lorsque le dongle est installé et que vous pouvez visualiser son code dans la fenêtre d’identifiant, il ne vous reste qu’à entrer le code licence à 28 caractères associé à votre clé.

Souvent, l’étape d’entrée du code licence n’est pas nécessaire car les clés qui vous sont livrées peuvent comporter ces codes de manière interne. Pour savoir s’il y a lieu ou pas d’enter un code, tentez de démarrer Quick Devis® Enterprise Edition sans réaliser cette étape. S’il démarre, vous avez terminé la mise en œuvre de votre licence.

Dans le cas contraire, procurez vous le code à 28 caractères communiqué avec votre dongle et cliquez sur le bouton ‘Inscrire le code licence sur ce poste’ situé à la gauche du code identifiant votre clé dans le module de gestion des licences.

Lorsque vous avez entré le code, cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’ et quittez le module de gestion des licences. Votre licence est alors installée. Si vous faites une erreur, vous pourrez inscrire jusqu’à 4 codes invalides après quoi, votre clé sera neutralisée et vous devrez appeler votre revendeur qui vous donnera un code pour recouvrer vos droits.

Afin que Quick Devis® Enterprise Edition ne tente pas d’accéder à d’autre modes de protection, spécifiez dans le module de gestion que vous souhaitez en priorité une clé physique locale et cliquez sur le bouton ‘Supprimer les licences provisoires’.

Les codes à 28 caractères sont placés par défaut dans le profil de l’utilisateur qui les a entré de manière à ce qu’il soit le seul à pouvoir utiliser la clé associée. Cependant, si vous souhaitez que le dongle devienne portable sans qu’il soit nécessaire d’entrer le code sur chaque ordinateur susceptible de l’utiliser, vous pouvez stocker ce code à 28 caractères directement dans le dongle.

Pour ce faire, lancez Quick Devis® Enterprise Edition via le menu ‘Démarrer’ / ‘Quick Devis’ et cliquez sur le menu ‘?’ / ‘Information de licence’

Cliquez sur le bouton ‘Stocker le code courant dans la clé locale’. Votre dongle est désormais portable et fonctionnera sur tout ordinateur sur lequel vous aurez installé Quick Devis® Enterprise Edition avec un pilote USB.

Installation d’une protection réseau

Ce type de protection nécessite l’installation d’un serveur de licences. Reportez vous au chapitre Installation d’un serveur de licences au bas de ce manuel pour en savoir plus.

Définition des termes

Avant d’aborder Quick Devis® Enterprise Edition, il convient de déterminer le sens des termes employés dans le présent manuel et dans l’application.

Gestion des postes : le terme ‘Gestion des postes’ désigne l’affichage condensé qui permet de créer les bordereaux de prix.

Bordereau : le terme ‘Bordereau’ désigne l’état que l’on désire transmettre au client, il est également souvent appelé ‘Détail estimatif’. C’est le premier niveau de décomposition du devis. Sous Quick Devis® Enterprise Edition, le terme ‘Bordereau’ désigne l’affichage dans lequel le bordereau client est visible, il s’agit d’un mode d’affichage non condensé contrairement au mode ‘Gestion des postes’

Minutes : le terme ‘Minutes’ désigne le détail d’un poste du bordereau, c’est dans les ‘minutes’ que l’on peut entrer les données chiffrées.

Nomenclatures : le terme ‘Nomenclatures’ désigne une vision du devis reclassée selon différents critères de classement (Fabricants, Familles, etc.)

Environnement : le terme ‘Environnement’ désigne la feuille de calcul qui permet d’entrer les prestations qui ne sont pas chiffrées dans les minutes comme par exemple les frais de chantier. C’est également dans l’environnement que l’on entrera les marges et les taux horaires de la main d’oeuvre.

Enregistrement de votre licence

Au premier lancement, Quick Devis® Enterprise Edition vous invite à enregistrer votre licence. Vous pouvez différer cet enregistrement en cliquant sur le bouton ‘Me le rappeler dans 3 jours’ ou encore l’ignorer définitivement en cliquant sur le bouton ‘Ne jamais enregistrer’.

Pour enregistrer votre licence, cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’ et remplissez les champs du formulaire Web. Les données collectées ne sont employées qu’a des fins statistiques et de perfectionnement du support. Quotalys ltd garantit la stricte confidentialité des données.

Il est impératif d’être raccordé à l’Internet pour effectuer l’enregistrement de Quick Devis® Enterprise Edition.

Création d’un devis

Pour créer un nouveau devis, appelez simplement le menu ‘Fichier / Nouveau Devis’ ou cliquez sur le bouton .

La meilleure solution pour comprendre le fonctionnement de Quick Devis® Enterprise Edition est d’ouvrir le fichier d’exemple fourni avec l’application. Pour cela, cliquez sur le menu ‘ ? / Ouvrir devis modèle’.

Spécifiez un nom de fichier et un emplacement et validez. Vous obtiendrez alors un devis conforme au modèle que vous avez préalablement paramétré ou un devis totalement vierge si vous n’avez pas paramétré de modèle.

L’affichage qui apparaît lors de la création d’un devis est la ‘Gestion des postes’. Dans ce mode, vous pouvez construire votre bordereau et au besoin, plier ou déployer des branches entières en cliquant sur les symboles + et – qui se trouvent aux intersections des lignes dans l’arborescence figurant à gauche.

Il vous faut maintenant construire le bordereau client en utilisant les boutons . Ces boutons permettent respectivement de créer un poste au même niveau que le curseur (B si le curseur est sur A par exemple) et de créer un sous poste immédiatement sous le poste sur lequel est positionné le curseur (A.1 sur le curseur est sur A par exemple). Dans ce dernier cas, A qui était alors une ‘minute’ devient une branche.

Si vous faites des erreurs, vous pouvez utiliser le bouton pour effacer un poste ou une branche en prenant soin d’y placer le curseur au préalable.

Vous pouvez changer manuellement les repères qui vous sont proposés en entrant directement le texte souhaité dans la colonne ‘Item’. Vous pouvez spécifier les colonnes ‘Libellé’, ‘Unité’ et ‘Quantité’ de la même manière.

Lorsque vous avez terminé la configuration de votre bordereau, vous pouvez le ré indexer afin d’optimiser les calculs et d’en vérifier l’intégrité en cliquant sur le bouton . Dans tous les cas, il est conseillé de ré indexer après la configuration d’un bordereau.

Vous pouvez indifféremment travailler sur le bordereau en mode ‘Vision client’ (Bordereau) ou en mode condensé (Gestion des postes). Pour passer en mode ‘Bordereau’, cliquez sur l’onglet ‘Bordereau’ figurant au bas de la fenêtre.

Dans ce mode, vous pourrez, si besoin, insérer des lignes sous les postes pour ajouter des commentaires ou pour conformer le devis à un bordereau client imposé. Pour cela, utilisez les fonctions ‘Insérer ligne’ et ‘Détruire ligne’ du menu ‘Edition’.

Les différentes fonctions spécifiques au bordereau sont décrites de manière exhaustive au chapitre ‘Le bordereau’. Celles de la gestion des postes sont décrites au chapitre ‘La gestion des postes’

Les fonctions communes à tous les affichages

Beaucoup de fonctions de Quick Devis® Enterprise Edition sont accessibles à partir de la plupart des affichages et ont un comportement identique quel que soit l’affichage en cours. Ces fonctions sont décrites ici :

Nouveau devis menu ‘fichier’

Cette fonction permet de créer un devis vierge ou conforme à l’un des modèles définis par la fonction ‘Configurer un devis’ du menu ‘?’. Pour permettre la création, vous devrez donner un nom de fichier au nouveau devis.

Si, à l’aide de la fonction ‘Configurer un devis’, vous avez défini plusieurs devis modèles, une fenêtre vous invitant à sélectionner le devis modèle apparaîtra à l’appel de la fonction ‘nouveau devis’.

Ouvrir devis menu ‘fichier’

Cette fonction permet d’ouvrir un fichier devis existant. Les devis peuvent avoir pour suffixe .DVZ ou .DEV

Les premiers sont des devis compressés au format ZIP, les seconds sont des devis non compressés (au format Microsoft Access).

Pour en savoir plus sur les différences entre les fichiers .DEV et les fichiers .DVZ, consultez le chapitre ‘Les formats des fichiers devis’ dans le présent manuel

Lorsque l’on créé un nouveau devis vierge, un fichier non compressé (.DEV) est automatiquement créé, il est ensuite transformé en fichier compressé (.DVZ) au premier enregistrement.

Si vous souhaitez ouvrir un fichier devis sous Microsoft Access, il vous faudra le décompressez au préalable s’il s’agit d’un fichier .DVZ. Pour ce faire, utilisez la fonction ‘Outils de compression’ du menu ‘Outils’

Fermer devis menu ‘fichier’

Cette fonction permet de fermer le devis courant. Une demande d’enregistrement sera formulé si nécessaire.

Enregistrer devis menu ‘fichier’

Cette fonction permet d’enregistrer sur disque le devis courant sous son nom d’origine. Pour en savoir plus sur les principes d’enregistrement utilisés par Quick Devis® Enterprise Edition, consultez le chapitre ‘La sécurité des devis’ dans le présent manuel

Enregistrer sous menu ‘fichier’

Cette fonction permet d’enregistrer sur disque le devis courant sous un nom différent de son nom d’origine. Pour en savoir plus sur les principes d’enregistrement utilisés par Quick Devis® Enterprise Edition, consultez le chapitre ‘La sécurité des devis’ dans le présent manuel

Zone d’impression menu ‘fichier’

Cette fonction permet de définir la zone d’impression en fonction des cellules sélectionnées au moment de l’appel. Elle peut être utilisée dans l’onglet ‘Bordereau’ et dans l’onglet ‘Environnement’.

Vous pouvez également changer manuellement la zone d’impression à l’aide de la fonction ‘Mise en page’.

Mise en page menu ‘fichier’

Cette fonction permet de définir les différents paramètres de mise en page usuels. Toutefois, ces paramètres ne sont pas tous valides en fonction de l’onglet à partir duquel la fonction est appelée et en fonction du type d’édition demandée.

En effet, certaines éditions du bordereau notamment, sont pré paramétrées au niveau de la mise en page.

Aperçu avant impression menu ‘fichier’

Cette fonction permet de pré visualiser une édition conformément à la zone d’impression sélectionnée et aux paramètres de mise en page sélectionnés.

Générateur d’états menu ‘fichier’

Cette fonction permet d’accéder au générateur d’états qui permet de produire différents types d’éditions. Les fonctionnalités du générateur d’états sont décrites au chapitre ‘Le générateur d’états’ du présent manuel.

Accès aux bases d’articles menu ‘données’

Cette fonction permet d’ouvrir les bases d’articles. Son fonctionnement est décrit au chapitre ‘Le gestionnaire d’articles’ du présent manuel.

Courrier Ms Word menu ‘fichier’

Cette fonction permet d’accéder à la rédaction automatisée de documents Microsoft Word à partir des données de gestion. Son fonctionnement est décrit au chapitre ‘Les courriers types’ du présent manuel.

Cette fonction nécessite Microsoft Word 97 ou supérieur.

Exports Microsoft Excel menu ‘fichier’

Cette fonction permet d’exporter les données de l’affichage courant vers Microsoft Excel. Voici les données exportées en fonction des affichages :

· Bordereau : Toutes les colonnes et toutes les lignes

· Minutes : La minute courante ou la sélection

· Nomenclatures : L’ensemble des nomenclatures ou la sélection

· Environnement : Le classeur entier

Cette fonction nécessite Microsoft Excel 97 ou supérieur.

Déclaration du devis menu ‘outils’

Cette fonction permet d’interagir avec la base de gestion centralisée pour spécifier les coordonnées du client, les types de projets, les caractéristiques du devis, etc. afin de permettre l’exploitation de ces données à partir de la base de gestion, dans le générateur d’états et dans les courriers types. Son fonctionnement est décrit au chapitre ‘La gestion des devis’

Recalculer menu ‘Calcul’

Cette fonction permet de recalculer l’affichage en cours sans effectuer un recalcul global. Cette fonction sera utile si vous manipulez d’importants devis sur des ordinateurs peu performants : elle évitera en effet de recalculer tout le devis lorsque vous avez simplement besoin de rafraîchir les données d’environnement par exemple.

Recalcul PR menu ‘Calcul’

Cette fonction permet de recalculer les prix de revient d’un devis afin de rafraîchir les colonnes ‘Déboursés’ des onglets bordereau et gestion des postes. Utilisez la si la mention #N/A apparaît dans les colonnes en PR du bordereau afin d’afficher des PR valides.

Cette fonction n’est pas disponible en mode ‘Coefficients seuls’.

Recalcul PV menu ‘Calcul’

Cette fonction permet de recalculer l’intégralité des données d’un devis, les prix de revient comme les prix de vente et de rafraîchir l’ensemble des affichages. Utilisez la si la mention #N/A apparaît dans les colonnes en PV du bordereau afin d’afficher des PV valides. La fonction de recalcule les PR que lorsque cela est nécessaire. Elle n’est pas disponible en mode ‘Coefficients seuls’.

Recalcul global menu ‘Calcul’

Cette fonction n’est disponible qu’en mode ‘Coefficients seuls’. Dans ce mode, le fait de calculer les PR engendre un recalcul des PV puisque des deux sont liés par des coefficients fixes.

Ré indexer le devis menu ‘Outils’

Cette fonction permet de reconstruire le devis à partir des données stockées en mémoire et sur le disque et d’en vérifier l’intégrité. Vous l’appellerez si un message vous y invite suite à la détection d’une anomalie dans le devis. Vous pouvez également l’appeler par simple mesure de sécurité quand vous avez terminé un devis afin d’en garantir l’intégrité.

Quick Devis dispose d’algorithmes qui contrôlent l’intégrité du devis à chaque recalcul et à chaque demande d’impression. Cependant, si vous obtenez un message d’erreur lors d’un recalcul ou lors d’une impression, essayez avant toute chose de ré indexer votre devis.

Un devis réalisé sur Quick Devis® Enterprise Edition est un fait une base de données qui contient l’ensemble des liens entre les différents postes. Afin de présenter à l’utilisateur une interface agréable à utiliser, le logiciel transpose les données cette base dans le tableur qui vous sert d’interface utilisateur. A chaque fois que vous réalisez une manipulation importante comme par exemple copier / coller une branche entière, Quick Devis® Enterprise Edition effectue, en plus de son travail sur la base de données, des opérations de copier / coller dans le tableur. Or, de telles opérations multiples dans un tableur n’offrent pas la robustesse d’une base de données et peuvent parfois induire des problèmes d’affichage comme des bordures manquantes, des couleurs mal appropriées, etc. C’est pour réafficher correctement les données que la fonction ‘Ré indexer’ a été conçue. N’hésitez donc pas à l’employer après chaque manipulation d’envergure ou si Quick Devis® Enterprise Edition vous le demande.

Quoi qu’il arrive, ces éventuels défaut d’affichage passagers ne peuvent en aucun cas avoir la moindre incidence sur les calculs. Ces derniers étant réalisés sur la base de données, le tableur n’est utilisé que comme interface d’affichage. Avant chaque demande d’impression ou chaque accès au générateur d’états, Quick Devis® Enterprise Edition vérifie que les données du tableur sont parfaitement conformes à celles de sa base de données. En cas de problème, il vous demandera de ré indexer le devis et refusera d’accéder à la fonction demandée.

Présentation des minutes ou des nomenclatures menu ‘options’

Cette fonction permet de définir l’ordre, le format, les couleurs et le comportement des colonnes des minutes et des nomenclatures. Elle est décrite au chapitre Définition des colonnes des minutes et des nomenclatures

Paramètres des nouveaux devis menu ‘Outils’

Cette fonction permet de spécifier jusqu’à 100 devis modèles qui serviront de base aux nouveaux devis à créer. Un devis modèle est un devis pré paramétré avec ses couleurs, ses taux horaires etc. qui sera automatiquement dupliqué vers un nouveau devis au moment de la création. Cela revient à charger le fichier modèle et à l’enregistrer sous le nouveau nom.

La fonction permet également de définir le comportement du poste vis-à-vis de la base de gestion qui permettra de suivre l’activité du poste.

Gestion des devis modèles

Un devis modèle sous Quick Devis® Enterprise Edition n’est autre qu’un devis standard qui aura été paramétré pour servir de modèle. Ce devis ne doit pas être déclaré dans une base de gestion de manière à ce que ses copies, créées par la fonction ‘Nouveau devis’ puissent être déclarées en base de gestion.

Afin de s’assurer qu’un devis ne pointe pas vers une base de gestion, utilisez la fonction ‘Réinitialiser la gestion’ du menu ‘Outils’

En haut de la fenêtre, figure la liste des devis qui serviront de modèle. Si vous spécifiez plus d’un devis dans cette liste, Quick Devis® Enterprise Edition vous demandera à chaque création de devis de préciser à partir de quel modèle vous souhaiter créer votre devis. Si un seul devis a été placé dans la liste, Quick Devis® Enterprise Edition créera un nouveau devis à l’image du devis modèle sans poser de question.

Si vous ne spécifiez aucun devis dans la liste, Quick Devis® Enterprise Edition créera des devis vierges au format standard et il vous faudra alors spécifier l’ensemble des paramètres ou les charger à partir d’un autre devis grâce à la fonction ‘Charger paramètres’.

Pour ajouter un devis à la liste, cliquez sur ‘Ajouter un fichier’ et sélectionnez le devis. Pour retirer un devis de la liste, sélectionnez le et cliquez sur le bouton ‘Supprimer le fichier’.

Il peut parfois être intéressant de faire apparaître dans la liste des devis proposée à la création d’un devis un texte plus explicite que le nom du fichier modèle. Pour ce faire, cliquez délicatement sur le nom du fichier et entrez le texte que vous souhaitez lui substituer. Si vous voulez voir à quel fichier ce texte est associé, faites glisser le curseur vers la droite à l’aide de la barre de déplacement horizontale.

Lorsque vous cochez ‘Demander le nom du devis dès sa création’, Quick Devis® Enterprise Edition vous demandera le nom du fichier à créer à chaque fois que vous appellerez la fonction ‘Nouveau devis’. Si vous ne cochez pas la case, il créera un fichier temporaire sans demander de nom. Le nom du fichier vous sera alors demandé au premier enregistrement, comme sous Microsoft Excel™. Cette dernière solution permet de nommer le devis en fonction de son numéro qui peut être attribué par la base de gestion. Si le devis temporaire est déclaré en base de gestion, Quick Devis® Enterprise Edition vous proposera à l’enregistrement un nom composé du numéro de devis et des premiers caractères du libellé du devis.

Il est conseillé de demander le nom du devis dès sa création car, en cas de coupure de courant avant enregistrement, si vous n’avez pas coché cette case, vous n’aurez pas le nom du fichier et vous ne pourrez donc pas le récupérer. Toutefois, si vous relancez Quick Devis® Enterprise Edition immédiatement après l’incident, il récupèrera le fichier temporaire fermé anormalement et vous en communiquera le nom.

Interaction avec la base de gestion

La fonction ‘Paramètres des nouveaux devis’ permet également de spécifier le comportement du poste vis-à-vis de la base de gestion. Il existe deux types de gestion de devis que vous pouvez activer au travers de la case ‘Activer la gestion simplifiée’. Ces deux types sont décrits au chapitre La gestion des devis.

Quel que soit le mode de gestion retenu, vous pouvez spécifier la base de gestion à utiliser en cliquant sur la zone texte prévue à cet effet.

La case ‘Imposer la déclaration’ qui n’est active que lorsque la gestion complète est activée permet de demander à l’utilisateur de déclarer son devis immédiatement après l’avoir créé. Cette déclaration n’est jamais une obligation et l’utilisateur peut abandonner le processus de déclaration. Ceci lui permet notamment de créer un devis sans être connecté à la base de gestion et d’effectuer une déclaration différée.

Si vous imposez la déclaration, vous pourrez, en cochant la case ‘Enregistrer automatiquement les données en base de gestion’ faire en sorte que les mises à jour des données du devis en base de gestion soient automatiques et ne requièrent aucune intervention de l’utilisateur. Pour cela, vous disposez de trois options :

· Par un bouton dans la barre de menu (cette option offre un bouton qui met à jour la base de gestion sur demande de l’utilisateur)

· A chaque recalcul des prix de vente (l’inscription est réalisée automatiquement au recalcul des prix de vente)

· A l’enregistrement du devis (l’inscription est effectuée automatiquement à chaque enregistrement du devis)

Si la case ‘Enregistrer automatiquement les données en base de gestion’ n’est pas cochée, l’utilisateur devra appeler la fenêtre de déclaration en pressant le bouton et valider pour mettre à jour les données.

La case à cocher ‘Ouvrir le devis via la base de gestion’ permet de remplacer l’interface de Windows™ à l’ouverture des devis par une liste émanant de la base de gestion. Cette fonction offre l’avantage d’offrir des tris multicritères pour retrouver facilement un devis et ne nécessite pas d’en connaître le nom de fichier.

Le bouton ‘Numérotation des devis’ permet d’accéder à la fenêtre de définition de la numérotation. Cette fonction n’est pas accessible si l’administrateur de la base de gestion a fait en sorte que les utilisateurs ne peuvent imposer leur propre numérotation. Le principe de numérotation est décrit au chapitre Numérotation automatique des devis.

Charger les paramètres à partir d’un devis menu ‘outils’

Cette fonction est particulièrement utile pour configurer un devis selon un autre et tout particulièrement pour lire les paramètres dans un modèle. La plupart des paramètres peuvent être ainsi chargés, y compris les feuilles de calcul de prix.

Vous devez spécifier le devis source en cliquant dans la liste ‘A partir du devis :’ et sélectionner ensuite les données que vous souhaitez importer en cochant les cases appropriées.

Vous pouvez ainsi créer des devis vierges et importer votre environnement de travail à partir d’un modèle. Notez toutefois qu’il est plus aisé de déclarer votre devis modèle à l’aide de la fonction ‘Paramètres des nouveaux devis’ du menu ‘Outils’. De cette manière tous les nouveaux devis créés hériteront automatiquement dès leur création des paramètres de votre modèle.

Les paramètres les plus courants sont cochés par défaut pour cette fonction.

Optimiser le devis courant menu ‘Outils’

Cette fonction permet d’optimiser le devis ouvert afin d’en réduire la taille et d’en augmenter la vitesse d’accès.

Réparer le devis courant menu ‘Outils’

Cette fonction permet de réparer le devis ouvert. Appelez la si Quick Devis® Enterprise Edition vous signale que le devis est endommagé. Si le processus de réparation échoue, fermez le devis et tentez de le réparer en appelant la fonction ‘Réparer un devis ou une base’ du menu ‘Outils’.

Optimiser un devis ou une base menu ‘Outils’

Cette fonction permet d’optimiser un devis ou une base d’articles afin d’en réduire la taille et d’en augmenter la vitesse d’accès. Quick Devis® Enterprise Edition réalise automatiquement une copie de l’ancienne version par sécurité. Il vous proposera de détruire cette copie en fin de processus.

Détruire un devis ou une base menu ‘Outils’

Cette fonction se substitue aux classiques fonctions du système d’exploitation pour vous permettre de détruire un devis ou une base de données directement à partir de Quick Devis® Enterprise Edition.

Réparer un devis ou une base menu ‘Outils’

Cette fonction permet de réparer un devis ou une base d’articles qui ne pourrait plus être ouvert par exemple. Quick Devis® Enterprise Edition réalise automatiquement une copie de l’ancienne version par sécurité. Il vous proposera de détruire cette copie en fin de processus.

Si vous réparez un devis, il vous sera proposé de détruire la feuille du bordereau et la feuille d’environnement (feuille de mise à prix). Ne cochez les cases associées que si le processus de réparation a échoué. Quick Devis® Enterprise Edition recréera automatiquement les feuilles ainsi détruites à partir de leur image dans le fichier.

Compresser un devis menu ‘Outils’

La gestion de la compression des devis est automatique et le simple fait d’enregistrer un devis provoque sa compression. Cependant, si vous avez besoin de compresser manuellement un fichier .DEV vers un fichier .DVZ sans avoir à l’ouvrir, vous pouvez utiliser cette fonction et spécifier simplement le fichier qui doit être compressé.

Décompresser un devis menu ‘Outils’

La gestion de la compression des devis est automatique. Un devis ayant un suffixe .DVZ est au format compressé alors qu’un devis ayant un suffixe .DEV est décompressé. Si vous avez besoin de lire le contenu d’un devis avec Microsoft Access, il vous faudra le décompresser. Utilisez dans ce cas cette fonction et sélectionnez simplement le devis à décompresser.

Performances et sécurité menu ‘Outils’

Cette fonction doit être appelée lorsque aucun devis n’est ouvert à l’écran sans quoi elle fournit simplement le nom qu’a le devis courant dans le répertoire cache.

Afin d’accélérer les traitements et de garantir une sécurité optimale les devis sont stockés sur une unité de disque locale durant leur traitement. Cette unité doit être aussi rapide que possible. Dans l’unité spécifiée, vous pouvez choisir l’emplacement du cache en le plaçant dans la racine du disque ou dans le profil de l’utilisateur. Choisissez cette dernière option si plusieurs utilisateurs sont amenés à travailler sur le même ordinateur avec des profils différents.

Afin de vous permettre de restaurer la trace d’un quelconque devis, Quick Devis® Enterprise Edition créé des piles de sécurité dont la taille en nombre de devis peut être spécifiée. Lorsque la pile atteint la valeur spécifiée, le devis le plus ancien est détruit et remplacé par le plus récent (First In / First Out). Plus le chiffre est grand, plus la sécurité est satisfaisante. En contrepartie, la place occupée sur le disque est plus importante.

Si vous ne savez pas comment utiliser ces paramètres, laissez Quick Devis® Enterprise Edition les déterminer au mieux en fonction de votre système. Vous pouvez rappeler les paramètres automatiques à tout moment en cliquant sur le bouton ‘Rétablir les valeurs par défaut’.

La fonction permet également de spécifier le délai avant réduction des bases ouvertes. En effet, Quick Devis® Enterprise Edition peut réduire automatiquement les bases ouvertes à l’écran afin d’améliorer la visibilité. Lorsqu’une base est ouverte mais n’est plus utilisée durant une période spécifiée par la liste déroulante, elle se réduit à une simple barre. Pour l’utiliser, il faut alors la restaurer en cliquant sur les boutons , , ou en fonction du mode d’affichage que vous voulez rétablir (le premier bouton rétablit le mode d’affichage utilisé avant la réduction). Après un délai sans utilisation double du délai spécifié, la base est totalement déconnectée ce qui permet à d’autres utilisateurs de l’ouvrir en écriture pour y effectuer des opérations de maintenance par exemple. Ce statut de déconnexion est matérialisé par le bouton . Le bouton quant à lui indique un statut réduit mais connecté. Un clic sur l’un des boutons rétablit la connexion avant d’afficher les données de la base.

Si vous employez des bases partagées en réseau, il est conseillé d’utiliser cette fonction afin de permettre l’accès pour maintenance au cas ou un utilisateur oublierait de fermer sa base. Si, en revanche, vos bases ne sont pas partagées, vous pouvez spécifier ‘Jamais’ comme attribut de la liste.

Récupérer un devis menu ‘Outils’

Cette fonction permet de récupérer un enregistrement antérieur d’un devis, de récupérer un devis fermé anormalement ou bien de récupérer l’ancienne version d’un devis qui aurait été optimisé. La fonction comporte trois onglets :

· Les derniers fichiers utilisés ou réparés

· Les derniers fichiers avant récupération

· Les derniers fichiers enregistrés

A chaque fois que vous enregistrez un devis, Quick Devis® Enterprise Edition laisse une trace dans la liste des ‘Derniers fichiers enregistrés’. Vous pouvez les récupérer en accédant à cet onglet et en cliquant sur le bouton ‘Restaurer le fichier’.

La trace des derniers fichiers utilisés apparaît dans la liste la plus à gauche et vous permet ainsi de récupérer des fichier même si vous ne les avez pas sauvegardés car tout ce qui traverse le répertoire cache laisse une trace dans cette liste.

Enfin, si Quick Devis® Enterprise Edition a récupéré automatiquement des fichiers suite à une coupure d’alimentation ou autre, les devis d’origine (avant réparation) sont stockés dans le second onglet pour permettre une récupération dans tous les cas.

Si vous souhaitez purger les listes pour faire de la place sur votre disque (en perdant ainsi temporairement la sécurité), cliquez sur le bouton ‘Effacer tous les fichiers’. Vous pouvez également effacer un à un les fichiers en les sélectionnant et en cliquant sur le bouton ‘Effacer le fichier’.

La taille, en nombre de fichiers de ces listes est déterminée par la fonction ‘Performances et sécurité’

Mise à jour Quick Devis® via le web menu ‘ ?’

Utilisez cette fonction pour mettre à jour votre version de Quick Devis® Enterprise Edition avec la dernière version en date. La fonction doit être appelée lorsque aucun devis ne figure à l’écran car la mise à jour nécessite la fermeture de l’application.

Si vous être connectés en permanence à l’Internet, vous n’avez pas à appeler cette fonction car Quick Devis® Enterprise Edition détecte à chaque lancement la présence de mises à jour disponibles et vous propose de mettre à jour l’application en cliquant sur une info bulle qui apparaît au bas, à droite de votre écran lorsque une mise à jour est disponible.

Vous pouvez choisir de vous mettre à jour en versions officielles ou en versions bêta en utilisant la fonction ‘Mise à jour’ du menu ‘Options’. L’abonnement aux versions bêta vous permet d’avoir accès à des évolutions plus récentes mais moins validées.

La gestion des postes et le bordereau

La gestion des postes est une vision condensée du bordereau. Souvent, le bordereau est la vision ‘client’ avec tous ses commentaires et sa mise en forme alors que la gestion des postes est la vision ‘étude’ avec une seule ligne par poste ou chapitre.

Ces deux visions interagissent entre elles ; une modification de l’une induit automatiquement une modification de l’autre. La plupart des fonctions globales sont accessibles à partir des deux vues, toutefois, les fonctions relatives au formatage ne sont présentes que dans la vision ‘bordereau’

Voici une vue de la gestion des postes :

Dans cette vue, les chapitres et les postes utilisent tous la même police et la profondeur de la structure est matérialisée par des couleurs. Chaque poste est condensé sur une ligne et la ligne se trouve face à l’item du poste dans la structure arborescente placée à gauche.

Dans le devis ci-dessus, on distingue une structure arborescente contenant 3 niveaux d’imbrication correspondant à des totaux et sous totaux. Quick Devis ® Enterprise Edition supporte jusqu’à 8 niveaux d’imbrication.

Voici maintenant une vue de l’onglet bordereau :

Un bordereau de prix est généralement constitué d’une feuille de tableur associée à une structure arborescente qui porte les chapitres, les sous chapitres et les postes de prix (les minutes).

Pour construire un bordereau de prix, à partir de l’onglet ‘bordereau’ ou à partir de l’onglet ‘Gestion des postes’ vous pourrez utiliser les fonctions menu ‘Organisation’.

Recommandation : Après avoir construit votre bordereau de prix, il est conseillé d’appeler la fonction ‘Ré indexer le devis’.

Ré indexer le devis menu ‘outils’

Cette fonction garantit l’intégrité du devis en ‘redessinant’ le bordereau à partir de la structure arborescente du devis stockée dans le fichier. Bien que Quick Devis® Enterprise Edition vérifie l’intégrité avant chaque édition, il est conseillé d’appeler la fonction après chaque manipulation importante de la structure arborescente (copier / coller de branches, passage de données d’un devis à l’autre, destruction de branches…)

Voici les différentes fonctions du menu ‘Organisation’ qui permettent de construire et de structurer un bordereau de prix :

Créer poste menu ‘organisation’ (shift + F4)

Cette fonction permet de créer un nouveau poste sous le poste sur lequel se trouve le curseur au moment de l’appel. Le poste ainsi créé est placé au même niveau d’imbrication que le poste à partir duquel la fonction a été appelée.

Il n’est pas possible de créer plus de 253 postes sur la même branche.

Créer sous poste menu ‘organisation’ (shift + F5)

Cette fonction permet de créer un nouveau sous poste qui prendra place au niveau d’imbrication immédiatement supérieur à celui sur lequel se trouve le curseur au moment de l’appel. Le poste initial devient alors automatiquement une branche qui poste le nouveau sous poste ainsi créé.

Si le poste sur lequel se trouvait le curseur au moment de l’appel contenait des lignes de minutes, ces lignes sont automatiquement transférées dans le nouveau sous poste.

Il n’est pas possible de dépasser le niveau 8 d’imbrication.

Détruire poste ou branche menu ‘organisation’ (shift + F6)

Cette fonction permet de supprimer un poste ou une branche entière. Elle s’applique au poste (ou à la branche) sur lequel est positionné le curseur au moment de l’appel. La destruction est irréversible et détruit l’ensemble des données associées au poste ou à la branche (le contenu des ‘minutes’ notamment)

Copier un poste ou une branche menu ‘organisation’ (shift + F11)

Cette fonction permet de placer dans le tampon de copie, le poste ou la branche sur lequel se trouve le curseur au moment de l’appel. L’ensemble des données relatives au poste ou à la branche sélectionnée sont copiées dans le tampon de copie, y compris les lignes composant les minutes.

La fonction copie également la portion de tableur correspondant aux postes copiés, y compris ses couleurs et tailles de police.

Le tampon de copie est maintenu dans le profil de l’utilisateur de manière permanent et reste donc disponible pour les sessions suivantes de Quick Devis® Enterprise Edition.

La fonction autorise la copie de données au sein d’un même devis mais permet également de faire passer des données d’un devis à l’autre en ouvrant simultanément plusieurs devis à l’écran.

Couper un poste ou une branche menu ‘organisation’ (shift + F10)

Cette fonction est strictement identique à la fonction ‘Copier un poste ou une branche’ mis à part le fait qu’elle détruit le poste ou la branche après que la copie ait été réalisée. Cette fonction ne peut être annulée.

Coller un poste ou une branche menu ‘organisation’ (shift + F12)

Cette fonction permet de coller les postes ou les branches placées préalablement dans le tampon de copie par les fonctions ‘Copier un poste ou une branche’ ou ‘Couper un poste ou une branche’. L’ensemble des données relatives au poste ou à la branche figurant dans le tampon de copier sont collées dans le devis au niveau de la position du curseur, y compris les lignes composant les minutes et les couleurs et tailles de police.

Vous pouvez coller les données du poste ou de la branche au niveau où se trouve le curseur (même niveau) ou au niveau d’imbrication suivant (niveau suivant).

Si les couleurs et tailles de police n’étaient pas les même dans le devis source et dans le devis cible, il est conseillé de ré indexer le devis après appel à cette fonction afin de rétablir l’homogénéité des polices.

La fonction autorise le collage de données au sein d’un même devis mais permet également de faire passer des données d’un devis à l’autre en ouvrant simultanément plusieurs devis à l’écran.

Plier ou déplier des branches

On peut plier ou déplier des branches pour visualiser la structure d’un devis important en cliquant sur les signes + et – se trouvant à l’intersection des lignes qui portent les branches et les postes. Ces symboles sont visibles dans l’arborescence se trouvant à la gauche du devis.

Cette fonction ne masque pas les lignes dans le tableur. L’état plié / déplié des branches est enregistré lors de la sauvegarde des devis.

Développer toutes les branches menu ‘organisation’

Plutôt que de déplier une à une les branches que vous aurez pliées, vous pouvez appeler cette fonction pour déplier en une seule opération l’ensemble des branches pliées.

Pour entrer des données dans le bordereau, vous pouvez les saisir exactement comme vous le feriez dans un tableur en plaçant le curseur dans les colonnes ‘Repère du poste’, ‘Libellé’, ‘Unité’ et ‘Quantité’.

Les capacités des cellules sont les suivantes :

Repère du poste	15 caractères
Libellé	255 caractères
Unité	10 caractères
Quantité	0 à 9999999999.99

Vous pouvez éditer une cellule en double cliquant dessus ou en pressant la touche F2.

Si vous avez des commentaires à ajouter, vous pourrez être amené à insérer des lignes sous les lignes créées par Quick Devis® Enterprise Edition. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les fonctions suivantes :

Insérer ligne(s) menu ‘édition’ (ctrl + L ou shift + F1)

Cette fonction insère une ligne au dessus de la ligne sur laquelle se trouve le curseur si aucune sélection préalable n’a été réalisée. Si plusieurs lignes sont sélectionnées, la fonction insère le nombre de ligne figurant dans la sélection au dessus de la première cellule sélectionnée.

Il est impératif que la première cellule de la sélection se trouve sur une zone placée entre deux postes ou branches pour permettre l’insertion. Il est impossible d’insérer des lignes avant un total de branche.

Détruire ligne(s) menu ‘édition’ (ctrl + D ou shift + F2)

Cette fonction détruit la ligne sur laquelle se trouve le curseur si aucune sélection préalable n’a été réalisée. Si plusieurs lignes sont sélectionnées, la fonction détruit l’ensemble des lignes sélectionnées.

Les lignes à détruire doivent impérativement se trouver entre deux postes ou branches, il est impossible de détruire une sélection qui se trouve sur plusieurs postes.

Les classiques fonctions Couper / Copier / Coller peuvent être utilisées pour manipuler les cellules des colonnes ‘Libellé’ et ‘Unité’.

Couper menu ‘édition’ (ctrl + X)

Cette fonction copie et efface les cellules sélectionnées. La copie est placée dans un tampon temporaire valide uniquement durant la session courante.

Copier menu ‘édition’ (ctrl + C)

Cette fonction copie les cellules sélectionnées. La copie est placée dans un tampon temporaire valide uniquement durant la session courante.

Coller menu ‘édition’ (ctrl + V)

Cette fonction colle les cellules préalablement copiées sur les cellules sélectionnées. Le collage n’est possible que si la zone de cellule cible est de taille au moins équivalente à la zone des données copiées. La hauteur des lignes est automatiquement ajustée en fonction du contenu des cellules cibles.

Effacer menu ‘édition’ (del)

Cette fonction efface le contenu des cellules sélectionnées et réajuste la hauteur des lignes en conséquence.

Remarque : Il est possible d’entrer des données dans la colonne ‘Repère du poste’ sur toutes les lignes, même si ces dernières ne correspondent pas à des postes. Cette faculté n’est pas permise sur les colonnes ‘Unité’ et ‘Quantité’.

L’entrée de données sur des lignes qui ne correspondent pas à des postes dans la colonne ‘Repère du poste’ permet de produire des chapitres apparents sans pour autant réaliser de sous totaux sur ces chapitres.

Voici un exemple employant ce type de repérage dans lequel le chapitre C.4 est purement virtuel, il ne correspond pas à un chapitre au sens de Quick Devis® Enterprise Edition mais est simplement constitué par une ligne que l’on a ajoutée sous le poste C.3.

Seul les chapitres B, C et D dans notre exemple constituent de vrais chapitres générant des sous totaux.

Légende encadrée 2: Chapitre fictif

La colonne ‘Libellé’ du bordereau supporte beaucoup de fonctions de formatage que l’on trouve couramment dans les tableurs.

Spécification des polices

Cette fonction déroule une liste qui permet de spécifier le nom de la police des cellules sélectionnées. Il est possible d’entrer directement le nom dans la liste déroulante. Cette fonction est applicable à la colonne ‘Libellé’ seulement.

Taille des polices

Cette fonction déroule une liste qui permet de spécifier la taille de la police des cellules sélectionnées. Il est possible de l’entrer directement la taille dans la liste déroulante. Cette fonction est applicable à la colonne ‘Libellé’ seulement.

Couleurs des Polices

Cette fonction permet de définir la couleur des polices figurant dans la sélection. Le fonction est applicable à la colonne ‘Libellé’ seulement.

Il est nécessaire de sélectionner une couleur ou d’annuler pour continuer à travailler après avoir appelé cette fonction. Pour sélectionner une couleur, cliquez simplement sur la couleur désirée, pour annuler, pressez le bouton droit de la souris ou cliquez sur la couleur de base, tout à fait en haut de la liste de sélection.

Gras / Italique / Souligné (ctrl + G, ctrl + I, ctrl + U)

Cette fonction permet de mettre en gras, en italique ou de souligner les textes figurant dans les cellules sélectionnées. Elle n’est applicable qu’a la colonne ‘Libellé’.

Alignement du texte

Cette fonction permet d’aligner à gauche, de centrer ou d’aligner à droite les textes figurant dans les cellules sélectionnées. Elle n’est applicable qu’a la colonne ‘Libellé’.

Définition des Polices menu ‘format’

Cette fonction permet de définir les caractéristiques des polices figurant dans la sélection. Elle n’est applicable qu’a la colonne ‘Libellé’.

Il est possible de définir dans cette fenêtre, le nom, la taille, la couleur et la forme de la police.

Marqueurs de couleur

Ce bouton fait apparaître la barre de marqueurs de couleurs.

Pour utiliser les marqueurs de couleur dans le bordereau, cliquez sur la couleur de votre choix, cliquez sur le premier point où vous souhaitez placer la marque et, sans relâcher le bouton gauche de la souris, déplacez le curseur jusqu’au second point et relâchez le bouton.

Pour supprimer une marque, cliquez sur le marqueur blanc à croix rouge et cliquez simplement sur la marque à supprimer.

Quick Devis® Enterprise Edition dispose de fonctions de mise en forme qui s’appliquent à l’ensemble du bordereau. Elles permettent notamment d’ajuster la hauteur des interlignes, d’assigner des polices spécifiques pour les postes, les totaux et les sous totaux ou encore d’ajuster les valeurs de zoom.

Ajustement de l’interligne menu ‘format’

Cette fonction permet de d’ajuster la hauteur des lignes qui se trouvent entre les postes.

Les lignes qui contiennent du texte dans la colonne ‘Libellé’ s’ajustent automatiquement de manière à permettre la visualisation de l’ensemble des données entrées.

Polices des postes menu ‘format’

Cette fonction permet de définir les polices des différents types de postes figurant dans un devis :

· Les postes simples

· Les sous totaux

· Le total général

A noter que les polices des postes simples sont obligatoirement de couleur noire pour tout ce qui est en dehors de la colonne ‘Libellé’. Les polices des autres types de postes peuvent se voir affecter la couleur de votre choix.

Alignement des postes menu ‘format’

Cette fonction permet de définir les caractéristiques d’alignement des sous totaux et du total général.

Appliquer de polices menu ‘format’

Cette fonction permet de définir des polices spécifiques pour chacun des niveaux d’imbrication du devis (chapitre, sous chapitre…)

Pour spécifier chacune des polices, cliquez sur successivement sur les zones de haut en bas correspondant aux niveaux 0 à 7 et sélectionnez le nom, la taille, la couleur, la forme et l’alignement souhaité à l’aide des outils se trouvant au bas de la fenêtre. Pressez ensuite le bouton ‘Appliquer’ pour valider.

Le fait d’appliquer des polices ne rend pas automatique l’affectation de ces polices : si vous créez un poste après avoir appliqué des polices, il prendra toujours le format du poste à partir duquel il a été créé et non pas forcément le format spécifié par la fonction ‘Appliquer des polices’. Il pourra donc être nécessaire de rappeler la fonction après structuration du bordereau.

Largeur de colonne menu ‘format’

Cette fonction permet d’ajuster la largeur des colonnes sélectionnées. Vous pouvez spécifier une valeur, utiliser la valeur standard en cochant la croix prévue à cet effet ou modifier la valeur standard.

Zoom menu ‘format’

Cette fonction permet de définir la valeur de zoom utilisée pour la visualisation du bordereau. Les valeurs permises vont de 50% à 150% de l’affichage standard.

Il est possible de faire des recherches de textes dans le bordereau comme vous le feriez à partir d’un tableur :

Rechercher menu ‘édition’

Cette fonction permet de rechercher un texte dans l’ensemble des colonnes du bordereau.

Vous pouvez choisir l’ordre de recherche en parcourant d’abord les lignes ou d’abord les colonnes. Vous pouvez également spécifier si la cellule doit contenir uniquement le texte spécifié. Enfin, vous pouvez préciser si la casse des caractères doit être prise en compte dans la recherche.

Des fonctions d’impressions, spécifiques au bordereau sont disponibles :

Imprimer menu ‘fichier’

Cette fonction permet d’imprimer le bordereau courant sous des formes diverses :

La zone d’impression active n’imprimera que la zone sélectionnée lors de l’appel à la fonction ‘Zone d’impression’ et conformément aux attributs de mise en page sélectionnés dans la fonction ‘Mise en page’.

Les trois autres options permettent d’imprimer le bordereau complet avec trois contenus standard différents. Les attributs d’impression sont automatiquement adaptés pour ces trois éditions de manière à ce que la page soit la mieux remplie.

Le bouton ‘Aperçu’ vous permet de pré visualiser l’édition. Le bouton ‘Mise en page’ permet de modifier les paramètres de mise en page, ce bouton n’est actif que pour la zone d’impression active.

Afficher la grille menu ‘fenêtre’

Cette fonction permet d’afficher la grille dans le bordereau.

Libérer / Figer les volets menu ‘fenêtre’

Cette fonction permet de laisser se déplacer avec le document les lignes N°1 et 2 du bordereau. Si vous figez les volets, ces deux lignes resteront en place lorsque le document défilera.

Il peut être utile d’évaluer de manière détaillée les coûts d’un chapitre ou d’un poste spécifique. A cet effet, Quick Devis® Enterprise Edition propose un outil adapté :

Récapitulatif menu ‘calcul’ (F12)

Cette fonction permet de visualiser le ‘poids’ financier d’un poste, d’une branche ou du devis complet. Les données affichées se rapportent toujours au poste ou à la branche sur lequel se trouve le curseur au moment de l’appel.

Si vous souhaitez des récapitulatifs sur le devis complet, placez le curseur sur la première ligne du devis ou sur la ligne du total général.

Vous pouvez imprimer le document afficher en cliquant sur ‘Imprimer’ ou l’exporter vers Microsoft Excel en cliquant sur le bouton ‘Export Ms Excel’.

Les onglets ‘Gestion des postes’ et ‘Bordereau offrent un nombre important de fonctions étendues qui permettent notamment de créer des liens ou d’effectuer des traitements spécifiques. Ces fonctions sont décrites ci-après :

Supprimer toutes les options menu ‘organisation’

Cette fonction permet de repasser en solution de base l’ensemble des options. Les options apparaissent dans le bordereau au bas du document alors que dans la gestion des postes, elles apparaissent dans leur position initiale et sont matérialisées par le symbole dans la structure arborescente

Le fait de repasser toutes les options en solution de base assigne la quantité un (1) à chaque branche ou poste qui était en option avec la valeur zéro (0) de manière à ce que ces postes ou chapitres soient à nouveau prix en compte dans le prix global.

Utilisez le bouton pour passer à nouveau certains postes ou chapitres en option.

Supprimer tous les prix forcés menu ‘organisation’

Cette fonction permet de supprimer l’état forcé de l’ensemble des prix dans le bordereau ou dans les minutes.

Dans le bordereau

Les prix forcés sont matérialisés dans le bordereau par une couleur spécifique. Leur statut peut être supprimé manuellement en plaçant le curseur sur les cellules et en pressant la touche <SUPPR>

Pour forcer un prix ou un coefficient dans le bordereau, il suffit de placer le curseur sur la cellule contenant la valeur et d’entrer la valeur forcée. Il est impossible de forcer directement un prix de vente au bordereau ; pour forcer un prix de vente, forcez une valeur dans la colonne ‘Déboursé’ et forcez le coefficient à zéro.

Dans les minutes

Les prix forcés figurent dans les minutes dans une colonne spécifique appelée ‘Prix unitaire forcé’ qui peut être affichée via la fonction ‘Définition des colonnes des minutes ou des nomenclatures’. Lorsque un prix est forcé dans une minute, le montant correspondant apparaît en rouge dans la colonne ‘Déboursé’ du bordereau.

Lier le poste menu ‘organisation’

Cette fonction permet d’établir un lien entre le poste sélectionné et un autre poste du bordereau de manière à ce que le chiffrage de l’un entraîne la valorisation de l’autre automatiquement.

Pour créer un lien, placez le curseur sur la ligne à lier et appelez la fonction. Le curseur change alors de forme. Déplacez le sur le poste auquel vous souhaitez lier votre ligne et cliquez sur le bouton gauche de la souris.

Les liens sont matérialisés par des fils rouges qui n’apparaissent que lorsque le curseur est placé sur un poste lié depuis plus d’une seconde.

Supprimer la liaison pour le poste menu ‘organisation’

Cette fonction permet de briser le lien du poste sur laquelle se trouve le curseur afin de pouvoir chiffrer ce poste avec des valeurs différentes du poste auquel il était lié. La fonction copie automatiquement les lignes du poste parent vers le poste ciblé de manière à ce que vous n’ayez qu’a opérer les modifications qui font que ce poste déroge aux autres (changement de temps de pose par exemple).

Générer automatiquement des liens entre les postes menu ‘organisation’

Cette fonction est destinée à établir automatiquement des liens entre les postes d’un bordereau afin de réduire le nombre de postes à évaluer. Pour cela, il se base sur la comparaison des libellés.

Différentes options d’analyse sont disponibles afin d’optimiser la création de liens pour tous types de bordereaux.

Comparaison des cellules

L’option de comparaison des cellules permet de ne prendre en compte que la première cellule des postes en ignorant les éventuels commentaires qui le suivent ou de prendre en compte toutes les cellules, prenant donc en compte les commentaires.

Dans l’exemple, ci-dessus, si vous ne comparez que la première cellule, les postes 10.2 et 10.4 seront liés. En revanche, si vous prenez en compte toutes les cellules, ils ne seront pas liés car le texte figurant sous la ligne 10.2 sera pris en compte dans la comparaison.

Prise en compte de l’unité

Si vous choisissez de prendre en compte l’unité, des postes ayant un libellé identique mais des unités différentes ne seront pas liés. Ils le seront dans le cas contraire.

Prise en compte du libellé du chapitre

Si vous cochez cette case, Quick Devis® Enterprise Edition exigera des libellés identiques sur les têtes des chapitres immédiatement supérieurs aux postes considérés. Voici un exemple :

Ici, les postes A.1.1 / A.2.1 et A.1.2 / A.2.2 ne seront pas liés si la case est cochée car les chapitres qui portent ces postes ont des libellés différents. Si la case n’est pas cochée, ils seront liés.

Prendre en compte le commentaire qui précède

Dans beaucoup de bordereaux, on souhaite discriminer des lignes qui portent le même libellé sans souhaiter pour autant créer des têtes de chapitre au dessus de chacun des ensembles de manière à ne pas générer de sous totaux superflus. Voici un exemple :

Dans ce type de bordereau, on souhaite lier les postes 1.3.1 à 1.4.1 mais en aucun cas à 1.3.4 or, les libellés ‘Vannes PVC’ et ‘Vannes acier’ ne sont que des commentaires et non des chapitres.

En cochant la case ‘Prendre en compte le commentaire qui précède’, on obtient le fonctionnement désiré. Les postes seront alors liés correctement mais, bien sûr, les postes 1.3.6 / 1.4.6 et 1.3.3 / 1.4.3 seront également liés deux à deux car, d’un point de vue graphique, ils appartiennent bien tous deux à des commentaires identiques (les vannes acier d’une part et les vannes PVC d’autre part).

Pour éviter d’avoir lier manuellement ces 4 postes entre eux, vous pouvez identifier les postes appartenant à des groupes (les 1.3.1, 1.3.2, 1.3.1, 1.3.5, 1.4.1, 1.4.2, 1.4.4 et 1.4.5) en les faisant précéder d’un symbole identifiable qui peut être un tiret, un point, un espace, deux espaces ou trois espaces comme dans l’exemple ci-dessous :

Dans l’exemple ci-dessus, on a employé le point comme premier caractère des postes à lier. Si on précise dans la liste appropriée lors de création de liens que l’on souhaite prendre en compte le commentaire lorsque le libellé du poste commence par un point, on obtiendra alors le fonctionnement désiré. Les postes 1.3.3 / 1.3.6 / 1.4.3 et 1.4.6 seront liés entre eux par le même lien bien qu’ils appartiennent graphiquement à ces entités portées par des commentaires différents.

Prendre en compte la casse des lettres

Si cette case est cochée, il faudra que le statut majuscule / minuscule des lettres composant les libellés soit identique pour que les liens soient établis. A noter que généralement la majuscule d’un caractère accentué est également un caractère accentué et par exemple la mise en majuscules de ‘éèà’ n’est pas égale à ‘EEA’. Ces deux chaînes ne pourront donc en aucun cas être liés automatiquement même si vous ne cochez pas la case.

Spécifier la portée

Ce bouton permet de spécifier la portée de la création des liens. Vous pouvez créer des liens sur une partie du devis (un chapitre) en sélectionnant la branche appropriée.

Supprimer toutes les liaisons menu ‘organisation’

Cette fonction permet de supprimer tous les liens d’un devis de manière à permettre le chiffrage individuel de chacun de ses postes. Contrairement à la suppression manuelle des liens via la fonction ‘Supprimer la liaison pour le poste’, cette fonction plus globale ne copie pas les lignes des postes parents vers les postes qui étaient liés.

Scénarii sur quantités menu ‘organisation’ (gestion des postes seulement)

Quick Devis® Enterprise Edition vous permet d’étudier simultanément jusqu’à cinq hypothèses quantitatives au sein d’un devis. Cette fonction est particulièrement destinée aux devis dans lesquels des quantités sont communiquées par le client mais le règlement des prestations est effectué sur une base unitaire.

Dans un tel cas, il est judicieux de faire votre étude de prix avec les quantités que vous envisagez de mettre en oeuvre plutôt qu’avec les quantités suggérées par votre client. Vous réaliserez l’étude avec un scénario qui contiendra vos propres quantités puis vous bloquerez les coefficients issus de cette l’étude (en changeant le mode d’environnement). Vous pourrez alors replacer les quantités du client dans le bordereau afin de répondre conformément à sa demande sans changer les prix unitaires puisque les coefficients auront été bloqués.

La marge attendue sera alors bien conforme à votre scénario et non à celui soumis par votre client.

Cette approche est particulièrement appropriée au renouvellement de marchés à commande (ou marchés au bordereau). Vous pouvez aisément obtenir les quantités effectivement posées dans le cadre de votre marché en appelant la fonction ‘Nomenclatures sur devis multiples’ et en y plaçant tous les devis que vous aurez réalisé pour ce marché pendant la période de référence. Les quantités issues de ces nomenclatures constitueront alors la base de votre scénario d’étude.

Lorsque vous appelez la fonction à partir de la gestion des postes, il vous suffit de cochez la case qui se trouve en haut de la fenêtre pour faire apparaître les colonnes des différents scénarii :

Les différents boutons vous permettent de copier les quantités du devis vers l’un des scénarios ou de copier les quantités d’un scénario vers les quantités du devis. Vous pouvez par exemple placer les quantités de votre client dans le scénario N°1 et les vôtres dans le scénario N°2. La fonction ‘Transférer la simulation 2 dans les quantités du devis’ vous permettra de faire votre étude et la fonction ‘Transférer la simulation 1 dans les quantités du devis’ vous permettra de répondre à votre client après avoir bloqué les coefficients issus de la simulation 2.

Partage de tâches menu ‘organisation’ (gestion des postes seulement)

Cette fonction permet de partage une étude de prix entre plusieurs utilisateurs. Elle est basée sur l’affectation d’un utilisateur à chacun des postes d’un bordereau de prix. Son principe est de type maître / esclave, c'est-à-dire que l’un des fichiers sera désigné comme étant le document de synthèse et des fichiers utilisateurs en seront dérivés. La consolidation s’effectuera toujours dans le document de synthèse (fichier maître) et pourra être réalisée à tout moment, sans attendre que les utilisateurs (fichiers esclaves) n’aient terminé permettant ainsi de faire des points financiers à tout moment de l’étude. Le document maître peut également être utilisé directement pour l’étude.

Pour assigner les utilisateurs aux tâches, appelez la fonction à partir de la gestion des postes et cochez la case se trouvant en haut de la fenêtre. Fermez ensuite la fenêtre et entrez les noms des différents utilisateurs dans la colonne appropriée. Vous pouvez utiliser pour cela les classiques fonctions de copier / coller ou affecter un utilisateur à une branche entière en entrant son nom sur l’entête d’un chapitre.

Supposons dans notre exemple que Pierre soit maître, il lui faudra alors cliquer sur ‘Paul’, puis ‘Générer un fichier pour Paul’ et ensuite sur ‘Jean’ et ‘Générer un fichier pour Jean’. Pierre communiquera ensuite les fichiers ainsi générés à Paul et à Jean. Ces fichiers portent le nom du devis initial suivi du nom de l’utilisateur figurant entre accolades, pour le reste, ce sont des fichiers strictement identiques au fichier maître, exactement comme si l’on avait réalisé un simple ‘Enregistrer sous’.

Lorsque Paul ou Jean ouvriront leurs fichiers respectifs, ils verront dans la gestion des postes ainsi qu’au bas des minutes, l’utilisateur en charge de chacun des postes.

Si Paul entre des données dans une minute qui n’est pas la sienne, cela n’aura aucun effet car, lors de la fusion vers le fichier maître, ces données seront ignorées.

Pour consolider les données dans le fichier maître, il suffira à Pierre d’appeler à nouveau la fonction et de cliquer sur les boutons ‘Fusionner avec le fichier de Paul’ puis ‘Fusionner avec le fichier de Jean’.

Si l’affectation des tâches devait être modifiée en cours d’étude ou si le bordereau devait être restructuré, il faudrait alors modifier les trois fichiers à l’identique. La solution la plus rapide et la plus efficace consisterait alors en une consolidation dans le fichier de Pierre suivie d’une nouvelle génération de fichiers esclaves.

Remarque : Il est important pour l’utilisation de cette fonction d’employer les mêmes types de fournitures et de main d’œuvre dans chacun des fichiers de manière à garantir que les bonnes rubriques d’environnement seront remplies. Il est donc conseillé d’établir ce découpage dans le fichier maître avant de générer les fichiers esclaves.

Les minutes

Les minutes permettent de détailler chacun des postes du bordereau. Elles se présentent comme un tableur.

Pour accéder aux minutes, vous pouvez cliquer sur l’onglet ‘Minutes’ au bas de l’application, double cliquer sur un poste de bordereau (cellules jaunes) ou presser la touche F4. Cette dernière méthode est la plus pratique car la même touche permet d’entrer dans la minute du poste sur lequel se trouve le curseur et de revenir à ce poste au niveau du bordereau (en pressant à nouveau la touche F4).

Les minutes se présentent comme suit :

A l’instar du bordereau, tous les postes du devis figurent dans une structure arborescente placée à la gauche des tableaux représentant le détail de chaque poste.

La présentation des minutes peut être aisément modifiée afin de l’adapter à vos propres besoins, pour modifier la présentation des minutes, appelez la fonction ‘Présentation des minutes ou des nomenclatures’ décrite au chapitre Fonctions communes à tous les affichages.

Pour vous déplacer dans les minutes, vous pouvez utiliser l’ascenseur qui se trouve à droite de la fenêtre qui vous permet de vous déplacer au sein d’un poste. Pour les déplacements dans l’ensemble du devis, utilisez la structure arborescente se trouvant à gauche ou les touches fléchées qui se trouvent sous l’ascenseur de droite. La taille de la fenêtre peut être étendue en ne cochant pas la case qui se trouve sous ces touches fléchées.

Pour saisir une ligne dans les minutes, vous pouvez entrer manuellement les champs comme vous le feriez dans un tableur. Pour éditer les champs, double cliquez dessus ou pressez la touche F2.

Beaucoup d’autres fonctions permettent d’insérer ou de modifier les données des minutes. Elles sont décrites ci-dessous.

Pour utiliser ces fonctions, il est utile de savoir sélectionner des lignes dans les minutes : les sélections peuvent être réalisées à la souris en maintenant le bouton de gauche enfoncé ou plus rapidement en maintenant la touche <SHIFT> enfoncé pendant que l’on déplace le curseur. Pour sélectionner une ligne unique, maintenez la touche <SHIFT> conjointement à la touche <Flèche droite> ou à la touche <Flèche> gauche.

Si vous souhaitez réaliser une opération sur l’ensemble des lignes des minutes, vous pouvez utiliser la fonction :

Sélectionner tout menu ‘édition’

Cette fonction sélectionne l’ensemble des lignes de la minute courante.

Le fonctionnement des sélections est proche de celui utilisé dans les tableurs à ceci près que la plupart des fonctions portent sur des lignes entières et non sur des cellules.

Couper ligne menu ‘édition’ (ctrl + X)

Cette fonction copie puis supprime des lignes entières qu’il faut sélectionner au préalable. La copie est placée dans un tampon temporaire stocké sur le disque et donc valide pour toutes les sessions ultérieure de Quick Devis® Enterprise Edition.

Copier ligne menu ‘édition’ (ctrl + C)

Cette fonction copie des lignes entières qu’il faut sélectionner au préalable. La copie est placée dans un tampon temporaire stocké sur le disque et donc valide pour toutes les sessions ultérieure de Quick Devis® Enterprise Edition.

Coller ligne menu ‘édition’ (ctrl + V)

Cette fonction insère et colle des lignes entières copiées ou coupées au préalable.

Copier cellule menu ‘édition’ (ctrl + M)

Cette fonction copie le contenu d’une cellule et une seule sur laquelle il faut placer le curseur au préalable. La copie n’est conservée que durant la session courante.

Coller cellule menu ‘édition’ (ctrl + Q)

Cette fonction colle contenue d’une cellule copiée au préalable sur la cellule sur lequel se trouve le curseur. La colonne recevant les données doit être compatible avec celle dans laquelle les données ont été copiées (textes ou valeurs).

Insérer une ligne avant le curseur menu ‘édition’ (ctrl + down)

Cette fonction insère autant de lignes que de lignes sélectionnées avant la ligne sur laquelle se trouve le curseur si des lignes sont sélectionnées. Elle insère une ligne sous la ligne sur laquelle se trouve le curseur si aucune ligne n’est sélectionnée.

Insérer X lignes avant le curseur menu ‘édition’ (ctrl + L)

Si aucune ligne n’est sélectionnée à l’appel de cette fonction, une fenêtre invitant à entrer le nombre de lignes à insérer apparaît. Le nombre de lignes spécifié est alors inséré avant la position du curseur. Si des lignes sont sélectionnées à l’appel de la fonction, un nombre de lignes équivalent au nombre de lignes sélectionnées est inséré avant la position du curseur.

Détruire lignes menu ‘édition’ (ctrl + D)

Si aucune ligne n’est sélectionnée à l’appel de cette fonction, une fenêtre invitant à entrer le nombre de lignes à détruire apparaît. Le nombre de lignes spécifié est alors détruit en commençant par la ligne sur lequel se trouve le curseur. Si des lignes sont sélectionnées à l’appel de la fonction, ces lignes sont détruites.

Glossaire menu ‘édition’ (F11)

Le glossaire est un ‘copier / coller’ à mémoire multiple qui se révèlera extrêmement pratique lorsque vous aurez à coller de manière répétitive et fréquente des données.

Le fonctionnement du glossaire est décrit au chapitre Le glossaire.

Insérer l’article dont la référence est spécifiée menu ‘données’ (Ctrl + W)

Cette fonction permet d’insérer automatiquement un ou plusieurs articles en provenance d’une base de données en entrant simplement le code mnémonique de la base suivi de la référence ou du libellé de l’article.

Le code ainsi défini peut être entré dans les champs ‘Libellé’, ‘Référence’, ‘Famille’, ‘Fabricant’ ou encore ‘Champ utilisateur’. Le code mnémonique de la base doit comporter trois caractères et peut être défini à l’aide du menu ‘Définir des préfixes de recherche’. Consultez le chapitre Définition de préfixes plus bas, dans ce manuel pour en savoir plus.

Pour une recherche sur la référence, la syntaxe est la suivante (exemple) :

MGE20200 (insère l’article issu de la base Merlin Gérin ayant pour référence ‘20200’)

Si la référence n’existe pas, la base est ouverte sur la référence la plus proche. Si elle existe, l’article est inséré sans ouverture de la base.

MGE C60N 2x4A (insère l’article issu de la base Merlin Gérin ayant pour libellé ‘C60N 2x4A’)

Si le libellé n’existe pas, la base est ouverte sur le libellé le plus proche. S’il existe, l’article est inséré sans ouverture de la base.

C’est la présence d’un espace entre le code mnémonique et la donnée à rechercher qui détermine si la recherche se fait sur la référence ou sur le libellé. S’il n’y a pas d’espace, une référence est attendue, s’il y en a un, c’est un libellé qui est attendu. Ceci quel que soit le champ dans lequel le code a été saisi.

Il est possible de saisir plusieurs codes sur plusieurs lignes consécutives et de les valoriser en une seule opération. Il suffit alors de sélectionner les lignes codifiées avant d’appeler la fonction.

Recopier vers le bas menu ‘édition’ (ctrl + B)

Cette fonction permet de recopier le contenu de la cellule sur laquelle se trouve le curseur un nombre de fois spécifié vers les cellules qui se trouvent immédiatement au dessous. Si vous spécifiez un nombre supérieur au nombre de lignes restant dans la ‘minute’, la recopie ne se propagera pas au delà de la dernière ligne de la ‘minute’ courante. Toutes les colonnes de saisie peuvent accepter cette fonction.

Recopier la première ligne du bordereau menu ‘édition’ (ctrl + Y)

Cette fonction permet de recopier la première ligne du poste de bordereau correspondant à la minute courante vers la ligne sur laquelle se trouve le curseur. Ceci permet notamment d’éviter d’avoir à recopier les données figurant au bordereau lorsque la minute ne contient qu’une ligne.

La fonction copie également la quantité et l’unité figurant au bordereau.

Afficher toutes les lignes du bordereau menu ‘édition’

Cette fonction permet d’afficher dans les ‘minutes’ l’ensemble des lignes de texte figurant au bordereau, y compris celles des chapitres. Si le bouton n’est pas enfoncé, seules les lignes se rapportant aux postes affichés sont visibles.

Les ‘minutes’ offrent également des fonctions de recherche de données, tant dans les devis que dans les bases :

Retrouver l’article sur lequel se trouve le curseurr menu ‘données’ (Ctrl + F3)

Cette fonction, lorsque elle est appelée lorsque le curseur se trouve placé sur un article qui provient d’une base de données, ouvre automatiquement la base d’origine de l’article et pointe cet article dans la base.

Ceci sera particulièrement apprécié pour remplacer rapidement un article par un autre, pour un changement de calibre ou de dimension par exemple.

Rechercher menu ‘édition’

Cette fonction permet de rechercher un texte dans l’un des cinq champs clé des minutes (‘Libellé’, ‘Référence’, ‘Famille’, ‘Fabricant’ et ‘Champ utilisateur’).

La recherche s’effectue toujours à partir de la position du curseur, de gauche à droite puis vers le bas. Si aucune occurrence n’est trouvée, la recherche reprend automatiquement en haut du devis (ou de la ‘minute’ en fonction du choix réalisé) pour s’arrêter sur la ligne où se trouve le curseur.

Vous pouvez également spécifier si la cellule recherchée doit contenir uniquement le texte spécifié et préciser si la casse des caractères doit être prise en compte dans la recherche.

Lorsque la première recherche a donné un résultat, il vous suffit de presser la touche F3 pour trouver l’occurrence suivante, sans qu’il soit nécessaire de rappeler la fonction.

Des fonctions de mise en forme sont également disponibles dans les minutes :

Gras / Italique / Souligné (ctrl + G, ctrl + I, ctrl + U)

Ces fonctions permettent de mettre en gras, en italique ou de souligner les textes figurant dans la colonne ‘Libellé’ pour les lignes sélectionnées. Les autres colonnes ne sont en aucun cas affectées. Ces fonctions portent sur des cellules entières uniquement.

Marqueurs de couleur

Ce bouton fait apparaître la barre de marqueurs de couleurs.

Pour utiliser les marqueurs de couleur dans les minutes, sélectionnez les lignes à marquer et cliquez sur la couleur de votre choix. Pour supprimer une marque, faites de même et cliquez simplement sur le marqueur blanc à croix rouge.

Afficher la grille menu ‘fenêtre’

Cette fonction permet d’afficher la grille dans les minutes.

La dernière opération réalisée dans les minutes peut être annulée, même s’il s’agit d’une opération portant sur l’ensemble du devis.

Annuler menu ‘édition’ (ctrl + Z)

Cette fonction permet d’annuler la dernière opération réalisée dans les minutes. Toutes les opérations peuvent être annulées. Si vous quittez les minutes pour aller dans un autre affichage, la capacité d’annulation est supprimée. L’appel du gestionnaire d’article n’est pas considéré comme un autre affichage, l’insertion d’articles peut donc être annulée.

Vous pouvez enrichir les bases d’articles directement à partir des minutes en employant les fonctions suivantes :

Enregistrer article en basermenu ‘données’ (Ctrl + E)

Cette fonction enregistre dans la base d’articles spécifiée les lignes sélectionnées au moment et l’appel. Pour que les lignes soient enregistrées dans une base que vous aurez créée au préalable, il est nécessaire qu’elles comportent au moins l’un des champs clé (‘Libellé’, ‘Référence’, ‘Famille’, ‘Fabricant’ ou ‘Champ utilisateur’). Si vous souhaitez enregistrer un article dans une base ‘Internet’, il est alors impératif que le champ ‘Référence’ soit spécifié car ce type de base identifie les articles uniquement sur le champ référence.

Si les articles existent déjà dans la base, un message vous demandera de spécifier si vous souhaitez le remplacer par l’article ou les articles sélectionnés.

Un article est considéré comme identique à un autre si et seulement si les cinq champs clés (‘Libellé’, ‘Référence’, ‘Famille’, ‘Fabricant’ ou ‘Champ utilisateur’) sont identiques. La casse n’est pas prise en compte dans la comparaison, les majuscules sont donc équivalentes aux minuscules.

S’il s’agit d’une base Internet, le simple fait d’avoir une référence identique pour la sélection et l’article présent dans la base indique à Quick Devis® Enterprise Edition qu’il s’agit du même article.

Remarque : Il est déconseillé d’enregistrer des articles dans les bases Internet car, lorsque ces dernières seront remises à jour, les articles ajoutés seront détruits. Vous pouvez en revanche actualiser les articles des bases Internet pour y ajouter par exemple des temps de pose ou des types de personnels qui seront correctement conservés lors des mises à jour.

Actualiser article en base menu ‘données’ (Ctrl + T)

Cette fonction permet de mettre à jour un article dans une base de données avec les données présentes sur la ou les lignes de minutes sélectionnées au moment de l’appel. La ou les lignes doivent impérativement provenir de bases de données.

Cette fonction sera particulièrement utile pour enrichir les bases en y ajoutant des temps de pose ou des types de personnel par exemple.

Si vous modifiez dans une minute, le champ ‘Référence’ d’un article provenant d’une base Internet, il ne sera plus possible de l’actualiser si la référence spécifié n’existe pas dans la base d’origine car ce type de base identifie ses articles en fonction de leur référence uniquement.

Pour les bases ‘privées’ que vous avez vous même créées, le simple fait de modifier l’un des champs clés (‘Libellé’, ‘Référence’, ‘Famille’, ‘Fabricant’ ou ‘Champ utilisateur’) dans la minute fait que l’article ne sera pas reconnu lors de la mise à jour et une erreur sera générée lors de la demande d’actualisation. En effet, ce type de base implique que les cinq champs clés soient identiques pour les articles soient reconnus.

L’actualisation des lignes de minutes à partir des bases d’articles est également possible grâce à la fonction :

Mettre à jour ligne(s) menu ‘données’ (Ctrl + J)

Cette fonction permet d’actualiser les lignes sélectionnées dans les ‘minutes’ à partir de leurs bases d’origine. Si les bases ont été mises à jour, les données présentes dans les minutes seront immédiatement actualisées.

Par défaut, la fonction met à jour les prix unitaires et les remises mais vous pouvez également mettre à jour les temps unitaires et les types de personnel en cochant les cases appropriées.

Pour que la mise à jour soit effectuée, il est nécessaire que les articles soient reconnus dans la base de données. Pour cela, Quick Devis® Enterprise Edition utilise le champ ‘Base source’ des minutes qui contient le chemin et la base de provenance des articles.

S’il s’agit d’une base Internet, il cherche la référence de l’article dans la base et, s’il la trouve, actualise l’article. Les autres champs clés (‘Libellé’, ‘Fabricant’, ‘Famille’, ‘Champ utilisateur’) sont alors ignorés dans la recherche et sont remplacés par ceux figurant dans la base.

S’il ne s’agit pas d’une base Internet, il est nécessaire que les cinq champs clés soient identiques entre les ‘minutes’ et la base pour que l’article soit reconnu. Ces champs sont : ‘Libellé’, ‘Référence’, ‘Fabricant’, ‘Famille’ et ‘Champ utilisateur’. La casse des caractères n’est pas prise en compte dans la comparaison.

Si des champs diffèrent et que cela est intentionnel (changement de libellé dans la base par exemple), vous pouvez préciser que ce champ ne doit pas figurer dans la comparaison en dé cochant la case appropriée. Une autre case vous permet alors de préciser si le champ ainsi sorti de la comparaison doit être reporté de la base vers le devis.

Cliquez simplement sur le bouton ‘mettre à jour’ pour déclencher l’actualisation des lignes du devis. La position des cases à cocher est conservée automatiquement pour le prochain appel de la fonction et ce, jusqu’à ce que vous quittiez Quick Devis® Enterprise Edition.

Vous pouvez insérer dans les minutes des données issues d’outils externes comme des logiciels de CAO par exemple. Pour cela, vous disposez de la fonction :

Insérer une trame Excel menu ‘données’

Cette fonction permet d’importer dans les minutes des tableaux au format Microsoft Excel™ ou au format CSV (fichiers textes avec séparateurs). Vous pouvez par exemple importer un tableau ne comportant que des références et des quantités et transformer ces données en articles valorisés à l’aide de la fonction ‘Mettre à jour ligne’ décrite ci avant.

A l’appel de la fonction, vous devrez sélectionner un fichier Microsoft Excel™ (.XLS) ou un fichier texte avec séparateur (.CSV)

Si l’ouverture d’un fichier Microsoft Excel™ vous est refusé par la fonction, il est probable que des éléments comme des macros ou des graphiques figurent dans le fichier. Ces éléments ne sont pas supportés par la fonction. Dans un tel cas, effectuez un copier / coller valeurs sous Microsoft Excel™ dans un nouveau classeur et recommencez l’opération.

Les fichiers CSV quant à eux peuvent disposer de trois types de séparateurs (le trait vertical, le point virgule ou la tabulation). Quick Devis® Free Edition détecte automatiquement le séparateur utilisé.

Lorsque le fichier est affiché à l’écran, il vous faut spécifier l’emplacement des colonnes. Placez le curseur sur l’entête de colonne à définir (en ligne 1) et cliquez sur le bouton ‘Changer le nom de la colonne’ ou double cliquez sur la cellule. Sélectionnez ensuite le nom du champ correspondant dans les minutes et validez.

Pour supprimer la définition d’un champ et faire en sorte qu’il ne soit pas importé dans les minutes, placez le curseur sur l’entête et pressez la touche <SUPPR>.

Après avoir défini les colonnes, sélectionnez les lignes à importer et cliquez sur le bouton ‘Importer dans la minute courante’.

Remarque : les positions des colonnes sont conservées de manière à ce que vous n’ayez pas à les redéfinir à chaque import.

Pour faciliter l’insertion rapide d’articles à partir des bases de données, sans avoir à ouvrir les bases, vous pouvez utiliser la fonction :

Définir des préfixes de recherche menu ‘données’

Cette fonction permet d’associer des préfixes à trois lettres à chacune de vos bases de données de manière à permettre l’insertion de données directement dans les minutes sans avoir à ouvrir les bases. Il suffit alors d’entrer le préfixe suivi de la référence ou bien le préfixe suivi d’un espace et du libellé pour provoquer une insertion automatique de l’article dans les ‘minutes’ par appel de la fonction ‘Insérer l’article dont la référence est spécifiée’.

Pour définir des préfixes de recherche, reportez vous au chapitre Définition de préfixes plus bas dans ce manuel.

Les nomenclatures

Les nomenclatures permettent de reclasser le devis selon différents critères afin de préparer des listes de commandes ou simplement pour visualiser les poids importants de fourniture et main d’œuvre et les comparer à divers ratios afin de ‘peser’ le devis.

Pour accéder aux nomenclatures, vous pouvez cliquer sur l’onglet ‘Nomenclatures’ au bas de l’application, ou utiliser le menu contextuel en pressant la touche droite de la souris.

Les nomenclatures se présentent comme suit :

Les données peuvent être imprimées ou exportées vers Microsoft Excel en cliquant sur les boutons appropriés.

Quick Devis® Enterprise Edition ne permet pas de modifier directement les nomenclatures. Utilisez Quick Devis® Enterprise Edition si vous souhaitez réaliser de telles modifications.

Différentes fonctions spécifiques aux nomenclatures sont disponibles dans la barre de menus :

Reclasser les nomenclatures

Pour changer le critère de classement des lignes du devis, cliquez dans la liste déroulante se trouvant dans la barre de menus. Vous pouvez sélectionner les critères de tris suivants :

· Fabricant

· Familles

· Référence

· Libellé

· Champ utilisateur

· Types de personnel

Ces différentes clés de classement permettent de regrouper les articles ayant des champs identiques et de fournir des sous totaux par type.

N’afficher que les lignes valorisées menu ‘édition’

Cette fonction permet de n’afficher que les lignes ayant une quantité dans les minutes, une quantité au bordereau et un montant de fourniture ou de main d’œuvre. S’il n’est pas pressé, toutes les lignes sont affichées dans les nomenclatures, y compris les lignes de commentaires.

Si le bouton est enfoncé et que vous ne voyez pas dans les nomenclatures certaines lignes apparemment valorisées, c’est probablement parce que le poste qui ‘porte’ la minute au niveau du bordereau ne comporte pas de quantité ou que la branche à laquelle appartient ce poste ne comporte pas de quantité.

Retrouver l’article sur lequel se trouve le curseurr menu ‘données’ (Ctrl + F3)

Rechercher menu ‘édition’

Cette fonction permet de rechercher un texte dans l’ensemble des nomenclatures.

Si vous souhaitez modifier la présentation des nomenclatures, appeler la fonction ‘Modification des minutes ou des nomenclatures’ dont le fonctionnement est décrit au chapitre ‘Les fonctions communes à tous les affichages’.

L’environnement

L’environnement a pour but de synthétiser dans des documents définis par l’utilisateur, au format Microsoft Excel™, les données qui proviennent du devis. Il permet notamment de bâtir des feuilles de vente qui permettent de déterminer automatiquement les coefficients à appliquer en fonction des frais d’environnement, des frais généraux et de la marge attendue. Quick Devis® Enterprise Edition permet d’appliquer jusqu’à 198 coefficients différents (calculés ou non) sur un même devis. Ces coefficients sont répartis comme suit :

Un sur chaque type de personnel, soit 99 (les types de personnel peuvent également exprimer des heures machines, des mois d’utilisation, etc. soit tout type de donnée exprimé par une valeur temporelle dans le devis plutôt que par un montant)
Un sur chaque type de fourniture, soit 99 (rappelons que la sous-traitance correspond simplement à des types de fourniture particuliers)

Le déboursé sec, tel qu’issu du devis est la somme des types de fournitures dans la monnaie de référence ajoutée à la somme des types de personnel dans la monnaie de références.

Pour présenter des données conformes au devis, l’environnement peut nécessiter un rafraîchissement. Dans un tel cas, les mots ‘Recalcul requis’ clignotent en haut, à gauche de la feuille. Il vous suffit de cliquer sur ces mots ou de lancer un recalcul pour disposer de données conformes à votre devis.

L’environnement propose quelques onglets qui sont automatiquement remplis à partir du devis. Vous pouvez choisir de les afficher ou de ne pas les afficher. Deux onglets ne peuvent toutefois être masqués car ils constituent à eux deux le montant en débours du devis, il s’agit des types de personnel et des types de fourniture.

Pour paramétrer les onglets que vous voulez voir affichés, appelez la fonction ‘Options d’environnement’ du menu ‘Options’. Notez que, afin d’optimiser les temps de calcul, seuls les onglets visibles sont rafraîchis.

Pour afficher un onglet, il suffit de cocher la case appropriée. A la droite de la fenêtre se trouvent 18 feuilles libres qui peuvent être utilisées comme bon vous semble. Pour renommer un onglet, cliquez sur son nom et modifiez le dans la zone texte ‘Nom de l’onglet :’, cliquez ensuite sur le bouton ‘Appliquer le nouveau nom’ pour valider la modification.

Certains onglets ne peuvent être renommés. Il s’agit de Personnel, Fournitures, Fabricants, Familles, Monnaies, Champs personnalisés.

Les deux premiers onglets, nommés Feuille de Vente et Calcul1 dans notre exemple sont des feuilles libres que vous pouvez utiliser pour enter vos feuilles de vente par exemple. L’onglet nommé Calcul1 contient obligatoirement une zone figurant dans ses sept première lignes qui permet de visualiser le déboursé sec et d’indiquer le PV à atteindre. Pour cette raison, il est plus judicieux d’utiliser le premier onglet pour mettre en œuvre votre feuille de vente. L’onglet Calcul1 pourra quant à lui être éventuellement masqué lorsque vous en aurez terminé le paramétrage.

L’onglet appelé ‘Code interne société’ dans notre exemple est en fait l’onglet ‘Champs utilisateur’ qui a été renommé. Vous pouvez l’utiliser pour entrer votre propre codification interne pas exemple. Cet onglet, tout comme l’onglet ‘Familles’ centralise également les nombres d’heures par type de main d’œuvre permettant de disposer de l’information ‘Type de main d’œuvre par famille’.

L’onglet ‘Champ personnalisé’ permet de reporter les totaux des différents champs libres éventuellement ajoutés dans les minutes.

Les onglets ‘Feuille libre’ peuvent recevoir des données quelconques comme des feuilles de vente, des documents de synthèse ou des graphiques. Elles peuvent également recevoir des listes de classement qui seront alors disponibles dans les minutes. Reportez vous au chapitre Mise en œuvre de listes déroulantes pour savoir comment mettre en œuvre ce type de listes.

La case à cocher ’Afficher les PV dans les onglets’ permet de disposer de colonnes en prix de vente dans la plupart des onglet remplis par Quick Devis® Enterprise Edition. A noter que ces données ne sont alors disponibles qu’après un recalcul des prix de vente. Le fait de cocher cette case engendre des temps de calculs sensiblement plus longs.

La case à cocher ‘Trier par ordre alphabétique’ permet de trier les champs ‘Fabricants’, ‘Familles’, ‘Champs utilisateur’ par ordre alphabétique plutôt que par ordre d’apparition dans le devis. Le fait de cocher cette case engendre des temps de calculs légèrement plus longs.

La case à cocher ’Afficher les données des options’ permet de disposer de colonnes mentionnant les montants et temps de la somme des postes en option dans les onglets remplis par Quick Devis® Enterprise Edition. Ces données apparaissent à la droite des onglets, dans des zones grisées. Le fait de cocher cette case engendre des temps de calculs sensiblement plus longs.

Les cases à cocher ‘Afficher 2 décimales pour les montants’ et ‘Afficher 2 décimales pour les temps’ permettent d’ajuster la précision d’affichage à 2 décimales ou zéro décimale pour les données considérées. Il ne s’agit là que d’affichage, les données calculées le sont toujours avec la précision maximale. Ces cases n’affectent pas les temps de calcul.

La case à cocher ‘Afficher FO et MO dans les listes libres’, permettent lorsque vous employez une liste déroulante personnalisée dans les minutes et centralisée dans une feuille libre de l’environnement (voir le chapitre Mise en œuvre de listes déroulantes), d’associer à chaque item des listes, un découpage par type de personnel et par type de fourniture. Vous pouvez par exemple placer dans une liste libre des phases de planning pour automatiquement récupérer les montants part type de fourniture et les temps par type de personnel à engager pour chacune des phases.

Le fait de cocher cette case engendre des temps de calculs sensiblement plus longs.

L’onglet ‘Personnel’

L’onglet ‘Personnel’ permet de définir les ressources de main d’œuvre qui pourront être exploitées dans les ‘minutes’. Vous pouvez renseigner jusqu’à 99 ressources de ce type que vous pouvez exprimer dans l’unité de votre choix au taux de votre choix. Ce que nous appelons ici ‘Type de personnel’ peut également correspondre à des heures d’engin ou toute autre donnée que vous souhaitez entrer par l’expression d’un temps.

Si vous exprimez vos ressources dans une unité différente de l’heure, la minute ou la seconde, il vous faudra spécifier à combien d’heures correspond votre unité car Quick Devis® Enterprise Edition effectue tous ses calculs sur une base horaire.

Si vous ne précisez pas la monnaie dans laquelle doit être exprimée la ressource, Quick Devis® Enterprise Edition retiendra automatiquement la monnaie de référence.

Conseil : Il est souhaitable lorsque vous déployez Quick Devis® Enterprise Edition de mettre en œuvre des types de personnel immuables, qui n’évolueront pas au fil des années. Vous pouvez au besoin laisser des types en blanc pour des besoins spécifiques mais évitez de changer les affectations car il serait alors difficile d’effectuer des copier / coller cohérents entre un ancien et un nouveau devis.

Quand vous entrez des données dans cet onglet, nous ne pouvez effectuer de simples opérations de copier / coller car vous travaillez alors directement sur la base de données du devis. Si vous voulez copier le contenu d’une cellule dans une autre, éditez la cellule source en pressant la touche F2, copiez son contenu et éditez la cellule cible pour y coller le contenu.

La zone de boutons figurant en bas, à droite de l’écran permet de sélectionner les lignes et colonnes à afficher afin d’éviter d’encombrer l’écran avec des lignes ou des colonnes non nécessaires.

L’onglet ‘Fournitures’

L’onglet ‘Fournitures’ permet de définir les ressources de fourniture qui pourront être exploitées dans les ‘minutes’. Vous pouvez renseigner jusqu’à 99 ressources de ce type. Ce que nous appelons ici ‘Type de fourniture’ peut également correspondre à de la sous-traitance ou à toute valeur que vous souhaitez exprimer dans les minutes directement sous la forme d’un montant.

Avant de choisir vos types de fourniture, réfléchissez au découpage en sachant qu’un type de fourniture peut supporter un coefficient spécifique. Par exemple, il est inutile de créer un type de fourniture nommé ‘Câbles cuivre’ et un autre nommé ‘Câbles aluminium’ si vous n’avez jamais de coefficients de vente différents sur ces deux types. Dans un tel cas, vous créerez un type de fourniture ‘Câbles’ et vous discriminerez le cuivre et l’aluminium par une famille ou un champ utilisateur.

Conseil : Il est souhaitable lorsque vous déployez Quick Devis® Enterprise Edition de mettre en œuvre des types de fourniture immuables, qui n’évolueront pas au fil des années. Vous pouvez au besoin laisser des types en blanc pour des besoins spécifiques mais évitez de changer les affectations car il serait alors difficile d’effectuer des copier / coller cohérents entre un ancien et un nouveau devis.

L’onglet ‘Fournitures’ peut faire apparaître de légères valeurs dans sa colonne ‘Négociation prévue’, même si aucun coefficient n’a été entré dans les minutes. Ceci est dû à l’arrondi des prix de vente au bordereau qui peut engendrer de légères différences entre les montants calculés et les montants réellement affichés.

Si vous entrez directement un coefficient de négociation dans la colonne appropriée de l’onglet ‘Fournitures’, Quick Devis® Enterprise Edition reportera automatiquement sur le devis le coefficient ainsi saisi et affectera toutes les lignes du type de fourniture considéré. Il écrasera alors les éventuels coefficients de négociation présents sur ces lignes.

L’onglet ‘Fabricants’

L’onglet ‘Fabricants’ reclasse l’ensemble des articles en fonction du champ ‘Fabricant’ utilisé dans les minutes et fourni pour chaque fabricant un montant global pour le devis, les valeurs de remise ainsi que les valeurs de négociation prévues.

Le nombre de fabricants dans un devis n’est pas limité mais Quick Devis® Enterprise Edition ne centralise dans l’onglet ‘Fabricants’ que les 250 premiers fabricants apparaissant dans le devis. Les éventuels autres fabricants apparaîtront au bas du document sur la ligne ‘Fabricants non spécifiés’.

L’onglet ‘Fabricants’ peut faire apparaître de légères valeurs dans sa colonne ‘Négociation prévue’, même si aucun coefficient n’a été entré dans les minutes. Ceci est dû à l’arrondi des prix de vente au bordereau qui peut engendrer de légères différences entre les montants calculés et les montants réellement affichés.

Si vous entrez directement un coefficient de négociation dans la colonne appropriée de l’onglet ‘Fabricants’, Quick Devis® Enterprise Edition reportera automatiquement sur le devis le coefficient ainsi saisi et affectera toutes les lignes du fabricant considéré. Il écrasera alors les éventuels coefficients de négociation présents sur ces lignes.

L’onglet ‘Familles’

L’onglet ‘Familles’ reclasse l’ensemble des articles en fonction du champ ‘Famille’ utilisé dans les minutes et fourni pour chaque famille un montant global pour le devis, le coût de main d’œuvre associé ainsi que le nombre d’heures par type de personnel.

Vous pourrez donc utiliser cet onglet pour catégoriser vos fournitures ou vos ressources en personnel dès lors que vous n’avez pas besoin d’appliquer un coefficient de vente spécifique par famille. Le nombre de familles dans un devis n’est pas limité mais Quick Devis® Enterprise Edition ne centralise dans l’onglet ‘Familles’ que les 250 premières familles apparaissant dans le devis. Les éventuelles autres familles apparaîtront au bas du document sur la ligne ‘Familles non spécifiées’.

L’onglet ‘Champs utilisateur’

L’onglet ‘Champs utilisateur’ reclasse l’ensemble des articles en fonction du champ ‘Champ utilisateur’ utilisé dans les minutes et fourni pour chaque champ utilisateur un montant global pour le devis, le coût de main d’œuvre associé ainsi que le nombre d’heures par type de personnel.

Cet onglet peut être renommé pour correspondre à une codification spécifique à votre entreprise par exemple. Le champ correspondant peut également être renommé dans les minutes ou dans les nomenclatures.

Vous pourrez donc utiliser cet onglet pour catégoriser vos fournitures ou vos ressources en personnel dès lors que vous n’avez pas besoin d’appliquer un coefficient de vente spécifique par champ utilisateur. Le nombre de champs utilisateur dans un devis n’est pas limité mais Quick Devis® Enterprise Edition ne centralise dans l’onglet ‘Champs utilisateur’ que les 250 premiers champs apparaissant dans le devis. Les éventuels autre champs utilisateur apparaîtront au bas du document sur la ligne ‘Champs utilisateur non spécifiés’.

L’onglet ‘Monnaies’

Quick Devis® Enterprise Edition permet de définir jusqu’à 99 monnaies en indiquant leur parité avec la monnaie choisie comme monnaie de référence. Si vous laissez apparaître la colonne ‘monnaie’ dans les minutes, vous pourrez spécifier sur chacune des lignes la monnaie utilisée. Faute de spécification, c’est la monnaie de référence qui sera prise en compte.

Pour entrer une nouvelle monnaie, saisissez son code à trois lettres et, au choix, son taux exprimé dans la monnaie de référence ou bien le taux de la monnaie de référence exprimé dans la monnaie entrée.

Si vous souhaitez remettre votre devis dans une monnaie différente de la monnaie de référence, changez la monnaie de référence en déroulant la liste se trouvant en haut, à gauche de l’onglet ‘Monnaies’, à la droite du mot ‘Référence’

Important : Lorsque vous changez la monnaie de référence d’un devis, assurez vous que toutes les lignes de fourniture du devis comportent bien une monnaie assignée sans quoi Quick Devis® Enterprise Edition affectera aux lignes sans monnaie, la nouvelle monnaie de référence provoquant ainsi une différence de prix entre le devis initial et le devis exprimé dans la nouvelle monnaie de référence.

L’onglet ‘Champs personnalisés’

L’onglet ‘Champs personnalisés’ permet de centraliser les totaux de chacun des champs libres utilisés dans les minutes. Il centralise tous les champs, même si ceux-ci ne contiennent pas de données pertinentes à additionner comme par exemple, des poids unitaires.

Les valeurs figurant dans cet onglet sont issues de sommes arithmétiques des valeurs présentes dans les différents champs. Ils correspondent aux sommes de valeurs pour le devis complet.

Les onglets libres

Les onglets libres peuvent être employés comme de classiques feuilles de tableur mais permettent également ce centraliser des données en fonction de listes.

Par défaut, les zones de saisie des onglets libres sont verrouillées. Utilisez le bouton pour déverrouiller ces zones afin d’y inscrire des données.

Reportez vous au chapitre Mise en œuvre de listes déroulantes pour savoir comment mettre en œuvre ce type de listes au niveau des minutes.

La feuille de calcul 1

Cette feuille qui constitue le second onglet de l’environnement a une fonction importante car c’est elle qui doit recevoir le prix de vente attendu. Faites en sorte, lors de la conception de feuilles de vente, de placer le prix de vente attendu dans la cellule C7 de cette feuille.

La cellule C7 n’est accessible qu’en mode ‘Environnement seul’ et ‘Environnement + coefficients’. En mode coefficients seuls ou coefficients calculés, elle totalise automatiquement les montants en prix de vente des onglets personnel et fourniture. Dans ce cas, elle est blanche et est interdite à la saisie.

La cellule H7 totalise automatiquement les onglets personnel et fourniture en déboursé et affiche donc toujours le déboursé sec issu du devis.

La cellule C10 affiche le coefficient entre le déboursé et le prix de vente et la cellule H10 affiche cette même valeur exprimée en pourcentage du prix de vente.

La cellule C8 contient un texte si plusieurs monnaies différentes sont utilisées dans le devis. Elle ne contient rien dans le cas contraire.

La cellule G9 peut être utilisé pour tester le mode d’environnement en cours et modifier ainsi le comportement de la feuille de vente. La valeur 1 indique que le devis est évalué en mode ‘Environnement seul’, la valeur 2 en mode ‘Environnement + coefficients’ et la valeur 3 en mode ‘Coefficients seuls’ ou ‘Coefficients calculés’.

Pour cette dernière valeur, il est commun de calculer la marge en fonction du prix de vente donné par les onglets ‘personnel’ et ‘fourniture’ alors que pour les valeurs 1 et 2, l’utilisateur entre généralement la marge attendue.

Les lignes figurant après la ligne 11 de la feuille peuvent être utilisées librement pour vos calculs. Seules les 11 première lignes sont inaccessibles.

Construction d’une feuille de vente

La feuille de vente est l’élément le plus important d’un devis, c’est elle qui va centraliser les données issues du devis dans un mode qui convient à l’utilisateur et c’est elle qui permettra de calculer les frais annexes et les coefficients en fonction de critères comme les taux de frais généraux, la distance au chantier, les taxes douanières, les frais de transport, etc. C’est elle enfin qui permettra d’apprécier la prise de risque et donc de décider de la marge.

La feuille de vente ira puiser ses données d’entrée dans les différents onglets décrits ci avant en y effectuant de simple liens par une formulation de type Excel™

Les feuilles de vente sont des feuilles au format Microsoft Excel™ ce qui signifie que vous pouvez y transposer tout type de calcul, quelle que soit le niveau de complexité.

La feuille de vente prendra place de préférence dans le premier onglet qui est prévu à cet effet. Elle peut également être placée dans une quelconque feuille libre parmi les 18 disponibles.

Comme nous l'avons déjà évoqué, la conception d'une feuille de vente passe par 'la quête' de données dans les onglets rafraîchis automatiquement par Quick Devis de manière à ce que toute modification du déboursé au niveau des minutes ou du bordereau engendre automatiquement une nouvelle évaluation du prix de vente.

Ce principe doit permettre de construire des feuilles d'environnement 'générales' capables de s'adapter avec peu ou même aucune modification à tous les types de projet.

Il est conseillé, pour gagner du temps, de rédiger des feuilles d'environnement comportant un minimum de données à enter et donc, exprimant un maximum de cellules par des formules ou des références aux onglets rafraîchis automatiquement. De cette manière, vous éviterez d'avoir à réadapter votre calcul d'environnement à chaque devis.

Nous ne développerons pas ici le fonctionnement d'un tableur. Reportez-vous à la documentation de Microsoft Excel™ pour aborder la réalisation de feuilles d'environnement sous Quick Devis® Enterprise Edition.

Rappelez-vous que la seule imposition qui vous soit faite est de placer le prix de vente souhaité dans la cellule C7 de la feuille ‘Calcul1’ en y plaçant par exemple la formule =Feuille de vente !C24 si votre prix de vente calculé apparaît en C24 de l’onglet que vous avez nommé ‘Feuille de vente’.

Vous pourriez, à la limite, ignorer toutes les données rafraîchies dans les divers onglets et forcer le prix de vente en saisissant directement sa valeur dans la cellule C7 de la feuille ‘Calcul1’.

Pour réaliser des feuilles d’environnement véritablement universelles qui ne font figurer à l’écran que les items valorisées des onglets ‘Personnel’ et ‘Fournitures’, il peut être nécessaire de masquer automatiquement des lignes à l’aide de formules. Idéalement, votre feuille de vente reprendra tous les types de personnel et tous les types de fourniture et masquera automatiquement les types non utilisés dans le devis.

Pour cela, vous devez spécifier le texte {SCANROWS} dans une des colonnes masquées de la ligne N°1 de votre feuille de vente. Quick Devis® Enterprise Edition ira, dès lors, à chaque rafraîchissement de la feuille, scanner la colonne ainsi marquée. Pour toutes les lignes de cette colonne où le texte {HIDEROW} figurera, Quick Devis® Enterprise Edition masquera automatiquement la ligne correspondante. Par opposition, pour toutes les lignes de la colonne où le texte {SHOWROW} figurera, il affichera automatiquement la ligne correspondante (avec sa valeur de hauteur par défaut).

Si vous voulez masquer automatiquement les lignes qui comportent les types de fournitures reportées dans la feuille de vente exemple, il vous suffit donc de placer une formule du type :

SI(C40=0 ; ‘’{HIDEROW}’’ ;’’{SHOWROW}’’)

Si la ligne 40 (qui contiendra alors le report de l’onglet ‘Fournitures’ par exemple) n’est pas valorisée, elle sera automatiquement masquée. Dans le cas contraire, elle sera automatiquement affichée.

Remarque : si vous placez plus d’une fois le texte {SCANROWS} sur la ligne N°1, seule la première colonne comportant ce texte sera prise en compte.

Le fonctionnement est le même si vous souhaitez masquer des colonnes. Dans ce cas, vous placerez le texte {SCANCOLUMNS} sur une ligne de numéro d’ordre inférieur à 250 dans la colonne N°1 et vous utiliserez les textes {SHOWCOLUMN} et {HIDECOLUMN} placés sur la même ligne pour afficher ou masquer les colonnes.

Conseil : Il est prudent, lors de la conception d’une feuille de vente de totaliser dans une colonne masquée l’ensemble des lignes issues des onglets fourniture et personnel et de s’assurer par une formule que la somme de ces lignes est bien égale au montant présent dans la cellule H7 de l’onglet ‘Calcul1’. Vous pouvez afficher un message d’erreur en rouge en cas de discordance entre ces deux montants car si cela arrive, c’est que votre feuille de vente est mal conçue ou que vous n’y avez pas prévu le cas où un utilisateur ajoute un type de fourniture ou de personnel.

Choix du mode d'environnement

Le mode d'environnement permet de définir la manière que Quick Devis® Enterprise Edition utilisera pour ventiler les coefficients sur les divers postes du bordereau. Ce choix n'a de sens que si vous remettez un prix décomposé à votre client (comportant au moins deux postes).

Quick Devis offre quatre modes de ventilation de l'environnement différents :

Environnement seul
Environnement + coefficients
Coefficients seuls
Coefficients calculés

Une liste déroulante placée dans la barre de menu permet de passer d’un mode à l’autre.

Environnement seul

Le mode de ventilation par défaut est 'Environnement seul'. Dans ce mode, c'est votre feuille de vente qui définit le prix de vente à partir des données de votre choix (celles des autres onglets). Le prix résultant sera placé dans la cellule C7 de la feuille ‘Calcul1’ et sera alors employé pour déterminer le coefficient unique d'environnement.

Ce coefficient est calculé de manière simple en divisant le prix de vente calculé par le déboursé sec issu du devis (présent dans la cellule H7 de la feuille ‘Calcul1’ ou exprimé par la formule Fournitures!C106+Personnel!C106. Il apparaît dans la cellule C10 de la feuille ‘Calcul1’.

Le coefficient de vente, dans ce mode est alors simplement appliqué au déboursé de chacun des postes du bordereau de manière à ce que le prix figurant au bas du bordereau reflète ce montant (aux arrondis près).

On peut donc parler, dans ce mode, d'une ventilation linéaire de l’environnement. Vos ressources en personnel se voient appliquer le même coefficient que vos fournitures. Dans le cas de marchés forfaitaires, ce mode peut être acceptable car le sous environnement potentiel de certains postes est exactement compensé par le sur environnement d'autres postes.

Environnement + coefficients

Vous pouvez, en revanche, pour certains projets avoir besoin d'une ventilation plus évoluée de vos coefficients de vente tout en souhaitant conserver le calcul complexe de votre prix de vente grâce aux feuilles d'environnement. C'est en particulier le cas pour des projets 'au bordereau', des marchés à commande, des marchés d'entretien ou des marchés dans lesquels le calendrier de paiement est important.

En effet, dans le cas de marchés de ce type, vous ne connaissez pas à l'avance les quantités précises de chaque item du bordereau et vous avez donc intérêt à faire en sorte que vos prix de vente 'collent' au plus près aux coûts réels. Et ce, pour chacun des postes du bordereau.

Pour aborder ce type d'environnement, qui est le plus complexe, Quick Devis® Enterprise Edition propose le mode 'Environnement + coefficients'. Dans ce mode, vous pouvez 'pondérer' la ventilation de l’environnement pour chaque type de fourniture et pour chaque type de main d'œuvre.

Lorsque vous passez en mode 'Environnement + coefficients' la seule différence apparente réside dans les nouvelles colonnes 'Ventilation de l’environnement' et 'K PV' qui apparaissent maintenant dans les onglets 'Fournitures' et 'Personnel'. Par défaut, les valeurs des colonnes 'Ventilation de l’environnement' sont à 100 de manière à ce que l’environnement soit ventilé linéairement. Le 'K PV' résultant est alors le même que celui qui avait été déterminé en mode 'Environnement seul'.

Si vous souhaitez sous environner un poste de fourniture ou de personnel, vous pouvez saisir 50 par exemple dans la colonne 'Ventilation de l’environnement' face à la ressource de manière à ne mettre que 50% de l’environnement qui aurait du être assigné sur cette ressource. Quick Devis® Enterprise Edition recalcule alors en temps réel les coefficients 'K PV' qui augmentent sur tous les autres postes et baissent sur le poste considéré. Le prix de vente imposé par votre feuille de vente est alors maintenu.

De la même, manière, on peut sur environner une ressource particulière en saisissant la valeur 200 par exemple dans la case appropriée ou ne pas l’environner du tout en y plaçant la valeur zéro (le montant correspondant au bordereau en PV sera alors identique au déboursé saisi dans la minute).

Vous l’aurez compris, le pourcentage 'Ventilation de l’environnement' n’en est pas un au sens propre du terme mais simplement une valeur permettant de pondérer chaque type de fourniture ou de personnel par rapport aux autres. Ainsi, placer la valeur 50 ou la valeur 200 sur toutes les lignes a exactement le même effet ; Une ventilation linéaire de l'environnement.

L'intérêt de cette approche 'pondérée' de l'environnement est de rendre les feuilles 'portables' d'un devis à un autre. En effet, seule la 'pondération' est transposée lorsque vous importez une telle feuille d'un autre devis, les prix s'adaptent alors automatiquement au nouveau devis.

Vous pouvez également forcer directement un coefficient de vente sur un poste particulier de manière à figer un PV. Quick Devis recalculera en temps réel les montants pour les autres postes de manière à maintenir le PV déterminé par le calcul.

Vous pouvez aussi, pour affiner encore vos calculs faire en sorte que ces coefficients dépendent d’une formule qui fait référence à un calcul spécifique. Imaginons par exemple que l’on ne souhaite ventiler que l’environnement d’étude sur les postes études. Plutôt que de forcer simplement un coefficient, on pourrait isoler dans une cellule le montant total en déboursé des études, isoler dans une autre la part d’environnement à ventiler sur ces études et calculer le ratio entre ces deux cellules dans une troisième cellule. Cette dernière cellule étant prise comme référence dans la colonne ‘K PV’ face aux ressources d’étude considérées.

Coefficients seuls

Les deux modes d’environnement que nous venons de développer comportent une feuille de vente qui est 'maîtresse'. C’est à dire que quel que soit le mode de ventilation des divers coefficients, c’est elle qui fixe le prix de vente du projet.

Si ces modes d’environnement offrent une très grande souplesse lors de la détermination du prix de vente d’un projet, ils induisent néanmoins un ‘problème’ qui peut intriguer le client en cas de modification des quantités du projet postérieurement à la remise de l’offre. En effet, dans ces modes, le simple fait de modifier une quantité au bordereau ou le déboursé d’une quelconque minute peut engendrer une modification des prix de vente de tous les postes car l’environnement est ventilé selon le calcul de votre feuille de vente. Il suffit que votre feuille de vente contienne des frais fixes pour provoquer le changement de tous les prix de vente.

Pour éviter de présenter tous les prix modifiés lorsque votre client vous demande de n’en modifier qu’un, Quick Devis® Enterprise Edition dispose d’un troisième mode d’environnement : le mode 'Coefficients seuls'.

Dans ce mode, la feuille de vente ne définit plus votre prix de vente qui n’est alors défini que par les coefficients. Quand vous passez du mode 'Environnement seul' au mode 'Coefficients seuls', les colonnes coefficients des onglets 'Fourniture' et 'Personnel' se voient affecter le coefficient d’environnement moyen figurant dans la cellule C10 de la feuille ‘Calcul1’. Le prix de vente est donc inchangé bien qu’il ne soit défini que par ces onglets.

De même, quand vous passez du mode 'Environnement + coefficients' au mode 'Coefficients seuls', les colonnes coefficients des onglets 'Fourniture' et 'Personnel' se voient affecter les coefficients issus des colonnes ‘K PV’ correspondantes. Le prix de vente est donc inchangé également.

Dans le mode d’environnement 'Coefficients seuls', ce n’est plus la 'pondération' de l’environnement que vous pouvez modifier mais directement les coefficients qui permettent de passer du déboursé au prix de vente. Le prix de vente correspondant apparaît alors, en temps réel sur la ligne modifiée.

Dans ce mode, votre feuille de vente vous renseigne toujours sur le prix auquel vous auriez du vendre le projet pour conserver la marge attendue. Il est donc aisé de modifier le calcul de marge de manière à ce qu’il affiche la marge résultante en tenant compte du prix de revient environné calculé par la feuille de vente et du prix de vente réel figurant dans la cellule C7 de la feuille ‘Calcul1’.

Remarque : Dans le mode 'Coefficients seuls', à chaque fois que vous modifiez un coefficient, c’est le prix de vente de votre projet complet qui se trouve modifié car la cellule C7 de la feuille Calcul1 (Celle qui contient le prix de vente) comporte alors la formule 'Fournitures!C106+Personnel!C108' qui correspond à la somme des prix de vente définis par les deux onglets 'Fournitures' et 'Personnel'.

Les calculs en mode 'Coefficients seuls' sont rapides si les coefficients placés dans les cases des onglets 'Types de fourniture' et 'type de personnel' ne contiennent pas de formules mais des valeurs forcées (cas général). En effet, si ces valeurs sont figées par l'opérateur, Quick Devis n'a pas besoin de recalculer l'environnement à chacun des recalculs de prix de vente car les valeurs des coefficients sont connues dès la saisie par l'opérateur. Dans ces conditions, Quick Devis n'affiche qu'un bouton au lieu des deux habituels . Les prix de vente sont alors évalués en même temps que les déboursés.

Coefficients calculés

Si vous entrez des formules dans les colonnes ‘K PV’ des onglets ‘Personnel’ ou ‘Fourniture’ alors que le mode d’environnement est ‘Coefficients seuls’, Quick Devis® Enterprise Edition passera automatiquement en mode ‘Coefficients calculés’. Dans ce mode, il n’y a pas de compensation automatique pour atteindre un prix de vente fixé par une feuille de vente, c’est donc à vous de calculer l’ensemble des coefficients dans votre feuille et à reporter ces coefficients dans l’intégralité des cellules de colonnes ‘K PV’ des onglets ‘Personnel’ et ‘Fourniture’.

Conclusion

En résumé, il est conseillé de bâtir vos devis dans le mode 'Environnement seul' ou 'Coefficients seuls‘ car ce sont les plus rapides, d'émettre votre première offre en mode 'Environnement + coefficients' si nécessaire et d'ajuster vos offres après remise si besoin est en mode 'coefficients seuls'.

Néanmoins, si vous avez pris l'habitude de ne travailler qu'avec des coefficients, utilisez le mode 'Coefficients seuls' dès la première offre mais vous vous priverez alors du puissant outil de calcul d'environnement que constituent les feuilles de calculs libres, à moins que vous n’utilisiez le mode ‘Coefficients calculés’ qui offre les avantages de deux modes mais est plus délicat à mettre en œuvre car il impose la détermination par calcul de tous les coefficients.

Calculer les taux de main d’œuvre

Si vous souhaitez calculer les taux horaires en déboursé de vos différentes ressources plutôt que de les entrer manuellement, vous pouvez placer des formules dans la colonne ‘Taux’ de la feuille ‘Personnel’. Ces formules feront alors références à des feuilles libres dans lesquels vous aurez mis en place vos calculs de taux.

Lorsque vous utilisez ce type de détermination de taux, il est impératif de s’assurer qu’aucune données issue du devis ne vient modifier ces taux (nombre d’heures, etc.) sans quoi vous auriez des références circulaires qu’il serait impossible de résoudre et les prix de vente de votre devis pourrait changer à chaque recalcul.

Construire vos feuilles avec Ms Excel

Si vous disposez déjà de feuilles d'environnement sous Microsoft Excel™, il est aisé de les récupérer sous Quick Devis® Enterprise Edition.

Pour ce faire, commencez par exporter une classeur vierge à partir de Quick Devis® Enterprise Edition vers Microsoft Excel™ à l'aide de la fonction ‘Export Ms Excel' présente dans le menu 'Fichier'. Modifiez cette feuille sous Excel™ en y collant les données de votre document d'origine et réimportez ensuite la feuille sous Quick Devis® Enterpise Edition à l'aide de la fonction 'Importer à partir de Ms Excel' présente dans le menu 'Fichier'

Remarque : Cette fonction ne supporte pas les graphiques au format Excel™. Si vous souhaitez placer des graphiques dans vos feuilles, utilisez les fonctions copier / coller d’Excel™ vers Quick Devis® Enterprise Edition. Veillez dans tous les cas à ne pas altérer les formules que présentes dans les différents onglets du classeur exporté par Quick Devis® Enterprise Edition.

Ne modifiez sous Excel que les onglets autorisés à la saisie sous Quick Devis® Enterprise Edition et n’altérez pas les cellules figurant sur les lignes inférieures à 12 de la feuille ‘Calcul1’

Pour que Quick Devis® Enterprise Edition puisse lire votre classeur Excel™ modifié, il faut que ce dernier ne comporte aucune liaison vers un classeur extérieur. Pour cela vous pouvez rompre les liens en utilisant la fonction appropriée d’Excel™ ou mieux, opérer un copier / coller valeurs de votre feuille Excel™ plutôt qu’un classique copier / coller.

Conseil : il est vivement déconseillé d’utiliser sous Quick Devis® Enterprise Edition des cellules fusionnées, tout particulièrement si elles contiennent des valeurs calculées car les algorithmes de calcul pourraient ne pas trouver les valeurs attendues lorsqu’ils scrutent une colonne ou une ligne. Préférez donc la fonction ‘Centrer sur plusieurs colonnes’ à la fonction ‘Fusionner les cellules’

Mise en œuvre d’itération

Quick Devis® Enterprise Edition supporte les itérations dans ses feuilles d’environnement. Evitez toutefois de mettre en œuvre plusieurs niveaux d’itération. Il est souvent facile de les éviter en recalculant l’assiette au sein d’une cellule plutôt qu’en allant lire cette valeur dans une autre cellule qui dépend de la première.

Si toutefois vous ne pouvez éviter la mise en œuvre d’itérations, sachez qu’elles peuvent ralentir sensiblement vos calculs si plusieurs niveaux en cascade sont requis. Prenez donc soin de les borner en spécifiant leur nombre maximal et le niveau de variation qui les stoppent. Ces paramètres peuvent être définis au travers du menu ‘Calculs, itérations’ du menu ‘Calculs’.

Interdisez toute itération mettant en œuvre les minutes car elles ne pourraient être résolues. Evitez pas exemple de déterminer un taux horaire en revient en fonction d’un montant de main d’œuvre ou d’un nombre d’heures. Utilisez plutôt un taux de revient fixe et faites varier son coefficient en fonction d’un calcul si vous avez un tel mécanisme à mettre en oeuvre.

La réorganisation

Quick Devis® Enterprise Edition propose une vision du devis en mode ‘Réorganisation’ qui permet de déplacer aisément des postes au sein d’un devis afin d’ajouter des chapitres par exemple ou de changer l’organisation générale des bordereaux.

Pour accéder au mode ‘Réorganisation’, cliquez sur l’onglet approprié au bas de l’application ou utilisez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris.

Dans ce mode, vous pouvez glisser et déplacer des postes entiers (avec leur contenu) ou même des chapitres en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé pendant tout le processus de déplacement. Pour terminer le déplacement, relâchez simplement le bouton de la souris.

Lorsque vous relâchez le bouton après avoir placé le curseur sur le poste hôte, il vous sera demandé si le poste ou la branche à déplacer doit venir immédiatement sous le poste sélectionné (même niveau) ou si les données déplacées constituent un poste ou une branche enfant du poste sélectionné (niveau suivant). Dans ce dernier cas, l’éventuel contenu (minutes) du poste hôte sera détruit car le poste deviendra une branche. Une branche ne peut contenir des lignes de minute.

Si vous faites une erreur en réorganisant, il vous suffira de ne pas valider vos modifications lorsque la question vous sera posée quand vous sortirez de l’onglet ‘Réorganisation’ pour aller vers un autre mode d’affichage. S’il n’y a pas d’erreur, répondez affirmativement à la question et Quick Devis® Enterprise Edition réorganisera automatiquement le devis selon votre nouveau classement.

Les options

Les options permettent de déterminer le comportement de Quick Devis® Enterprise Edition ou d’un devis en particulier. Les onglets ‘Calculs’, ‘Affichage’, ‘Arrondis’ et ‘Arborescence’ s’appliquent au devis en cours. L’onglet ‘Paramètres’ s’applique à l’utilisateur pour toutes les sessions de Quick Devis® Enterprise Edition.

Options de calcul menu ‘options’

Cet onglet permet de spécifier si la T.V.A et le montant T.T.C. doivent figurer au bas du bordereau. Cochez la case appropriée si tel est le cas. Le montant de la T.V.A. applicable en % doit également être spécifié.

Ces options s’appliquent au devis à partir duquel elles sont appelées uniquement. Si vous voulez qu’elles affectent tous vos nouveaux devis, placez les dans un devis modèle.
Affichage menu ‘options’

Cet onglet permet de définir les couleurs utilisées dans le bordereau. Vous pouvez définir la couleur des cellules comportant des prix (celles qui correspondent à des minutes) ainsi que la couleur de fond de la bordure haute du bordereau.

Vous pouvez rétablir les couleurs par défaut en cliquant sur le bouton approprié. Ces couleurs sont alors héritées des couleurs système en cours au moment où vous cliquez.

Ces options ne portent que sur le devis dans lequel vous travaillez. Avec le générateur d’états, vous pouvez parfaitement définir d’autres entêtes avec d’autres couleurs.

Si vous voulez que les options d’affichage affectent tous vos nouveaux devis, placez les dans un devis modèle.

Options d’arrondi menu ‘options’

Cet onglet permet de définir les niveau d’arrondi utilisés pour les prix de vente des minutes et du bordereau ainsi que les niveaux d’arrondis des quantités du bordereau.

Il est recommandé d’utiliser la précision la plus importante proposée comme dans l’exemple ci-dessous. En effet, l’emploi d’un niveau d’arrondi élevé peut avoir des répercussion importantes sur le prix final car il provoque l’arrondi des prix de vente de chacune des lignes de ‘minutes’. C’est alors la somme de chaque ligne arrondie qui est reportée dans le bordereau et non pas l’arrondi de la somme totale des lignes (non arrondies).

Vous pouvez choisir un nombre de décimales affiché spécifique pour le bordereau. Cependant, il ne vous sera proposé que certaines valeurs pour ce paramètre en fonction du niveau d’arrondi que vous aurez choisi pour les quantités et pour les prix de vente des minutes.

Ces restrictions sont imposées afin de garantir qu’une décomposition présentée avec les lignes de minutes dans le générateur d’états affichera toujours des calculs justes. C'est-à-dire que les quantités affichées multipliées par les prix unitaires affichés donneront exactement les prix totaux affichés sur les lignes. De même, la somme des montants totaux arrondis affichés sur chaque ligne donneront exactement les montants totaux apparaissant au bas des chapitres.

Important : Si vous modifiez le niveau d’arrondi des quantités d’un devis existant pour aller vers un niveau plus arrondi, Quick Devis® Enterprise Edition est susceptible de modifier des quantités figurant dans les minutes et vous ne pourrez pas revenir en arrière. Dans un tel cas, il est donc conseillé de faire une sauvegarde au préalable pour conserver une trace des quantités.

Les options d’arrondis s’appliquent au devis à partir duquel elles sont appelées uniquement. Si vous voulez qu’elles affectent tous vos nouveaux devis, placez les dans un devis modèle.

Options d’arborescence menu ‘options’

Cet onglet permet de définir l’affichage de l’arborescence se trouvant à la gauche de la fenêtre et de pré définir le mode de numérotation qui sera utilisé par défaut dans vos bordereaux lors de la création de postes et de sous postes.

Quick Devis® Enterprise Edition permet d’entrer des quantités quelconques dans les branches d’un devis (les chapitres) afin de multiplier des branches entières. Cette possibilité peut cependant générer des erreurs de saisie pour les personnes habituées à considérer les branches comme de simples chapitres sans quantité.

Si vous souhaitez interdire la mise en place de quantités différentes de 1 dans les branches, cochez la case appropriée et Quick Devis® Enterprise Edition remplacera les éventuelles quantités non spécifiées ou différentes de 1 par la valeur 1 dans l’ensemble des branches du devis.

Si vous souhaitez que votre devis soit numéroté selon la logique ; 1 pour les chapitres, 1.1 pour les sous chapitres, 1.1.1 pour les sous sous-chapitres, etc. entrez la valeur 1 comme item d’un nouveau poste et .1 comme extension d’item.

Si vous préférez par exemple une numérotation de type alphanumérique, entrez A comme item d’un nouveau poste et A.1 ou A.A comme extension d’item.

Ces modifications de logique de numérotation n’affecteront que les postes créés postérieurement à leur application. Si vous souhaitez re numéroter tout un devis en fonction de votre nouvelle logique, appelez la fonction ‘Re numéroter tous les postes’ du menu ‘Organisation’.

Les options d’arborescence s’appliquent au devis à partir duquel elles sont appelées uniquement. Si vous voulez qu’elles affectent tous vos nouveaux devis, placez les dans un devis modèle.

Paramètres menu ‘options’

Cet onglet permet de définir les répertoires qui seront proposés par défaut pour les accès aux devis et aux modèles de lettres. Il permet également de définir le répertoire dans lequel sont stockées les bases d’articles.

Pour définir les répertoires, cliquez sur ‘Redéfinir’ et sélectionnez le nouveau répertoire. Vous pouvez également effacer le contenu des champs pour qu’aucun répertoire ne vous soit proposé par défaut. Dans ce cas, c’est le dernier répertoire appelé qui sera proposé.

Il est impératif d’indiquer un répertoire pour les bases d’articles sans quoi, vous ne pourrez les exploiter. Ce répertoire peut également être spécifié à l’aide du bouton ‘Chemin’ du gestionnaire d’articles.

Définition des colonnes des minutes et des nomenclatures

Cette fonction permet de définir l’ordre, le format, les couleurs et le comportement des colonnes des minutes et des nomenclatures.

La définition est propre aux minutes ou aux nomenclatures en fonction de l’affichage à partir duquel vous appelez la fonction. La présentation des minutes peut être différente de celle des nomenclatures.

Agencement des colonnes

Dans la fenêtre de définition, vous voyez à gauche les colonnes masquées mais disponibles pour être affichées et à droite, les colonnes affichées dans l’ordre où elles sont affichées.

Pour ajouter une colonne, sélectionnez la dans la liste de droite et cliquez sur le bouton ‘Afficher la colonne’. Pour supprimer une colonne, sélectionnez la dans la liste de droite et cliquez sur le bouton ‘Masquer la colonne’.

Pour changer l’ordre des colonnes, cliquez sur la colonne à déplacer dans la liste de droite, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la colonne à l’emplacement de votre choix.

Pour rétablir l’affichage par défaut, cliquez simplement sur le bouton ‘Rétablir l’affichage par défaut’.

Vous pouvez modifier le format de certaines colonnes en déroulant la liste ‘Format nombre’ après avoir placé le curseur dans la liste de droite sur la colonne à formater. Vous pouvez opérer de même pour l’alignement et pour spécifier la largeur de la colonne (cette dernière valeur peut également être attribuée en faisant glisser les séparateurs de colonnes directement dans les minutes ou dans les nomenclatures)

Pour assigner une couleur spécifique à une colonne, cliquez sur la colonne dans la liste de droite et cliquez sur la zone ‘couleur de fond’. Spécifiez la nouvelle couleur et validez.

Vous pouvez également changer la couleur des bandeaux se trouvant en haut et en bas de chaque ‘minute’ en cliquant sur la zone ‘Couleur de fond zone bordereau’. De même, la zone ‘Attributs généraux’ vous permet de spécifier les noms et tailles de polices pour l’affichage des minutes ou des nomenclatures.

La case ‘Masquer la colonne’ vous permet de mettre en place des colonnes avec formules dont le résultat peut entrer dans le calcul de colonnes affichées sans que l’utilisateur ne voit ces colonnes intermédiaires. La fonction n’est applicable qu’aux champs libres.

La case ‘Interdire la saisie’ vous permet d’empêcher l’utilisateur de modifier le contenu des cellules de la colonne. Vous l’utiliserez si vous souhaitez par exemple qu’une colonne ne puisse recevoir que des données en provenance de bases de données. Cette fonction n’est pas applicable à toutes les colonnes.

Parmi les colonnes de base, il en est une dont le nom peut être redéfini. Il s’agit du ‘Champ utilisateur’. Pour le renommer utilisez la zone texte ‘Nom de la colonne’. Pour toutes les autres colonnes (hors champs libres), les noms sont imposés.

Définition de champs libres

Quick Devis® Enterprise Edition propose 60 champs numériques libres dont le fonctionnement peut être défini par l’utilisateur. Pour ajouter un champ libre, cliquez sur son nom dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton ‘Afficher la colonne’. Donnez un nom au champ en utilisant la zone texte ‘Nom de la colonne’.

Si vous souhaitez que le champ reçoive un calcul, cliquez dans la zone ‘Formule’ et entrez une formule relative aux autres colonnes. Vous pouvez utiliser la quasi-totalité de la formulation Microsoft Excel™.

Vos formules doivent référencer la ligne 2. Vous pouvez utiliser des clics successifs sur les colonnes pour créer les formules comme vous le feriez sous Microsoft Excel™. Après avoir entré la formule, validez en cliquant sur la touche <ENTREE> et spécifiez si vous souhaitez voir apparaître un total au bas de chaque minute dans la colonne comportant la formule. Pour ce faire, vous disposez de cases d’options au bas de la fenêtre. La case ‘Somme arithmétique’ placera en pied de minute une formule faisant la somme des valeurs de la colonne alors que la case ‘Résultat de le formule’ transposera simplement la formule sur la ligne de total permettant par exemple d’afficher un pourcentage.

Attention : Si vous décalez à posteriori, les colonnes en opérant des opérations de glisser / déplacer dans la liste de droite, les formules qui y faisaient référence ne seront pas modifiées et vous devrez donc les reprendre pour les remettre en accord avec les nouvelles positions de vos colonnes.

Outre les champs libres, certains champs de base peuvent également recevoir des formules. Il s’agit de :

· Quantité

· Prix unitaire

· Temps unitaire

· Prix unitaire forcé

Vous pourrez par exemple placer une formule dans la colonne ‘quantité’ pour faire en sorte que sa valeur dépende de deux autres colonnes, pour effectuer un calcul de cadence ou tout autre calcul nécessitant des valeurs multiples.

Mise en œuvre de listes déroulantes

Bien que les champs libres soient de type numérique, il est possible d’y placer des listes déroulantes affichant des choix en texte. Imaginons que vous ayez à croiser une information de type ‘Poids’ avec une information de type ‘Matériau’ pour remonter dans les feuilles d’environnement ou dans les nomenclatures les poids pour chacun des matériaux utilisés dans le devis.

Pour cela, vous utiliserez trois champs libres : un champ ‘Poids unitaire’ dans lequel l’utilisateur entrera le poids de chaque article, le ‘Poids total’ qui sera calculé par la formule ‘Poids unitaire’ x ‘Quantité’. Enfin, un champ nommé ‘Matériau’ contiendra une liste déroulante affichant tous les matériaux possibles.

Pour paramétrer ce dernier champ, cochez la case ‘Liste déroulante’ et spécifier dans les listes déroulantes ‘Récapituler’, les informations que vous souhaitez croiser en fonction des critères présents dans la liste. Vous pouvez centraliser deux types d’information de votre choix.

Il vous reste alors à spécifier dans quelle feuille libre de l’environnement vous souhaitez centraliser ces données et à afficher puis remplir cette feuille libre via la fonction ‘Options d’environnement’ du menu ‘Options’. N’oubliez pas de déverrouiller les cellules de la feuille avant d’y entrer vos matériaux.

Après avoir réalisé ce paramétrage, vous disposerez d’une liste déroulante dans les minutes qui fonctionnera exactement comme les listes natives ‘Types de fourniture’ et ‘Types de main d’œuvre’ et qui pourra contenir jusqu’à 500 items.

Noms de colonnes réservés

Certain noms de colonnes induisent des comportements spéciaux. Ces noms sont toujours entre crochets []. Il s’agit des noms suivants :

· [Qté par unité] Cette colonne permet de stocker dans la minute la quantité d’article par unité de groupe. Quand vous importez un groupe en présence de cette colonne, les quantités unitaires du groupe sont placées dans cette colonne. Grâce à cela, lorsque vous changez la quantité du groupe, Quick Devis® Enterprise Edition recalcule automatiquement les quantités des articles qui le compose. Ce fonctionnement est également possible sans cette colonne mais, dans ce cas, si le groupe à une quantité de zéro, il ne sera plus possible de retrouver les quantités des articles qui le composent. Il est donc conseillé d’utiliser systématiquement cette colonne dès que vous utilisez des groupes. La colonne n’est pas visible lorsque les groupes sont présentés en mode ‘groupés’ (bouton).

· [Qté devis] Cette colonne qui n’est visible qu’en mode ‘Situation de travaux’ permet de recevoir automatiquement les quantités du devis lors de sa transformation en situation de travaux. Comme le passage en situation de travaux a pour effet de mettre à zéro la colonne quantité, la présence de cette colonne permet de conserver les quantités initiales pour faire des calculs de ‘reste à faire’ par exemple.

· [Qté précédente] Cette colonne qui n’est visible que dans les situations de travaux permet de conserver les quantités lors du passage d’une situation N à une situation N+1 de manière à afficher des états mentionnant la situation courante, la situation précédente et la progression.

· [% Avancement] Cette colonne qui n’est visible que dans les situations de travaux permet de se substituer à la colonne ‘Quantité’ pour la saisie des données. Elle place automatiquement dans la colonne ‘Quantité’ une formule qui détermine la valeur en fonction du pourcentage d’avancement saisi et de la quantité initiale prévue (dans la colonne [Qté devis]).

Affichage de lignes sous forme de colonnes

Dans certains cas, il peut être plus convivial de présenter les différents types de fourniture ou types de main d’œuvre sous forme de colonnes plutôt que de les spécifier dans des listes déroulantes. Ce mode est beaucoup moins souple que la présentation en ligne car il ne permet l’accès qu’a certains types de fournitures et certains types de main d’œuvre mais il peut être souhaitable lorsque des utilisateurs sont habitués à des trames de saisie sous Excel™ et que l’on souhaite les passer sous Quick Devis® Enterprise Edition sans bouleverser leurs habitudes.

Imaginons que la trame Excel™ à reproduire disposait de 5 colonnes seulement (Libellé, Quantité, Petites fournitures, Grosses fournitures et Temps de pose). Dans une configuration classique, on aurait placé une colonne ‘Prix unitaire’ et l’utilisateur aurait spécifié le type de fourniture avec la liste déroulante appropriée. Or, dans notre configuration qui doit reproduire la trame Excel™, il faut que les deux types de fourniture apparaissent sous forme de colonnes en place et lieu de la liste déroulante proposant les types de fournitures.

Pour afficher les types de fourniture en colonnes dans notre exemple, cliquez sur chacun d’eux dans la liste de gauche figurant au bas de la fenêtre et cliquez sur le bouton ‘Affichage en colonne’. Les types de fournitures apparaîtront alors en bleu dans la liste de droite. Faites glisser ces ensembles de colonnes dans la position souhaitée et cochez la case ‘Masquer’ pour les colonnes que vous ne souhaitez pas voir (Monnaie, Remise et Coefficient de négociation) dans notre exemple.

Lorsque vous validerez, vous obtiendrez la trame souhaitée.

Dans cette trame, si l’utilisateur entre des données dans la colonne ‘Petites fournitures’ et également dans la colonne’ ‘Grosses fournitures’, Quick Devis® Enterprise Edition créera automatiquement deux lignes car il ne peut pas supporter deux types de fournitures sur la même ligne. Toutefois, la seconde ligne sera automatiquement masquée afin que l’utilisateur voie bien ses deux types de fourniture sur la même ligne.

Cette présentation de lignes en colonne n’est donc qu’un simple artifice de présentation. Le stockage des données dans le devis est bien toujours conforme au mode standard de Quick Devis® Enterprise Edition.

Ce type d’affichage impose certaines restrictions en interdisant l’accès à toutes les fonctions qui doivent opérer sur une ligne et une seule comme par exemple ‘Recopier vers le bas’ ou ‘Reporter sur tout le devis’. A noter également que, dans ce mode, l’enregistrement d’une ligne apparente dans les minutes peut créer plusieurs lignes dans une base de données articles, dans ce cas, les différents articles qui composent une ligne sont identifiés par leur champ utilisateur qui contient RECORD 001, RECORD 002…

Pour toutes ces raisons qui conduisent à un manque de souplesse, il est déconseillé d’employer des lignes affichées en colonnes. N’employez donc cette fonction que si vous tenez à reproduire avec exactitude une trame Microsoft Excel™ à colonnes multiples. L’expérience démontre que la plupart des utilisateurs ayant employé ce type de présentation en sont finalement venus à une présentation en ligne dès qu’ils en ont compris l’intérêt. Ces fonctions peuvent donc être utilisées pour faciliter une période de transition entre Excel™ et Quick Devis® Enterprise Edition.

Aperçu et gestion de profils

Lorsque vous concevez une présentation de minutes ou de nomenclatures, vous pouvez la pré visualiser avant validation en cliquant sur le bouton ‘Aperçu / Profils’. Cette fonction vous permet également de stocker les différents profils de présentation dans des fichiers de manière à pouvoir le relire ultérieurement.

Vous pouvez utiliser à cet effet les boutons ‘Charger un profil’ et ‘Enregistrer le profil’.

Les colonnes des nomenclatures

L’affichage des colonnes dans les nomenclatures peut être différent de celui des minutes. Cependant, les champs libres définis dans les minutes comprennent impérativement les valeurs entrées dans les minutes car il s’agit des mêmes champs physiques. Il n’est pas possible de leur donner des noms différents dans les deux visions. Rien n’empêche toutefois d’ajouter des champs libres propres aux nomenclatures et comportant leurs propres formules.

Les nomenclatures offrent des possibilités restreintes par rapport aux minutes. Il n’est par exemple pas possible d’y afficher des lignes en colonnes.

Les champs libres qui apparaissent dans les nomenclatures apparaissent également dans la liste des clés de classement primaires et secondaires. Il est donc possible d’effectuer tous types de tri sur ces champs. Le rafraîchissement de la liste de tri s’effectue lors de l’accès aux nomenclatures, il peut donc être nécessaire de cliquer sur l’onglet ‘Minutes’ puis sur l’onglet ‘Nomenclatures’ pour voir apparaître de nouveaux critères de tri dans les listes après avoir défini de nouvelles colonnes dans les nomenclatures.

Les fonctions de gestion des bases publiques

Dans certains pays, vous pouvez bénéficier de tarifs fabricants en ligne moyennant la souscription d’un abonnement auprès d’un fournisseur. Pour obtenir la liste des fournisseurs disponibles et les conditions de souscription, cliquez sur la fonction ‘Adresses Web’ du menu ‘Données’.

Adresses Web menu ‘Données’

Cette fonction permet de choisir un fournisseur de données chez qui vous pourrez souscrire un abonnement qui vous permettra de maintenir à jour votre base tarifaire. Il est nécessaire d’être connecté à l’Internet pour appeler cette fonction.

Les fournisseurs apparaissant dans la liste sont agréés pour Quick Devis Free® Edition et garantissent en conséquence la compatibilité. Pour choisir un fournisseur, appelez simplement la fonction et faites votre choix en visitant les sites web listés ou en prenant contact directement avec les fournisseurs.

Lorsque vous souscrirez l’abonnement, les fournisseurs autoriseront votre clé Quick Devis® Enterprise Edition et vous pourrez télécharger les bases en appelant la fonction ‘Mise à jour des bases via le web’. Les bases ainsi téléchargées ne fonctionneront alors que sur le poste avec lequel l’abonnement aura été souscrit.

Important : Chaque fournisseur peut proposer des panels de bases différents dont les références peuvent être codées différemment, en conséquence, si vous envisagez de changer de fournisseur après avoir utilisé les bases, il est prudent de créer un nouveau répertoire de stockage des données pour le nouveau fournisseur ou d’isoler vos bases précédentes.

En effet, si vous tentez de mettre à jour des bases issues d’un fournisseur avec celles d’un autre, il se peut que des articles soient détruits s’ils leurs références n’existent pas chez le nouveau fournisseur. Si vous avez ajouté des temps de pose ou des types de personnel à ces articles, ces données seront alors perdues.

Si vous souhaitez tester les bases d’un fournisseur sans souscrire d’abonnement, vous pouvez appeler directement la fonction ‘Mise à jour des bases via le web’ après avoir sélectionné un fournisseur dans la liste. Vous serez alors autorisé à importer des bases incomplètes comportant seulement un article sur dix.

Mise à jour des bases via le web menu ‘Données’

Cette fonction permet de télécharger ou de mettre à jour des bases d’articles à partir d’un site web public. Avant d’appeler cette fonction, il est nécessaire de sélectionner un fournisseur de données à l’aide de la fonction ‘Adresses web’.

La connexion au site se fait automatiquement et, après un court instant, la liste des bases disponibles apparaît dans la fenêtre de gauche. La fenêtre de droite, quant à elle, mentionne toutes les bases Internet déjà présentes sur votre répertoire local de bases de données.

Remarque : la communication exploite le protocole http et les paramètres de Microsoft Internet Explorer. Si vous rencontrez des difficultés de communication, faites un test en sélectionnant un autre fournisseur de bases ou assurez vous que vous pouvez bien naviguer sur le site du fournisseur sélectionné à l’aide de Microsoft Internet Explorer.

Votre fournisseur peut, éventuellement proposer plusieurs répertoires de bases de données. Cliquez sur la liste déroulante située sous la liste de gauche pour visualiser ces répertoires et afficher leur contenu.

Lors de la première utilisation, il vous faudra définir un chemin pour le stockage des données (sauf si cela a déjà été fait avec la fonction ‘Configurer un devis’). Pour définir un chemin, cliquez simplement sur le bouton ‘Redéfinir le chemin local des bases’ (ou sur le bouton ‘Chemin’ à partir de la liste des bases sous Quick Devis® Enterprise Edition).

Sélectionnez ensuite les bases du fournisseur qui vous intéressent dans la colonne de gauche (vous pouvez maintenir la touche SHIFT enfoncée pour en sélectionner plusieurs) et cliquez sur le bouton ‘Ajouter sélection’. Les bases sélectionnées passent alors dans la colonne de droite, en attente de téléchargement.

Vous pouvez également ajouter toutes les bases disponibles en une seule opération en cliquant sur le bouton ‘Ajouter tout’.

Vous pouvez réaliser des opérations similaires à partir de la liste de droite avec les boutons ‘Retirer sélection’ et ‘Retirer tout’.

Si vous avez déjà effectué un premier téléchargement, une liste de bases présentes sur votre ordinateur apparaît dans la liste de droite. Dans ce cas, si vous souhaitez simplement mettre à jour ces bases, cliquez simplement sur le bouton ‘Ajouter toutes les bases présentes à mettre à jour’. Quick Devis® Enterprise Edition ne téléchargera alors que les bases qui nécessitent une mise à jour parmi les bases présentes sur votre ordinateur.

Les bases qui nécessitent une mise à jour sont matérialisées dans la fenêtre de droite par un triangle orange. Les bases qui figurent sur le site du fournisseur mais qui n’existent pas sur votre ordinateur sont matérialisées par un symbole ‘new’ dans la liste de gauche.

Lorsque vous avez transféré les bases à télécharger de la colonne de droite vers la colonne de gauche en utilisant les fonctions décrites ci avant, il vous suffit de cliquer sur le bouton ‘Télécharger les bases’ pour lancer les opérations suivantes :

· Téléchargement des bases sélectionnées

· Conversion au format Quick Devis® Enterprise Edition

· Mixage avec les bases présentes sur votre ordinateur si elles existent afin de récupérer vos données additionnelles (temps de pose, types de personnel…)

Lorsque le traitement est terminé, Quick Devis® Enterprise Edition vous présente un rapport de téléchargement. Si une base n’a pas pu être correctement téléchargée, elle apparaît dans le rapport et il vous suffit de la sélectionner à nouveau pour la télécharger.

En fin de processus, il vous faut télécharger les tables de remises vierges c'est-à-dire un tableau contenant la codification des remises des différents fabricants. Pour ce faire, cliquez sur le bouton ‘Télécharger les remises’. Le téléchargement des tableaux de remises peut être indifféremment réalisé avant ou après le téléchargement des bases.

Le processus d’import des tableaux de remises effectue un mixage avec les remises déjà entrées sur votre ordinateur de manière à ce que ces dernières soient conservées. Toutefois, afin d’éviter de conserver les remises d’un tarif antérieur et de les appliquer à un nouveau tarif sans vérification, cette reconduction des remises nécessite un action volontaire : Vous devrez appeler la fonction ‘Gestion des remises’ et cliquer sur le bouton ‘Transférer’.

Fermez enfin l’application en cliquant sur le bouton ‘Terminer la session’ afin de revenir à Quick Devis® Enterprise Edition.

Sous Quick Devis® Enterprise Edition, vous disposez alors de l’ensemble des tarifs téléchargés en appelant la fonction ‘Accès aux bases’. Si aucune base n’apparaît après le téléchargement, vérifiez le chemin en cliquant sur le bouton ‘Chemin’ de la fonction ‘Accès aux bases’ et assurez vous qu’il correspond bien au chemin utilisé lors du téléchargement.

Lorsque vous souhaiterez ultérieurement mettre à jour vos bases, il vous suffira de rappeler la fonction ‘Mises à jour des bases via le web’ et de cliquer sur le bouton ‘Ajouter toutes les bases présentes à mettre à jour’. De cette manière, Quick Devis® Enterprise Edition ne téléchargera que les bases qui nécessitent réellement une mise à jour et assurera un mixage avec vos données de manière à conserver les données que vous aurez éventuellement pu ajouter comme les temps de pose ou les types de personnel. A l’issue de la mise à jour, il faudra à nouveau télécharger les tables de remises en cliquant sur le bouton ‘Télécharger les remises’, vos remises seront alors conservées et mixées avec les nouvelles tables.

Quick Devis® Enterprise Edition conservera les anciennes bases dans le même répertoire que les nouvelles. Pour supprimer les anciennes bases, cliquez sur le bouton ‘Détruire’ de la fonction ‘Accès aux bases’.

Il vous sera alors demandé de préciser si vous voulez détruire la base sélectionnée seulement ou toutes les bases obsolètes qui se trouvent dans le répertoire.

Répondez alors par l’affirmative à la question ci-dessus. Quick Devis® Enterprise Edition sélectionnera alors toutes les bases obsolètes et vous demandera de confirmer la destruction en cliquant à nouveau sur le bouton ‘Détruire’.

Remarque : Les fournisseurs mettent à jour les bases de données sur la base d’une fréquence mensuelle. Il est donc inutile d’appeler la fonction ‘Mise à jour des bases via le web’ à une fréquence supérieure.

Si la mise à jour d’une base d’articles échoue en renvoyant un message de type ‘base endommagée’ ou similaire, il se peut que la base figurant sur votre disque soit endommagée et que son mixage avec la base distante soit impossible. Dans un tel cas, avant d’appeler le fournisseur de données, commencez pas tenter de réparer la base à l’aide de la fonction ‘Réparer un devis ou une base’ du menu ‘Outils’. Si cela ne résout toujours pas le problème, supprimez la base de votre disque avant de télécharger la nouvelle base.

Gestion des remises menu ‘Données’

Les bases de données distribuées par les fournisseurs étant ‘publiques’, elles ne comportent pas de remises mais seulement des tarifs publics. Afin de spécifier vos remises, les fournisseurs mettent à disposition des tables de remises vierges correspondant à la codification des articles distribués.

Ces tables de remises sont téléchargées lorsque vous cliquez sur le bouton ‘Télécharger les remises’ de la fonction ‘Mise à jour des bases via le web’.

Pour indiquer à Quick Devis® Enterprise Edition les remises que vous souhaitez utiliser pour chacun des fabricants, appelez la fonction ‘Gestion des remises’ et entrez les valeurs de remises dans la colonne ‘Remise courante’ pour chacun des fabricants que vous utiliserez.

La liste des fabricants, située en haut, à gauche de la fenêtre, affiche trois symboles différents en fonction du statut des bases : un globe terrestre indique que la base présente sur votre disque et bien en accord avec la table de remise correspondante (même date). Un point d’interrogation (?) indique que la base, ou la table de remise ne concordent pas et nécessitent donc une mise à jour. Enfin, une croix rouge sur le globe indique que la base existe sur le site distant mais pas sur l’ordinateur.

Pour entrer les remises, cliquez sur chaque fabricant à utiliser dans la liste du haut et complétez la colonne dans la liste du bas. Lorsque vous passerez d’un fabricant à un autre, il vous sera demandé d’enregistrer vos modifications.

Dans la liste du haut, des symboles indiquent si la table de remise est bien en accord avec la base de données présente sur le disque. En effet, afin d’éviter toute erreur d’association prix / remise, Quick Devis® Enterprise Edition vérifie que la table de remises est bien celle associée au tarif. Dans le cas contraire, un message d’avertissement est affiché à l’ouverture de la base.

Si vous avez des symboles d’erreur dans la liste, cliquez dessus pour savoir de quelle erreur il s’agit. Les erreurs sont affichées dans le cadre en haut, à droite.

Lorsque vous mettez à jour vos tables de remises au travers de la fonction ‘Télécharger les remises’, les données de le colonne ‘Remise courante’ sont automatiquement copiées dans la colonne ‘Remise précédente’ pour tous les fabricants dont les tarifs ont effectivement subis une mise à jour. Ceci vous oblige à reconduire les anciennes remises ou à en saisir de nouvelles de manière à éviter l’emploi de remises qui pourraient ne plus correspondre à la nouvelle tarification du fabricant.

Si vous voulez reconduire toutes vos remises, pour tous les fabricants en une seule opération, cliquez sur le bouton ‘Transférer’.

Si vous voulez reconduire les remises pour un ou plusieurs fabricants spécifiques, affichez les en cliquant sur la liste du haut et utilisez les boutons ‘Copier’ et ‘Coller’ après avoir fait les sélections appropriées dans les colonnes. De cette manière vous copierez les données de la colonne ‘Remise précédente’ vers la colonne ‘Remise courante’

Attention : Si, entre deux mises à jour de bases vous ne prenez pas soin de conserver vos remises en les reconduisant, vous perdrez irrémédiablement vos remises car à chaque mise à jour effective des tarifs, Quick Devis® Enterprise Edition déplace les données de la colonne ‘Remise courante’ vers la colonne ‘Remise précédente’. A noter que vous pouvez toujours récupérer vos dernières remises en renommant le fichier ‘Remises.old’ (voir ci-dessous).

La plupart des fabricants déclinent une gamme de produits derrière chaque codification de remise. Pour visualiser ces produits, cliquez sur le bouton ‘Voir produits’. Pour revenir à l’état initial, cliquez à nouveau sur bouton.

Vous pouvez imprimer la table de remises du fabricant affiché en cliquant sur le bouton ‘Imprimer’.

Aspect technique : les remises sont stockées dans un fichier au format Microsoft Access situé dans le répertoire des bases de données auxquelles il s’applique. Ce fichier porte le nom ‘Remises.rem’. Il est sauvegardé par sécurité dans un fichier nommé ‘Remises.old’ à chaque mise à jour réalisée au travers de la fonction ‘Télécharger les remises’. Utilisez donc ces fichiers si vous souhaitez récupérer d’anciennes remises ou archiver vos remises.

Le modèle de données

Quick Devis® Enterprise Edition propose un modèle de données hiérarchisé basé sur 3 types de bases de données :

· Les bases d’articles physiques

· Les bases de groupes

· Les bases d’articles virtuelles

Les bases d’articles physiques sont placées au niveau le plus bas de la hiérarchie et la maintenance des données ne se fait qu’a leur niveau. Elles ne contiennent généralement que des prix, des temps et des données techniques mais elle peuvent également comporter des méthodes de calcul destinées à évaluer des prix, des temps ou des quantités en fonction du contexte dans lequel sont importés les articles (les devis en fait).

Les bases de groupes permettent d’importer rapidement des articles qui se trouvent dans des bases d’articles physiques. Les groupes sont des ensembles techniques d’articles qui comportent des quantités. Les bases de groupes supportent également des documents au format Excel qui permettent d’implanter des logiques d’import complexes au besoin (sélection d’articles en fonction de calculs de puissance, de volumes, de taille…)

Les groupes peuvent également appeler des groupes entiers.

Les bases virtuelles sont des bases d’articles ‘fantômes’ qui font référence à des articles figurant dans les bases d’articles physiques. Elles permettent par exemple de regrouper dans une seule base des articles provenant de plusieurs bases physiques. Lorsqu’un article est importé à partir d’une base virtuelle, Quick Devis® Enterprise Edition va en fait le chercher dans une base physique. Les bases virtuelles permettent en outre, de ‘surcharger’ les articles provenant des bases physiques en modifiant leurs libellés, leurs temps de pose, etc.

La hiérarchie proposée par le modèle de données de Quick Devis® Enterprise Edition permet de réduire la maintenance au minimum : les prix, temps et données techniques ne sont mis à jour qu’au niveau des bases d’articles physiques.

Les autres types de bases (groupes et virtuelles) ne comportent que des liens vers les bases d’articles physiques et ne nécessitent donc aucune mise à jour. Il s’agit pour les groupes d’ensembles techniques comportant des liens vers de multiples articles et pour les bases virtuelles de simples liens de un à un (un article virtuel = un article physique).

Le modèle de données est ouvert et basé sur le format Microsoft Access™. Les bases peuvent être ouvertes directement à l’aide de Microsoft Access™. Il s’agit en fait de classiques fichiers MDB (Microsoft Data Base). Les suffixes utilisés pour ces fichiers sous Quick Devis® Enterprise Edition sont :

· QDB pour les bases d’articles physiques

· GRP pour les bases de groupes

· VDB pour les bases d’articles virtuelles

Les différentes bases de données

Pour accéder au bases de données ou pour en créer de nouvelles, il suffit de cliquer sur le bouton . La liste des bases disponibles apparaît.

Avant même de créer des bases de données, il est nécessaire de définir les chemins dans lesquels elles seront stockées.

Définition des chemins

Quick Devis® Enteprise Edition utilise des chemins virtuels pour stocker les bases de données. Vous pouvez définir jusqu’à 10 chemins (numérotés 1 à 10) sur chacun des postes utilisateurs. Cette notion de chemins virtuels est importante et doit être bien comprise pour autoriser efficacement les mises à jour des devis.

Chacun des chemins virtuels correspond à un chemin physique (local ou réseau). Chacun des chemins peut contenir un jeu de bases de données qui sera éventuellement partagé entre plusieurs utilisateurs s’il s’agit d’un chemin réseau.

Quick Devis® Enterprise Edition ne stocke dans ses minutes que le numéro du chemin. Il ne stocke jamais le chemin physique d’accès aux bases.

Si deux utilisateurs ne ‘voient’ par une ressource réseau avec le même chemin physique comme c’est souvent le cas, il suffit donc d’indiquer la ressource sur chacun des postes avec le chemin spécifique à chaque utilisateur. Quick Devis® Enterprise Edition permettra alors d’actualiser le devis sur l’un ou l’autre des postes, même si les ressources sont vues différemment.

A noter que toutes les bases avec remises externes (dont les bases Internet) doivent impérativement se trouver dans le chemin N°9 pour fonctionner. De même toutes les bases de type Intranet doivent se trouver dans le chemin N°10.

Pour assigner un chemin virtuel à un chemin physique, cliquez sur le bouton ‘Chemins’ à partir de la liste des bases.

Placez le curseur sur le chemin à définir et cliquez sur le bouton ‘Rédéfinir le chemin’. Sélectionnez alors un chemin local ou réseau et validez.

Remarque : il est recommandé de supprimer les chemins qui ne sont pas utilisés afin que Quick Devis® Enterprise Edition ne vous les propose pas lors du ‘balayage’ des différents chemins à partir de la liste des bases. Pour supprimer un chemin, placez y le curseur et cliquez sur le bouton ‘Détruire le chemin’

Lorsque la configuration est terminée, cliquez sur le bouton ‘Valider’. Dans la liste des bases, il vous suffira alors de cliquer sur le symbole se trouvant en bas à droite pour passer rapidement d’un chemin valide à l’autre. Ces symboles sont :

Vous pouvez également utilisez les flèches se trouvant en bas, à gauche de la fenêtre pour passer d’un chemin valide à l’autre.

Types de bases supportés

Quick Devis® Enterprise Edition supporte deux types de bases d’articles physiques : les bases publiques qui sont figurées par l’icône et qui comportent une date et les bases privées qui sont figurées par l’icône .

Il supporte également des bases d’articles virtuelles, figurées par l’icône et des bases de groupes qui apparaissent en caractères gras dans la liste et sont figurées par l’icône .

La liste peut également présenter des outils de configuration (configurateurs) externes à Quick Devis® Enterprise Edition qui seront alors figurés par l’icône et des bases associées à ces outils figurés par l’icône .

La fenêtre peut être agrandie ou réduite verticalement afin d’afficher plus ou moins de bases ; pour ce faire, sélectionnez la bordure basse de la fenêtre et étirez-la. La position et la taille de la fenêtre sont mémorisées durant toute la session de manière à ce que le rappel de la fenêtre à l’écran (en cliquant sur l’icône dans la barre de menu) présente la fenêtre à l’endroit où vous l’avez laissée et à sa taille antérieure.

Vous pouvez créer de nouvelles bases en cliquant sur bouton ‘Nouveau’. Vous serez alors invité à sélectionner le type de base à créer :

Les choix suivants vous sont alors proposés :

Base de groupes

Les bases de groupes sont destinées à stocker des ensembles techniques qui sont constitués par des quantités associées à des liens vers des articles figurant dans les bases d’articles physiques.

Base d’articles standard

Il s’agit de bases physiques comportant les données standard qui sont :

· Libellé

· Référence

· Fabricant

· Famille

· Champ utilisateur

· Unité

· Prix public

· Monnaie

· Type de fourniture

· Remise

· Temps unitaire

· Type de main d’œuvre

· Zone tableur type Excel™ (pour les articles calculés)

· Zone texte type Word™ (pour des commentaires, des photos, etc…)

Base d’articles avec prix de vente forcé

Ces bases sont dans bases d’articles standard qui comportent en plus, un champ ‘Prix de vente forcé’.

Les prix de vente forcés présentent un intérêt pour les marchés au bordereau. Dans ce type de marché, les prix de vente sont négociés pour une période donnée.

L’emploi de ces champs dans les bases de données permet alors de générer des éditions en PV forcé destinées au client tout en réalisant votre devis en PV calculés afin de contrôler les dérives de marges dès l’étude de prix.

Base d’articles virtuelle

Une base virtuelle permet de faire référence à des articles qui sont stockées dans des bases physiques. Cela permet par exemple de créer des bases qui comportent les articles les plus couramment utilisés.

Imaginons que vous ayez 100 bases physiques qui comportent 1 000 000 d’articles au total mais, vous n’utilisez couramment que 1000 articles en provenance de différentes bases. Si vous créez une base virtuelle, vous pourrez y placer vos 1000 articles et y accéder facilement sans avoir à vous soucier de la maintenance de cette base.

En effet, à chaque fois que vous utiliserez un article en provenance de la base virtuelle, Quick Devis® Enterpris Edition ira chercher les données de l’article dans la base physique.

Les bases virtuelles permettent également de stocker des données qui peuvent déroger à celles présentes dans les bases physiques référencées. Imaginons que vous partagiez des bases de données contenant des prix et des temps avec différents utilisateurs et que vous souhaitiez, pour certains articles pouvoir disposer de vos propres temps sans avoir pour autant à maintenir une base spécifique. Vous utiliserez dans ce cas une base virtuelle dans laquelle il sera précisé que vous souhaitez utiliser les temps en provenance de la base virtuelle plutôt que ceux en provenance de la base physique. Les autres données (prix, remises…) pourront quant à elles provenir de la base physique.

Les bases virtuelles offrent la possibilité de réaliser ce type de filtre sur différents critères : temps, prix forcés, libellés…

Base d’articles avec remises externes et PV forcés

Ces bases supportent les même champs que les bases avec prix de vente forcé mais leurs remises sont stockées dans un fichier externe afin d’en faciliter la maintenance.

Ce choix sera fait lorsque vous souhaiterez maintenir des tables de remises comportant beaucoup moins d’items que d’articles dans la base. Il suffit d’utiliser le champ famille qui contiendra des codes remises et d’associer à la base un code identifiant à deux caractères. Les couples identifiant + code remise pointent alors sur une famille de remise dans la table des remises.

Base d’articles avec champ étendus et PV forcés

Ces bases supportent les mêmes champs que les bases avec prix de vente forcé avec en plus, les champs additionnels suivants :

Commentaire
60 champs numériques définissables
5 champs langage définissables
Coefficient sur fourniture
Coefficient sur temps

Avec les champs étendus, vous pouvez par exemple nommer un champ ‘Poids unitaire’ et un autre ‘Volume unitaire’, stocker ces données dans vos bases à champs étendus et évaluer pour chaque projet les poids et volumes globaux. Au besoin, vous pourrez même trier ces valeurs en fonction de différents critères (familles, références, libellés…) et les exploiter dans vos feuilles d’environnement.

Base d’articles avec champ étendus, remises externes et PV forcés

Ces bases supportent les mêmes champs que les bases avec champs étendus et prix de vente forcé mais leurs remises sont stockées dans un fichier externe afin d’en faciliter la maintenance.

Autres type de bases ne pouvant être créées par l’utilisateur

Quick Devis® Enterprise Edition supporte trois autres types de bases d’articles physiques qui ne peuvent pas être crées par l’utilisateur. Il s’agit de :

Bases BatiPrix™ ces bases sont des ensembles métiers hiérarchisés et tous corps d’état associés à une base d’article physique. Elles sont distribuées en France et dans les pays francophones par le groupe Le Moniteur.

Bases Internet ces bases sont des bases d’articles physiques qui sont synchronisées à la demande avec des bases figurant sur les disques de l’utilisateur ou des utilisateurs. Elles permettent de disposer de tarifs publics en ligne que l’on associe à des tables de remises privées qui peuvent résider sur les machines des utilisateur ou sur les sites centraux de l’entreprise. Ces bases peuvent être publiées grâce à l’outil Tariff Publisher® d’IAES.

Bases Intranet ces bases sont des bases d’articles physiques qui sont synchronisées à la demande avec des bases figurant sur les disques de l’utilisateur ou des utilisateurs. Elles permettent de disposer de tarifs privés en ligne qui comportent leur propres remises. Ces bases peuvent être publiées grâce à l’outil Tariff Publisher® d’IAES.

Résumé des capacités des différentes bases d’articles

Champs disponibles
Champ des minutes	Standard	Avec prix de vente forcés	Internet	Intranet	Champs étendus	Privées avec remises externes	Champs étendus + remises externes	Virtuelle	BatiPrix
Libellé	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Unité	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Prix unitaire de fourniture	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Monnaie	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Type de fournitures	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Coefficient sur fourniture					X		X
Remise sur fourniture	X	X		X	X			X	X
Temps unitaire	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Type de personnel	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Coefficient sur temps					X		X
Fabricant	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Référence	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Famille	X	X	«	X	X	«	«	X	X
Champ utilisateur	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Prix de vente unitaire forcé		X			X		X
Commentaire					X		X
60 champs numériques libres					X		X
Champs ‘langage’					X		X
Document Word	X	X			X		X
Tableau de calcul	X	X			X		X
Fonctions et restrictions

Localisation (n° de chemin)	1-10	1-10	9	10	1-10	9	9	1-10	1-10
Compatible Tariff Publisher			X	X
Export vers Excel	X	X			X	X	X
Données encryptées			X						X
Articles identifiés par 5 champs	Au choix	Au choix			Au choix				X
Articles identifiés par le champ ‘référence’ seulement	Au choix	Au choix	X	X	Au choix	X	X
Datation de la base			X	X		X	X

« La famille sert à retrouver la remise dans la table externe, elle ne peut être utilisée à d’autres fins.

Mode d’identification des articles

En fonction du type de base choisi (voir tableau), les articles sont identifiés de deux manières différentes :

· Uniquement avec le champ ‘référence’

· Avec les champs ‘libellé’, ‘référence’, ‘famille’, ‘fabricant’, ‘champ utilisateur’

Lorsque le champ référence seul est utilisé, vous pouvez modifier un libellé dans la base d’articles par exemple, l’article demeure toujours le même pour Quick Devis® Enterprise Edition. Dans ce cas, si vous faites une mise à jour de l’article dans le devis, le nouveau libellé viendra remplacer l’ancien dans les minutes.

Ce type de bases implique la spécification de références pour l’ensemble des articles. Les références doivent être toutes différentes dans la base sans quoi, vous risquez d’importer un article ayant une référence et, lors d’une mise à jour, le voir remplacé par un autre article comportant la même référence.

C’est ce type de base que vous choisirez si vous disposez d’une gestion rigoureuse des données ou simplement si vous envisagez de partager des données sur vos réseaux.

Si en revanche vous souhaitez stocker vos propres articles sans avoir à vous préoccuper du champ ‘référence’, vous utiliserez des bases qui identifient leurs articles sur tous les champs. Dans ce cas, une simple modification de l’un des champs clés dans la base de données empêchera Quick Devis de retrouver l’article dans la base en cas de demande de mise à jour. Vous pourrez avec ce type de base, stocker des articles même s’il n’on aucune référence dès lors qu’ils comporteront l’un des champs clé (Libellé, Référence, Fabricant, Famille, Champ utilisateur).

Dans les bases qui supportent l’identification multiple et l’identification par référence seule, on passe d’un mode à l’autre en cliquant sur le bouton dans la base d’articles (lorsque le bouton est enfoncé, les références seules sont employées, lorsqu’il est relâché, les 5 champs sont employés). Il faut, pour accéder à ce bouton, placer au préalable la base d’articles en mode ‘Edition’ à l’aide du bouton .

Les bases avec remises externes

Les bases Internet publiques ne peuvent contenir de remises car les éditeurs ne peuvent envisager de transmettre les mêmes remises à tous leurs clients.

Avec les bases Internet, vous souscrivez donc un abonnement chez un fournisseur et vous renseignez vos remises dans un fichier externe, accessible par la fonction ‘Gestion des remises’ du menu ‘Données’. Il est également possible de gérer vos remises à distances sur votre Intranet (par un service achat central par exemple). Ce sujet est traité plus bas au chapitre ‘Adresses Web’.

Vous pouvez également souhaiter avoir des remises externes aux bases, même si vous construisez vous-mêmes ces bases. C’est par exemple le cas lorsque vous compilez vous-même des données en provenance de fabricants.

Dans ce cas, vous utiliserez une base privée avec remises externes (avec ou sans champs étendus). Vous pourrez alors créer vous-même vos codes remises avec la fonction ‘Gestion des remises’ du menu ‘Données’

Le fichier qui contient les remises est commun à toutes les bases d’un même répertoire et figure dans le chemin N°9 impérativement.

Les bases datées

Certains types de bases sont impérativement datés. Il s’agit des bases Internet, Intranet et de tous les types de bases avec remise externe.

Seuls deux chemins supportent les bases datées : le chemin N°9 qui supporte les bases datées avec remises externes et le chemin N°10 qui supporte les bases datées sans remise externe.

Le chemin N°9 supporte tous les types de base, y compris celles avec remises externes. Le chemin N°10 supporte tous les types de bases sauf celles avec remises externes. Les autres chemins ne supportent ni les bases datées, ni les bases avec remises externes (vous pouvez placer des bases datées dans tous les chemins mais leur date ne sera affichée que dans les chemins N°9 et N°10 et vous ne bénéficierez du traitement par date que dans ces chemins)

Une base est considérée comme datée dès lors que son nom, avant son suffixe .QDB se termine par [MMAA] où MM désigne le mois et AA l’année. Exemple ma base [0605].qdb. Si plusieurs bases portent le même nom mais ont des dates différentes dans le même répertoire, Quick Devis® Enterprise Edition utilisera toujours la dernière en date lors des mises à jour et actualisations de devis.

Utilité des coefficients sur fourniture et temps

Dans la plupart des cas, ces coefficients sont gérés au niveau du devis car il correspondent respectivement à de la ‘négociation anticipée’ et à de la ‘difficulté ou facilité’ de mise en œuvre. Ils peuvent donc être considéré comme des ‘ajustements’ des données présentes dans les bases. A ce titre, ils n’ont rien à faire dans les bases.

Cependant, dans certains métiers comme le Génie Civil, le coefficient sur main d’œuvre s’apparente à un rendement qu’il peut être souhaitable de stocker. De même dans le domaine de la tuyauterie, le coefficient sur fourniture s’apparente souvent à un coefficient de ‘chute’ ou de ‘perte’. A ce titre, il peut également être intéressant de le stocker dans les bases.

Afin que ces coefficients ne viennent pas ‘polluer’ des devis qui n’en auraient pas besoin, il a été prévu dans les bases à champ étendus des boutons qui permettent de déterminer si oui ou non les coefficients doivent être pris en compte lors de l’utilisation des bases. Ces boutons ne sont accessibles qu’en mode ‘Edition’ .

Si les boutons sont enfoncés, non seulement les coefficients sont importés mais ils sont également enregistrables et actualisables exactement comme s’il s’agissait de champs classiques. Dans le cas contraire (boutons non enfoncés), les coefficients sont totalement ignorés, à l’import, à l’enregistrement et à la mise à jour.

Utiliser des documents Ms Word dans les articles

Le stockage de documents Word au niveau des bases d’articles permet de réaliser des documents de spécifications techniques de manière automatisée.

Quick Devis offre la possibilité de créer dynamiquement des documents de synthèse qui reprennent l’ensemble des documents Word importés dans votre devis.

En utilisant ces fonctions, vous n’aurez plus à spécifier chacun des composants à chaque fois que vous réaliserez un nouveau devis.

Utiliser des tableaux de calculs dans les articles

Les tableaux dans les articles permettent de calculer le prix unitaire, la remise ou le temps de pose d’un article en fonction de critères divers et variés (tableau de type Excel). Vous pouvez entrer dans ces tableaux des variables de type INDICE ou PRIX DE MATIERE.

Dès lors, le simple fait de modifier ces variables au niveau d’un devis recalculera automatiquement tous les articles du devis.

Afin d’éviter de stocker des feuilles de tableurs dans tous les articles d’un devis, il a été prévu deux solutions qui sont déterminées au moment de l’import :

Seul le résultat du calcul est importé et le tableau reste dans la base d’articles. Dans ce cas, le calcul en cas de changement de variable ne sera effectué qu’à l’actualisation du devis.
Le tableau est copié de la base d’articles vers les minutes lors de l’import d’article. Dans ce cas, le calcul en cas de changement de variable est dynamique et l’utilisateur peut éventuellement modifier le calcul sans affecter la base de données.

Création des bases

Après avoir sélectionné le type de base à créer, validez en cliquant sur le bouton ‘Ok’. Si vous avez choisi une base avec remise externe, vous serez invité à spécifier un nom et une date car ces bases sont impérativement datées.

Si en revanche, vous utilisez un autre type de base, Quick Devis® Enterprise Edition créera automatiquement une base nommée ‘Nouvelle base’ et l’ajoutera à la liste. Il ne vous restera alors qu’a la renommer en cliquant délicatement sur le nom de la base ainsi créée et à entrer le nouveau nom. Vous validerez votre saisie en en cliquant sur une zone blanche de la fenêtre, comme vous le feriez dans l’explorateur Windows.

Remarque : Les bases Internet ou Intranet ne peuvent être créées directement. Pour obtenir des bases Internet, il vous suffit de sélectionner un fournisseur d’accès et de télécharger les bases. Consultez le chapitre ‘Les fonctions de gestion des bases publiques du présent manuel pour en savoir plus sur les bases Internet.

Suppression des bases

Pour supprimer les anciennes bases d’un répertoire, cliquez sur le bouton ‘Détruire’ à partir de la liste des bases et précisez que vous souhaitez détruire toutes les bases obsolètes en répondant affirmativement à la question posée.

Quick Devis® Enterprise Edition sélectionnera alors toutes les bases obsolètes de manière à ce que vous puissiez les voir avant qu’elle ne soient détruites. Si vous êtes d’accord avec la sélection, cliquez à nouveau sur le bouton ‘Détruire’ pour procéder à l’effacement.

Les bases sont considérées comme obsolètes dès lors que des bases datées plus récentes et portant le même nom figurent dans le même répertoire ou lorsque les bases portent un nom qui commence par ‘Ancienne version de’. Cette dernière mention indiquant une sauvegarde réalisée par le système lors d’une opération de réparation ou de compactage.

Si vous ne souhaitez détruire qu’une seule base de données, sélectionnez la dans la liste, cliquez sur le bouton ‘Détruire’ et répondez négativement à la question posée.

Gestion des droits d’accès

Les bases de données pouvant être utilisées en réseau, il peut être utile de restreindre les droits d’accès de certains utilisateurs. Les droits d’accès aux bases de données sur Quick Devis® Enterprise Edition sont indépendants de droits donnés par votre administrateur réseau.

Pour un fonctionnement correct, il est impératif que l’ensemble des utilisateurs dispose d’un accès total en lecture et en écriture sur le répertoire des bases de données. C’est alors Quick Devis® Enterprise Edition qui permettra de restreindre ces droits.

Les droits s’appliquent à un répertoire entier et donc à l’ensemble des bases de données qui s’y trouvent, quel que soit leur type. Ils n’affectent en aucun cas les autres répertoires ; ainsi, un utilisateur pourra avoir des droits restreints sur un chemin réseau partagé et des droits complets sur les bases qui résident sur son propre disque.

Pour affecter des droits spécifiques à un répertoire, affichez la liste des bases qui y figurent en cliquant sur le bouton et en sélectionnant le chemin approprié. Cliquez ensuite sur le bouton ‘Droits’ pour afficher la liste des utilisateurs autorisés :

Votre login apparaîtra en première position dans la liste et vous disposerez de tous les droits (RW) dans toutes les colonnes.

Vous pouvez ajouter les noms de login des autres utilisateurs du répertoire sur votre réseau. Les utilisateurs qui ne figureront pas dans la liste auront seulement des droits de lecture sur tout (RO). Il n’est donc pas forcément nécessaire de lister tous les utilisateurs potentiels mais seulement ceux qui auront des droits spécifiques.

Pour modifier les droits d’un utilisateur, il suffit de double cliquer sur son autorisation à l’intersection de la colonne choisie et de la ligne comportant son login. On bascule ainsi de RO (lecture seule) à RW (lecture / écriture). A noter que pour les bases d’articles on a également RWEP (lecture / écriture sauf pour les prix) qui permet à l’utilisateur d’ajouter des temps et des données techniques sans altérer les prix de la base.

Si vous voulez rétablir les droits en lecture / écriture pour tous les utilisateurs, supprimer tous les utilisateurs de la liste sauf vous et validez.

Remarque : Les droits des utilisateurs sont stockés dans un fichier nommé QDRights.rgt et placé dans le répertoire auquel il s’applique. La suppression de ce fichier permet également de recouvrer les droits complets pour tous les utilisateurs.

Le gestionnaire d’articles

Le gestionnaire d’articles est destiné à afficher les bases d’articles physiques ou les bases d’articles virtuelles, à en permettre l’édition et l’insertion dans les devis.

Pour ouvrir une base d’articles dans le gestionnaire, vous pouvez double cliquer sur son nom ou cliquez sur le bouton ‘Ouvrir’ après avoir positionné le curseur sur la le nom de la base.

Il s’agit là de l’affichage complet, en mode ‘lecture’.

Fonctions de recherche

Pour effectuer une recherche, entrez simplement les premiers caractères de l’article à rechercher dans la boîte texte qui jouxte le bouton ‘Libellé’. Dès lors, à chaque entrée d’un nouveau caractère le curseur du gestionnaire d’articles vient se positionner sur l’article le plus proche du critère entré.

Si vous avez besoin de faire des recherches sur d’autres champs (comme la référence par exemple), il vous suffira de cliquer sur l’entête de la colonne du nouveau classement pour provoquer un reclassement immédiat de la base de données. Vous pouvez également changer le classement en cliquant sur le bouton ‘Libellé’.

Une autre méthode de recherche consiste à employer la structure arborescente se trouvant à la gauche des bases d’articles. Dans les bases Internet, cette structure porte sur la clé de classement figurant dans le ‘Champ Utilisateur’. Pour les bases privées, vous pouvez décider du champ de classement au moment de la création de la structure arborescente (voir plus bas dans ce chapitre).

Lorsque vous cliquez avec le bouton gauche de la souris sur une item de la structure arborescente, Quick Devis® Enterprise Edition reclasse automatiquement la base selon le ‘Champ Utilisateur’ (ou un autre champ s’il s’agit d’une base privée) et pointe sur le premier article correspondant à l’item sur laquelle vous avez cliqué. La base entière est disponible, même les articles qui ne réponde pas aux critères de l’item.

Si, en revanche, vous utilisez le bouton droit pour cliquer sur la structure arborescente, la clé de classement n’est pas modifiée (vous restez en mode ‘Libellé’ si ce dernier était actif) et un filtre est appliqué de manière à ne renvoyer que les articles correspondant à l’item sur laquelle vous avez cliqué. Les autres articles ne figurent plus à l’écran. Si vous aviez sélectionné des articles au préalable, la sélection sera perdue.

Pour retrouver un ou plusieurs articles particuliers en fonction d’un mot clé qui n’est pas nécessairement le début de l’article, classez la base en fonction du critère de votre choix et entrez un filtre dans la boîte texte prévue à cet effet. Validez en pressant la touche <entrée> en fin de saisie.

Quick Devis® Enterprise Edition n’affiche alors à l’écran que les articles qui correspondent au critère entré. Si vous aviez sélectionné des articles au préalable, la sélection sera perdue.

La syntaxe des filtres permet l’utilisation des caractères suivants :

* n’importe quel caractère ou chiffre ou suite de caractères ou suite de chiffres
? n’importe quel caractère ou chiffre unique
# tout chiffre unique
[x-y] tout chiffre compris entre x et y (x et y inclus)
[A-Z] tout caractère ou chiffre compris entre A et Z (A et Z inclus)
[!x-y] tout chiffre sauf ceux compris entre x et y (x et y inclus)
[!A-Z] tout caractère sauf ceux compris entre A et Z (A et Z inclus)

Voici quelques exemples applicables lorsque la base est classée par ‘Libellé’ :

*XM* (renvoie tout article contenant ‘XM’ dans son libellé)
Relais 2## V* (renvoie tout article commençant par ‘Relais 2’, suivi de deux chiffres, suivi de V et de n’importe quelles données)

Les filtres valides (ceux qui renvoient des articles) sont stockés dans la liste des derniers filtres appelés (dans la même boîte texte). Si vous souhaitez purger la liste des filtres enregistrés, cliquez sur le bouton ‘Filtres’ et pressez le bouton ‘Purger la liste des filtres’.

Seuls les 25 derniers filtres utilisés y figurent. Si vous en entrez un 26^ème, le 1^er est automatiquement effacé de la liste.

Taille des fenêtres

Il est possible d’ouvrir à l’écran autant de gestionnaires d’articles que la mémoire de votre ordinateur peut en supporter. Cette fonction est particulièrement pratique lorsque vous utilisez régulièrement plusieurs bases de données simultanément.

Pour ouvrir une seconde base de données, cliquez à nouveau sur le bouton de la barre de menu de la fenêtre principale et sélectionnez une autre base de données. Vous pouvez, si vous le souhaitez, ouvrir également de cette manière plusieurs instances de la même base de données.

Si, au lieu de cliquer sur bouton de la barre de menu de la fenêtre principale, vous cliquez sur le bouton du gestionnaire d’articles ouvert, la nouvelle base s’ouvre dans le gestionnaire d’articles et non pas sous la forme d’une nouvelle fenêtre.

Cette possibilité d’ouvrir un nombre important de bases de données impose souvent d’en réduire la taille afin qu’elles n’occupent pas tout l’écran. Pour ce faire, vous disposez de plusieurs boutons :

qui permet d’afficher ou de masquer la structure arborescente placée à la gauche du gestionnaire
qui permet de réduire la fenêtre à une taille ne laissant apparaître que la colonne de classement sélectionnée (dans ce mode, on passe d’un classement à l’autre avec le touches <Flèche gauche> et <Flèche droite>.
qui permet de réduire la fenêtre à une simple barre de menu, n’offrant aucune visibilité des articles (mise en veille de la base)
qui permet de revenir à l’affichage standard
qui permet d’afficher la base en plein écran, à des fins d’édition

Lorsque vous fermez le gestionnaire d’articles, Quick Devis® Enterprise Edition mémorise ces paramètres ainsi que la position de la fenêtre, la clé de classement, etc… de manière à ce que, à la prochaine ouverture, la base ait l’apparence dans laquelle vous l’aviez laissée.

Insertion d’articles dans les minutes

L’insertion d’articles dans les minutes est possible dans les modes standard (), réduit () et édition ().

Pour insérer un article, vous pouvez simplement positionner le curseur dessus et glisser l’article sur la ligne de minute de votre choix.

Vous pouvez également cliquez sur le bouton qui provoquera l’insertion de l’article au dessus de la ligne de minute sur laquelle se trouve le curseur dans la minute.

Si vous pressez le bouton , l’article sera alors inséré en remplacement de la ligne sur laquelle se trouve le curseur dans la minute ou, en remplacement de la sélection de ligne réalisée dans les minutes le cas échéant.

Si vous souhaitez insérer une sélection multiple d’articles, il vous faudra, dans le gestionnaire d’articles, sélectionner un à un les articles entrant dans la sélection. Pour ce faire, vous pouvez double cliquer sur les articles ou encore presser la touche espace. Utilisez la même opération pour désélectionner les articles.

Vous pouvez également entrer directement des quantités dans le gestionnaire d’articles pour éviter d’avoir à le faire dans la minute en positionnant le curseur sur l’article et en maintenant la touche <CTRL> enfoncée pendant que vous saisissez la quantité. Le fait d’affecter une quantité provoque automatiquement la sélection des articles.

Les sélections d’articles peuvent être insérées dans les minutes avec les mêmes méthodes que les articles simple (glisser, insérer et remplacer ).

Remarque : pour désélectionner tous les articles en une seule opération, cliquez sur le bouton .

Edition des bases

Pour passer une base de données en mode ‘Edition’, cliquez sur le bouton . Dans ce mode, vous ne pouvez pas insérer d’articles dans les minutes en utilisant la fonction ‘glisser’ mais uniquement en employant les boutons.

Rappelons que vous pouvez également modifier ou insérer des articles directement dans les minutes d’un devis puis les enregistrer ou les mettre à jour dans les bases d’articles à partir des minutes. Ceci constitue une alternative généralement plus efficace que l’édition directe des bases d’articles.

Après passage en mode édition, la base apparaît en plein écran avec la barre de menu suivante.

Vous pouvez alors éditer directement tous les champs en y entrant des données. Vous pouvez double cliquer ou presser la touche F2 pour éditer un champ.

Veillez à respecter les formats attendus. Voici les champs disponibles dans toutes les bases :

· Libellé........................................................................ 250 caractères maxi

· Référence................................................................... 50 caractères maxi

· Famille......................................................................... 20 caractères maxi

· Champ Utilisateur..................................................... 20 caractères maxi

· Fabricant..................................................................... 20 caractères maxi

· Unité............................................................................ 10 caractères maxi

· Prix public.................................................................. 0 à 9999999999.99

· Type de fourniture........................................................................... 0 à 99

· Monnaie.................................... 3 caractères impératifs en majuscules

· Remise............................................................................................... 0 à 95

· Temps Unitaire.......................................................... 0 à 9999999999.99

· Type de personnel........................................................................... 0 à 99

Le champ ‘Remise’ n’est pas accessible dans les bases comportant des remises externes. En effet, dans ce type de bases, les remises résident dans un fichier commun à toutes les bases du répertoire nommé ‘Remises.rem’ et accessibles par la fonction ‘Gestion des remises’ du menu ‘Données’

Les bases à prix de vente forcés comportent en plus le champ suivant :

· Prix de vente forcé................................................... 0 à 9999999999.99

Dans ce champ, une valeur zéro signifie un prix de vente non forcé. Pour forcer la valeur à zéro, entrez la valeur -1.

Les bases à champs étendus disposent en plus des champs suivants :

· Coefficient sur fourniture.............................................................. 0,1 à 5

· Coefficient sur temps..................................................................... 0,1 à 5

· Commentaire........................................................... 255 caractères maxi

· 60 champs libres.............................. -999999999.99 à 9999999999.99

· 5 champs linguistiques.......................................... 255 caractères maxi

Les champs coefficients sur fourniture et coefficients sur temps n’apparaissent que si vous avez pressé les boutons . Si ces champs ne sont pas affichés dans la base (cas par défaut), les opérations d’enregistrement et de lecture de la base ne prennent pas en compte les valeurs correspondantes. Ne pressez ces boutons que si vous avez à stocker ces coefficients en base.

Les 60 champs libres sont des champs numériques dans lesquels vous pouvez stocker toute donnée venant des colonnes libres des minutes. La correspondance n’est pas réalisée par la position de la colonne mais par son nom. Ainsi, si un champ est nommé ‘Poids unitaire’ dans la base et également ‘Poids unitaire’ dans les minutes, la correspondance sera établie à la lecture comme à l’enregistrement quel que soit les positions respectives de ces champs dans les minutes ou dans la base. Pour déterminer le nom d’un champ libre, placez le curseur sur son entête et cliquez sur le bouton .

Les 5 champs linguistiques vous permettent de stocker la traduction du libellé de vos bases en plusieurs langues. Pour définir une langue, cliquez sur l’entête d’un champ et cliquez sur le bouton . Vous devrez alors choisir la langue dans une liste.

Lorsque plusieurs langues sont utilisées dans une base, une liste déroulante permettant de choisir la langue apparaît dans la barre de menu du gestionnaire d’articles en mode d’affichage standard.

Pour mettre à jour un devis dans une langue différente de celle utilisée pour l’import des articles. Sélectionnez la langue du devis via le menu ‘Options de données’ du menu ‘Options’ et actualisez ensuite le devis à partir des bases multilingues via la fonction ‘Actualiser tout le devis’ ou via la fonction ‘Mettre à jour ligne’ selon que vous souhaitez opérer des traductions totales ou partielles.

Si vous souhaitez créer un nouvel article, cliquer sur le bouton , et modifiez le caractéristiques de l’article créé.

Pour détruire un article ou une sélection d’article, sélectionnez les articles à détruire en plaçant le curseur dans la bordure gauche de la fenêtre en en pressant le bouton gauche, puis cliquez sur le bouton . Pour désélectionnez les articles, utilisez la même procédure.

Le mode édition permet également d’optimiser la base, c'est-à-dire réduire sa taille au mieux et manière à garantir des temps d’accès optimaux. Pour optimiser une base, cliquez sur le bouton . Cette opération peut également être réalisée à partir du menu ‘Outils’ sans avoir à ouvrir la base au préalable.

Création ou édition d’une structure arborescente

Pour créer ou éditer la structure arborescente d’une base privée, il suffit de placer la base en mode d’affichage standard (), de presser le bouton d’affichage de l’arborescence () et de presser ensuite le bouton d’édition de la structure (). L’éditeur de structure se présente comme suit.

Dans l’exemple ci-dessus, nous avons utilisé le ‘Champ Utilisateur’ de la base de données pour construire la structure arborescente. Les ‘Champs utilisateurs’ auront donc, dans cette base, la forme X 00 000 suivis d’un numéro d’ordre ou une suite de caractères.

Ainsi, le code A 01 002 001 appartiendra aux ‘Chauffe eau gaz’ et le code B 01 003 appartiendra aux ‘Armoires électriques’. Voici la forme de la structure arborescente ainsi créée.

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser Microsoft Excel pour créer ou modifier vos structures arborescentes en utilisant les boutons appropriés de l’éditeur de structures. Toutefois, dans un tel cas, nous vous conseillons d’exporter au préalable un document Excel à partir de Quick Devis® Enterprise Edition plutôt que de d’en créer un totalement. Cette méthode garantit qu’il n’y aura aucune erreur de format dans le document à importer.

Vous pouvez également employer la fonction ‘Conversion en base d’articles’ du menu ‘Données’ qui permet de créer des bases d’articles tout en générant automatiquement leur structure arborescente à partir de Microsoft Excel™.

Remarque : L’arborescence des bases Internet étant imposée par les constructeurs, il n’est pas permis d’éditer la structure arborescente de ce type de base.

Prise en charge de documents Microsoft Word™

Le gestionnaire d’articles permet de stocker des documents Microsoft Word™ associés aux articles. Ceci dans le but de réaliser des spécifications techniques par exemple.

Vous pouvez faire apparaître le document Word™ d’un article en cliquant sur le bouton . Pour enregistrer le document, il vous suffit de cliquer sur la liste des articles ou de quitter le gestionnaire d’articles.

Le document Word™ peut être transféré dans les minutes au moment de l’import de l’article. Pour cela, cochez la case ‘Importer document Ms Word’ apparaissant au bas du gestionnaire d’articles en mode d’affichage standard. Le statut de cette case est stocké dans le profil utilisateur de manière à ce que vous n’ayez pas à la cocher à chaque ouverture du gestionnaire.

Prise en charge de tableaux de calculs

Les gestionnaire d’articles supporte des tableaux de calculs qui peuvent par exemple servir à calculer les prix, les temps, les remises ou les quantités des articles. Cette fonction sera particulièrement utile si vous avez besoin de faire varier le prix d’un article en fonction de contraintes économiques stockées dans les variables globales d’un devis ou si vous avez besoin de calculer la quantité d’un article en fonction de critères techniques.

Pour faire apparaître le tableau de calcul, cliquez sur le bouton . Le fonctionnement du tableur est décrit au chapitre Les tableaux de calculs des minutes.

Export d’une base d’articles vers Microsoft Excel

Pour exporter le contenu d’une base de données vers Microsoft Excel, cliquez sur le bouton , à partir de l’affichage standard () ou de l’affichage pour édition (). Quick Devis® Enterprise Edition vous propose alors de préciser ce que vous souhaitez exporter.

Vous pouvez exporter l’ensemble des articles de la base, seulement ceux qui correspondent au filtre que vous avez mis en place (exemple *XM*) ou encore uniquement les articles que vous avez sélectionné. La fonction lance automatiquement Microsoft Excel et affiche une trame standardisée qui peut alors être modifiée sous Microsoft Excel et reconvertie en base Quick Devis® Enterprise Edition au travers de la fonction ‘Conversion en base d’articles’ du menu ‘Données’.

Remarque : pour des raisons de protection des données contre la copie, les bases Internet ne peuvent être intégralement exportées. Cette fonction est donc réservée aux bases privées.

Les fonctions du gestionnaire d’articles

Les fonctions accessibles par les menus sont détaillées ici :

Ouvrir base

Cette fonction permet d’ouvrir une base d’articles dans le gestionnaire affiché.

Insérer la sélection

Cette fonction permet d’insérer la sélection courante dans les lignes qui précèdent la ligne sur laquelle se trouve le curseur dans les minutes. La fonction insère autant de lignes que d’articles sélectionnés.

Remplacer la sélection

Cette fonction permet d’insérer la sélection courante dans les minutes en remplaçant les lignes sélectionnées ou, s’il n’y a pas de sélection dans la minute, la fonction remplace alors la ligne sur laquelle se trouve le curseur.

Si aucun article n’est sélectionné dans la base à l’appel de la fonction, c’est l’article sur lequel se trouve le curseur qui sera pris en compte.

Dé sélectionner les articles

Ce bouton permet de supprimer toute sélection d’articles en cours.

Sélection d’affichage

Ces boutons permettent respectivement d’afficher la base en mode veille, réduit, standard et édition.

Affichage et édition de l’arborescence

Ces boutons permettent respectivement d’afficher l’arborescence sur la gauche de la base d’articles et d’éditer cette arborescence. La méthode à utiliser pour créer une arborescence est décrite au chapitre Création ou édition d’une structure arborescente. L’arborescence ne peut être éditée qu’en mode d’affichage ‘Standard’ car elle n’apparaît pas en mode ‘Edition’.

Exporter la basevers Ms Excel™

Cette fonction permet d’exporter la totalité de la base d’articles vers un fichier Microsoft Excel™. La fonction exporte dans le format utilisé comme passerelle c'est-à-dire que vous pouvez utiliser ce format pour recréer une base d’articles via le module de conversion en bases de données.

Vous pouvez, en cochant les cases appropriées, exporter les articles qui répondent au filtre en place (tous les articles par défaut) ou seulement une sélection d’articles que vous aurez réalisée au préalable.

Requêtes de modification

Cette fonction permet de réaliser des modifications sur les différents champs d’une base d’articles en formulant des requêtes. Son fonctionnement est décrit au chapitre Le langage de requête.

Créer un nouvel article

Cette fonction créé un nouvel article vierge portant le libellé ‘Nouvel article’.

Supprimer un article

Cette fonction supprime les articles sélectionnés de la base. Pour sélectionner des articles, utilisez les sélecteurs latéraux se trouvant à la gauche du gestionnaire d’articles.

Optimiser la base d’articles

Une base d’articles peut souvent être optimisée en termes de taille et de temps d’accès car les emplacements laissés libres par les données détruites occupent inutilement de la place sur le disque.

Pour optimiser la base ouverte, il vous suffit d’appeler cette fonction.

Par sécurité, cette fonction réalise toujours une copie sauvegarde nommée Sauvegarde <nom de la base> du <date et heure>.

Il est impératif que la base soit totalement accessible pour réaliser une optimisation. Si un utilisateur est connecté, un message d’erreur apparaîtra.

Verrouiller les articles à l’import

Si ce bouton est enfoncé et que des articles de la base sont importés dans un devis dont le statut des articles/groupes est verrouillé, l’utilisateur ne pourra modifier que les colonnes autorisées dans les minutes.

Reportez vous au chapitre ‘Options de sécurité’ du menu ‘Options’ pour en savoir plus.

Reconnaître les articles par leur référence

Par défaut, dans les bases sans remise externe, les articles sont reconnus en utilisant leurs 5 champs clés. Si vous enfoncez ce bouton, les articles seront reconnus par leur référence uniquement. Reportez vous au chapitre Le modèle de données pour en savoir plus sur les modes de reconnaissance des articles.

Editer le tableau de calculs de l’article

Ce bouton permet d’accéder au tableau de calcul de l’article. Reportez vous au chapitre les tableaux de calculs des minutes pour en savoir plus.

Détruire le tableau de calculs de l’article

Ce bouton permet de supprimer le tableau de calcul de l’article sur lequel se trouve le curseur.

Editer le document Microsoft Word™ de l’article

Cette fonction permet d’afficher un document Microsoft Word™ qui prendra place dans l’article.

Le document Microsoft Word™ s’enregistre automatiquement lorsque vous cliquez sur le tableau des articles ou lorsque vous fermez le gestionnaire d’articles. Une case à cocher figurant dans la zone basse de la fenêtre en mode standard permet d’importer ce document paramétré dans les minutes.

Supprimer un document Word™

Cette fonction supprime d’un article un document Microsoft Word™.

Masquer les champs langues non utilisés

Cette fonction permet de masquer les colonnes des champs langues non nommés.

Masquer les champs étendus non utilisés

Cette fonction permet de masquer les colonnes ayant des champs étendus non nommés.

Nommer un champ étendu ou un champ linguistique

Ce bouton permet de donner un nom à un champ étendu ou d’affecter une langue à un champ linguistique.

Supprimer le nom champ étendu ou un champ linguistique

Ce bouton permet de supprimer le nom à un champ étendu d’un champ linguistique.

Prendre en compte les coefficients

Ces deux boutons permettent respectivement d’indiquer que la base doit prendre en compte coefficients sur fourniture et les coefficients sur temps. Si ces boutons sont pressés, les opérations d’enregistrement et de lecture de la base prendront en compte les valeurs correspondantes.

Ne pressez ces boutons que si vous avez à stocker ces coefficients en base.

Le gestionnaire de groupes

Pour ouvrir une base de groupes dans le gestionnaire, vous pouvez double cliquer sur son nom ou cliquez sur le bouton ‘Ouvrir’ après avoir positionné le curseur sur la le nom de la base. Les bases de groupes apparaissent en gras dans la liste.

Le gestionnaire de groupes est destiné à afficher les bases de groupes et à en permettre l’édition et l’insertion dans les devis.

Un groupe est, par définition, un ensemble d’articles. Les articles référencés par un groupe doivent impérativement figurer dans des bases physiques. Ces articles peuvent contenir des prix, des temps ou tout type de données techniques.

Un groupe ne contient que des références vers les articles qui le composent et il associe à chacun des ses articles une quantité qui peut éventuellement être le résultat d’un calcul. Les groupes ne contiennent donc pas de prix. Il s’agit d’ensembles purement techniques qui ne sont valorisés qu’au moment de l’import dans les devis.

Un groupe peut contenir au maximum 5 000 lignes et une base de groupes jusqu’à 65 536 groupes. Toutefois, pour des raisons de performances d’affichage au chargement, il est déconseillé d’utiliser des bases contenant plus de 2 500 groupes. Découpez vos groupes en plusieurs bases si vous avez plus de données à gérer.

Il s’agit là de l’affichage complet, en mode ‘lecture seule’. Les groupes peuvent être affichés en mode arborescent comme ci-dessus on en mode liste comme ci-dessous.

Pour passer d’un mode d’affichage à l’autre, cliquez sur le bouton .

Fonctions de recherche

Pour effectuer une recherche, entrez simplement les premiers caractères de l’article à rechercher dans la boîte texte qui jouxte le bouton ‘Libellé’. Dès lors, à chaque entrée d’un nouveau caractère le curseur du gestionnaire de groupes vient se positionner sur le groupe le plus proche du critère entré.

Si vous avez besoin de faire des recherches sur la référence plutôt que sur le libellé, il vous suffira de cliquer sur l’entête de la colonne du nouveau classement pour provoquer un reclassement immédiat de la base de données. Vous pouvez également changer le classement en cliquant sur le texte ‘Libellé’ qui devient alors successivement ‘Référence’ puis ‘(Arb.) Référence’. Ce dernier mode classe la base selon la structure arborescente.

En mode ‘Affichage arborescent’, vous pouvez employer la structure arborescente. Cette structure porte toujours sur la clé de classement ‘Référence’. Vous pouvez créer vous-même votre propre structure arborescente (voir plus bas dans ce chapitre).

Pour retrouver un ou plusieurs articles particuliers en fonction d’un mot clé qui n’est pas nécessairement le début du libellé ou de la référence d’un groupe, classez la base en fonction du critère de votre choix et entrez un filtre dans la boîte texte prévue à cet effet. Validez en pressant la touche <entrée> en fin de saisie.

Quick Devis® Enterprise Edition n’affiche alors à l’écran que les groupes qui correspondent au critère entré. Si vous aviez sélectionné des articles au préalable, la sélection sera perdue.

La syntaxe des filtres permet l’utilisation des caractères suivants :

* n’importe quel caractère ou chiffre ou suite de caractères ou suite de chiffres
? n’importe quel caractère ou chiffre unique
# tout chiffre unique
[x-y] tout chiffre compris entre x et y (x et y inclus)
[A-Z] tout caractère ou chiffre compris entre A et Z (A et Z inclus)
[!x-y] tout chiffre sauf ceux compris entre x et y (x et y inclus)
[!A-Z] tout caractère sauf ceux compris entre A et Z (A et Z inclus)

Voici quelques exemples applicables lorsque la base est classée par ‘Libellé’ :

*XM* (renvoie tout groupe contenant ‘XM’ dans son libellé)
Relais 2## V* (renvoie tout groupe commençant par ‘Relais 2’, suivi de deux chiffres, suivi de V et de n’importe quelles données)

Les filtres valides (ceux qui renvoient des groupes) sont stockés dans la liste des derniers filtres appelés (dans la même boîte texte).

Seuls les 25 derniers filtres utilisés y figurent dans la boîte texte. Si vous en entrez un 26^ème, le 1^er est automatiquement effacé de la liste.

Taille des fenêtres

Il est possible d’ouvrir à l’écran autant de gestionnaires de groupes que la mémoire de votre ordinateur peut en supporter. Cette fonction est particulièrement pratique lorsque vous utilisez régulièrement plusieurs bases de groupes simultanément.

Pour ouvrir une seconde base de groupes, cliquez à nouveau sur le bouton de la barre de menu de la fenêtre principale et sélectionnez une autre base. Vous pouvez, si vous le souhaitez, ouvrir également de cette manière plusieurs instances de la même base de données pour insérer un groupe au sein d’un autre par exemple.

Si, au lieu de cliquer sur bouton de la barre de menu de la fenêtre principale, vous cliquez sur le bouton du gestionnaire de groupes ouvert, la nouvelle base s’ouvre dans le gestionnaire de groupes et non plus sous la forme d’une nouvelle fenêtre.

qui permet de réduire la fenêtre à une taille ne laissant apparaître que la colonne de classement sélectionnée (dans ce mode, on passe d’un classement à l’autre avec le touches <Flèche gauche> et <Flèche droite>.
qui permet de réduire la fenêtre à une simple barre de menu, n’offrant aucune visibilité des groupes (mise en veille de la base)
qui permet de revenir à l’affichage standard. Dans ce mode, vous pouvez redimensionner la fenêtre en l’étirant et déplacer la barre qui sépare la liste des groupes de celles des articles qui composent le groupe.
qui permet d’afficher la base en plein écran, à des fins d’édition

Lorsque vous fermez le gestionnaire de groupes, Quick Devis® Enterprise Edition mémorise ces paramètres ainsi que la position de la fenêtre, sa taille, la clé de classement, etc… de manière à ce que, à la prochaine ouverture, la base ait l’apparence dans laquelle vous l’aviez laissée.

Insertion de groupes dans les minutes

L’insertion de groupes dans les minutes est possible dans les modes standard () et réduit () seulement.

Pour insérer un groupe, vous pouvez simplement positionner le curseur dessus et glisser l’article sur la ligne de minute de votre choix.

Vous pouvez également cliquez sur le bouton qui provoquera l’insertion du groupe au dessus de la ligne de minute sur laquelle se trouve le curseur dans la minute.

Si vous pressez le bouton , le groupe sera alors inséré en remplacement de la ligne sur laquelle se trouve le curseur dans la minute ou, en remplacement de la sélection de ligne réalisée dans les minutes le cas échéant.

Si vous souhaitez insérer une sélection multiple de groupes, il vous faudra, dans le gestionnaire de groupes, sélectionner un à un les groupes entrant dans la sélection. Pour ce faire, vous pouvez double cliquer sur les groupes ou encore presser la touche espace. Utilisez la même opération pour désélectionner les groupes. Cette opération de sélections multiples n’est pas disponible pour les groupes comportant des feuilles de calculs.

Vous pouvez également entrer directement des quantités dans le gestionnaire de groupes pour éviter d’avoir à le faire dans la minute en positionnant le curseur sur le groupe et en maintenant la touche <CTRL> enfoncée pendant que vous saisissez la quantité. Le fait d’affecter une quantité provoque automatiquement la sélection des groupes.

Les sélections de groupes peuvent être insérées dans les minutes avec les mêmes méthodes que les groupes simple (glisser, insérer et remplacer ).

Remarque : pour désélectionner tous les groupes en une seule opération, cliquez sur le bouton .

Lorsque un groupe a été importé dans les minutes, il n’est plus reconnu en tant que groupe mais simplement comme un ensemble d’articles. Si vous souhaitez qu’un groupe se comporte comme tel après avoir été importé dans les minutes, il vous faudra sélectionner les lignes qui le composent dans les minutes et les grouper à l’aide de la fonction ‘Grouper à l’impression’ du menu ‘Edition’. Vous pouvez faire en sorte que ce statut soit automatique en cochant les cases appropriées de la fonction ‘Options de données’ du menu ‘Options’. Lorsque un groupe apparaît groupé dans les minutes, la modification de la quantité de groupe entraîne la modification des quantités des articles qui le composent.

Un groupe ne peut apparaître ‘groupé’ que si il a été importé avec sa ligne de titre. Cette option est également disponible dans la fonction ‘Options de données’ du menu ‘Options’.

Dans les minutes, un groupe est considéré comme étant l’enfant du groupe qui le précède dès lors que les deux groupes apparaissent groupés et se suivent sans ligne blanche de séparation. Dans ce cas, la modification de la quantité du groupe parent peut entraîner la modification des quantités du groupe enfant (selon le choix fait par l’opérateur au moment de la saisie de quantité)

Lorsque vous mettez à zéro la quantité d’un groupe apparaissant groupé dans les minutes, les quantités de tous ses articles passent également à zéro et vous ne pouvez donc plus, ultérieurement affecter des quantités correctes en changeant simplement la quantité du groupe car il n’est alors plus possible de faire un calcul de ratio qui permettrait de déterminer les nouvelles quantités.

Pour cette raison, il est conseillé de placer dans votre devis un champ libre réservé nommé [Qté par unité] (avec ses crochets). En présence d’un tel champ, Quick Devis® Enterprise Edition placera automatiquement les quantités d’articles valides pour une unité de groupe dans cette colonne. Il sera donc toujours possible de calculer les quantités d’articles résultantes lorsque vous modifierez la quantité d’un groupe. Cette colonne n’est jamais visible lorsque les groupes sont affichés en mode ‘Groupé’ (bouton des minutes).

Edition des bases

Pour passer une base de groupes en mode ‘Edition’, cliquez sur le bouton . Dans ce mode, vous ne pouvez pas insérer de groupes.

Rappelons que vous pouvez également créer, modifier ou insérer des articles directement dans les minutes d’un devis puis les enregistrer dans un groupe en appelant simplement la fonction ‘Enregistrer un groupe’ du menu ‘Données’. Ceci constitue une alternative généralement plus efficace que l’édition directe des bases de groupes.

Après passage en mode édition, la base apparaît en plein écran avec la barre de menu suivante.

Vous pouvez alors éditer directement tous les champs en y entrant des données. Vous pouvez double cliquer ou presser la touche F2 pour éditer un champ. Toutefois, cette méthode n’est pas recommandée car vous risquez de mal mettre en place les références permettant de retrouver les articles.

La meilleure méthode consiste à ouvrir en mode lecture la base d’articles qui contient les articles à référencer et à opérer une simple opération de glisser / déposer vers la liste d’articles du groupe en cours d’édition. Vous pouvez également de la même manière insérer des groupes provenant de la même base de groupes ou d’une autre dans la liste. Dans ce cas, les groupes figurant dans la liste seront les groupes enfants du groupe édité et leur contenu sera donc importé à chaque import du groupe parent.

Remarque : Veillez lorsque vous créez glissez des groupes enfants dans un groupe parent à ce qu’un des groupes enfant n’appelle pas lui-même le groupe parent. Vous auriez alors une procédure récursive que Quick Devis® Enterprise Edition ne pourrait détecter que par un débordement de capacité. Il génère un message d’erreur lorsque l’on tente d’importer plus de 5 000 articles en une seule opération.

Si vous choisissez d’éditer manuellement les champs, veillez à respecter les formats attendus :

· Quantité...................... -999999999.9999999 à 9999999999.9999999

· Libellé........................................................................ 250 caractères maxi

· Référence................................................................... 50 caractères maxi

· Famille......................................................................... 20 caractères maxi

· Champ Utilisateur..................................................... 20 caractères maxi

· Chemin.............................................................................................. 1 à 10

· Base source............................................................... 35 caractères maxi

· Importer MO............................................................................. 0ui ou Non

Si vous souhaitez créer un nouvel groupe, cliquer sur le bouton , et modifiez le caractéristiques du groupe ainsi créé dans la liste de gauche. Vous pouvez également créer un nouveau groupe en copiant le contenu d’un groupe existant, pour réaliser un groupe approchant par exemple. Pour ce faire, placez votre curseur sur le groupe à copier et cliquez sur le bouton .

Pour détruire un groupe, placez votre curseur sur son nom dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton .

La colonne ‘Importer MO’ permet de déterminer si lorsque l’on importe un article à partir d’un groupe, on importe également ses temps et types de main d’œuvre. Cette fonctionnalité est très pratique si vous estimez les temps de pose des groupes au niveau global plutôt qu’au niveau des articles qui le compose. Dans ce cas, vous inscrirez ‘NON’ comme valeur sur les lignes des articles et vous ajouterez un article de pose au groupe qui contiendra alors un temps global.

Lorsque les articles seront insérés via la groupe, ils viendront sans temps individuel mais avec un temps global alors que lorsqu’ils seront insérés unitairement (à partir d’une base d’articles), ils viendront avec leur temps individuel.

Création ou édition d’une structure arborescente

Pour créer ou éditer la structure arborescente d’une base de groupes, il suffit de placer la base en mode édition (), de presser le bouton d’affichage de l’arborescence () et de presser ensuite le bouton d’édition de la structure (). L’éditeur de structure se présente comme suit.

La structure arborescente est toujours basée sur la référence des groupes. Dans l’exemple ci-dessus, les groupes dont la référence commence par 20060303 seront placés dans la branche référencée 200603 elle-même placée dans la branche 2006. Dans cet exemple les libellés sont dans l’ordre de l’arborescence mais il ne s’agit nullement d’une obligation.

Vous pouvez utiliser les boutons ‘Export Ms Excel’ et ‘Import Ms Excel’ pour récupérer des listes à partir de Microsoft Excel™. Veillez dans ce cas à respecter la trame attendue par la fonction, la meilleure solution consiste à exporter une trame, à la remplir sous Microsoft Excel™ et à la réimporter.

Mise en œuvre de feuilles de calculs (groupes paramétrés)

Le groupe étant un ensemble d’articles lié par des quantités, il est par défaut linéaire c'est-à-dire que si vous multipliez pas deux la quantité du groupe à importer, Quick Devis® Enterprise Edition multipliera par deux les quantités de chacun des articles qui composent le groupe.

Or, dans certains cas, une logique linéaire de ce type est insuffisante pour modéliser un calcul. On pourrait par exemple avoir à calculer des volumes de sable et de terre en fonction d’une largeur et d’une hauteur de tranchée.

Pour cela, Quick Devis® Enterprise Edition vous permet de placer une feuille de tableur dans un groupe. Pour insérer une telle feuille, cliquez sur le bouton après avoir passé le groupe en mode édition. Vous disposerez alors d’un classeur de type Excel™ comportant deux onglets : un onglet ‘Quantités’ dans lequel vous pourrez créer l’interface utilisateur et réaliser vos calculs et un onglet ‘Articles’ qui contient la liste des articles et qui fonctionne exactement comme un groupe sans feuille de calcul.

Après avoir réalisé vos calculs, il vous suffira d’en reporter les résultats dans la colonne ‘Quantité’ de l’onglet ‘Articles’ par de simples formules. Vous pouvez par exemple importer un article plutôt qu’un autre en fonction de critères de choix en utilisant des formules conditionnelles.

La formulation est de type Excel™ et la plupart des fonctions sont supportées.

Lorsque vous importez dans les minutes un groupe paramétré, seul les lignes disposant d’une quantité sont importées. De ce fait, vous pouvez y placer par exemple tous les articles d’une gamme et sélectionner automatiquement l’un de ces articles en fonction de critères de calculs.

Dans notre exemple, la liste déroulante figurant en C17 renvoie en B25 le texte qui y apparaît. Les formules placées en C27, C28 et C29 placent la quantité calculée dans la cellule correcte en fonction de ce type.

Les différentes valeurs calculées apparaissant dans les lignes 18 à 29 de la colonne C, sont reportées dans l’onglet ‘Articles’ sur la colonne ‘Quantité’.

Vous n’avez pas besoin d’enregistrer vos modifications, le simple fait de fermer la base ou de cliquer sur un autre groupe enregistre le document. Vous pouvez utiliser les fonctions d’import et d’export vers Microsoft Excel™ pour récupérer des données existantes.

Passage de paramètres d’un groupe parent à un groupe enfant

Lorsque vous utilisez des groupes à feuille de calculs, il peut être intéressant de transmettre à un groupe enfant à titre de données d’entrée, certaines cellules du groupe parent qui l’appelle. Le groupe enfant appelé tout seul devant exposer sa classique interface de paramétrage.

Pour réaliser cette opération, insérez le groupe enfant dans la liste d’articles du groupe parent en opérant une opération de glisser / déposer à partir d’une seconde base ou d’une nouvelle instance de la même base.

Spécifiez ensuite dans les colonnes de droite, sur la ligne du groupe enfant, quelles est la colonne qui contient les données sources dans le groupe parent et quelle est la colonne qui contiendra les données cibles dans le groupe enfant (AD et AE dans notre exemple).

Paramétrez ensuite votre groupe parent de manière à ce que les données devrant être passées au groupe enfant figurent dans la colonne AD.

Cette zone de communication qui contient 499 cellules sera automatiquement copiée au moment de l’import dans la colonne AE du groupe enfant. Il vous suffit alors de concevoir le groupe enfant de manière à ce qu’il prenne ses données sources dans sa colonne AE.

Si le groupe enfant est appelé seul, la colonne AE sera vide et aucune donnée n’apparaîtra donc dans les cases à remplir sur l’interface de paramétrage. L’utilisateur sera alors invité à saisir les données d’entrée. Si, en revanche, le groupe est appelé à partir du groupe parent, ces cases de l’interfacer seront automatiquement remplies via la colonne AE.

Les fonctions du gestionnaire de groupes

Les fonctions accessibles par les menus sont détaillées ici :

Ouvrir base

Cette fonction permet d’ouvrir une base de groupes dans le gestionnaire affiché.

Insérer la sélection

Remplacer la sélection

Si aucun groupe n’est sélectionné dans la base à l’appel de la fonction, c’est le groupe sur lequel se trouve le curseur qui sera pris en compte.

Dé sélectionner les groupes

Ce bouton permet de supprimer toute sélection de groupes en cours.

Sélection d’affichage

Ces boutons permettent respectivement d’afficher la base en mode veille, réduit, standard et édition.

Affichage et édition de l’arborescence

Ces boutons permettent respectivement d’afficher l’arborescence de la base à la place de la liste des groupes et d’éditer cette arborescence. La méthode à utiliser pour créer une arborescence est décrite au chapitre Création ou édition d’une structure arborescente.

Importer une liste de groupes au format Ms Excel

Cette fonction permet d’importer automatiquement une liste de groupes dans les minutes à partir d’un fichier Microsoft Excel™ contenant les références, les quantités et éventuellement les libellés des groupes à importer.

Elle sera particulièrement utile pour créer des passerelles avec des logiciels de CAO qui génèrent des listes de ‘macro éléments’ qui doivent être décomposés pour être évalués sous Quick Devis® Enterprise Edition.

A l’ouverture du fichier, vous devrez indiquer à Quick Devis® Enterprise Edition où se trouvent chacune des colonnes à prendre en compte dans le fichier.

Pour supprimer la définition d’un champ et faire en sorte qu’il ne soit plus pris en compte, placez le curseur sur l’entête et pressez la touche <SUPPR>.

Après avoir défini les colonnes, sélectionnez les lignes à importer et cliquez sur le bouton ‘Importer les groupes sélectionnés’.

Remarque : les positions des colonnes sont conservées de manière à ce que vous n’ayez pas à les redéfinir à chaque import.

Editer le document Microsoft Word™ du groupe

Cette fonction permet d’afficher un document Microsoft Word™ qui prendra place dans le groupe. Ce document peut contenir des données qui permettent son automatisation à des fins de renseignement d’une spécification technique par exemple.

Tous les textes spécifiés entre accolades {} sont considérés comme étant des champs à renseigner. Voici quelques exemples de la formulation :

{RQV-12} renvoie la quantité de l’article venant en 12^ème position dans le groupe en chiffres (Row Quantity Value)
{RQW-7EN} renvoie la quantité de l’article venant en 7^ème position dans le groupe en lettres (Row Quantity in Words) en langue anglaise (EN)
{CET-G19} renvoie le texte présent dans la cellule G19 de l’onglet ‘Quantités’ (Cell Text G19)
{CEW-AX22FF} renvoie la valeur présente dans la cellule AX22 de l’onglet ‘Quantités’ en lettres (Cell in Words AX22) en langue Française France (FF)

Les langues disponibles pour les sommes en lettres sont FF (Français France), FS (Français Suisse), FB (Français Belgique), EN (Anglais), DE (Allemand) et IT (Italien)

Evitez dans vos documents d’employer des styles (titre1, titre2…) sinon ils figureront dans le sommaire de votre document de synthèse. L’imbrication de votre texte sera automatiquement spécifiée en fonction du poste auquel il appartient dans le document de synthèse. Il est donc inutile de changer la mise en page dans le document figurant dans le groupe.

Le document Microsoft Word™ s’enregistre automatiquement lorsque vous cliquez sur le tableau du groupe ou lorsque vous fermez le gestionnaire de groupes. Une case à cocher figurant dans la zone basse de la fenêtre en mode standard permet d’importer ce document paramétré dans les minutes.

Supprimer un document Word™

Cette fonction supprime d’un groupe un document Microsoft Word™.

Exporter la base complète vers Ms Excel™

Cette fonction permet d’exporter la totalité de la base de groupes vers un fichier Microsoft Excel™. Par défaut la fonction exporte dans le format utilisé comme passerelle c'est-à-dire que vous pouvez utiliser ce format pour recréer une base de groupes via le module de conversion en bases de données. Dans cette trame, les données relatives aux articles (situés à la droite de la feuille) sont facultatives et ne sont pas utilisées pour créer une base.

Vous pouvez, en cochant les cases appropriées, exporter les groupes qui répondent au filtre en place (tous les groupes par défaut) ou seulement une sélection de groupes que vous aurez réalisée au préalable.

La fonction permet également de générer un trame Microsoft Excel™ mentionnant les prix et les temps et réalisant des totaux de ces valeurs pour chacun des groupes. Pour ce faire, elle va lire une à une ces valeurs dans les bases d’articles appelées par chaque groupe.

Cette fonction n’exporte pas le tableau de calculs qui peut être présent dans chaque groupe mais seulement un tableau récapitulatif.

Exporter le groupe courant vers Ms Excel™

Cette fonction permet d’exporter vers Microsoft Excel™ le classeur de calcul qui apparaît dans un groupe paramétré. La fonction exporte l’onglet ‘Quantités’ ainsi que la liste des articles.

Les cases à cocher et listes déroulantes étant animées par Quick Devis® Enterprise Edition, elles ne sont pas supportées sous Microsoft Excel™ et ne sont donc pas exportées par la fonction. Si vous avez de tels objets à utiliser, construisez les sous Quick Devis® Enterprise Edition après avoir importé vos documents Excel™.

Importer un groupe de Ms Excel™

Cette fonction permet d’importer à partir de Microsoft Excel™ un groupe composé d’un onglet ‘Quantités’ et d’un onglet ‘Articles’. Il est vivement déconseillé de construire ce type de documents à partir d’Excel™. La meilleure solution consiste à exporter un document à partir de Quick Devis® Enterprise Edition, à le modifier sous Excel™ et à réimporter l’ensemble modifié en utilisant la fonction.

Le document à importer ne doit contenir ni objet graphique, ni référence à des classeurs externes sans quoi Quick Devis® Enterprise Edition refusera de l’importer ou n’importera que les feuilles de calcul, sans éléments graphiques.

Créer un nouveau groupe vierge

Cette fonction créé un nouveau groupe vierge portant le libellé ‘Nouveau groupe’ et l’affiche.

Créer un nouveau groupe dérivé

Cette fonction créé un nouveau groupe en dupliquant le groupe sur lequel se trouve le curseur. Elle nomme ce groupe ‘Nouveau groupe’ et l’affiche.

Supprimer un groupe

Cette fonction supprime le groupe affiché de la base. Elle retire également toutes les références qu’il contient à des articles ou à des groupes.

Supprimer un article

Cette fonction supprime l’article sur lequel se trouve le curseur. Aucun message de confirmation n’est demandé.

Retrouver l’article dans sa base d’origine

Cette fonction permet d’ouvrir la base contenant l’article ou le groupe sur lequel se trouve placé le curseur dans la liste de droite et d’y sélectionner l’article ou le groupe ainsi pointé. Ceci permet par exemple de remplacer rapidement un article par un autre.

Optimiser la base de groupes

Une base de groupes peut souvent être optimisée en termes de taille et de temps d’accès car les emplacements laissés libres par les données détruites occupent inutilement de la place sur le disque.

Pour optimiser la base ouverte, il vous suffit d’appeler cette fonction.

Par sécurité, cette fonction réalise toujours une copie sauvegarde nommée Sauvegarde <nom de la base> du <date et heure>.

Il est impératif que la base soit totalement accessible pour réaliser une optimisation. Si un utilisateur est connecté, un message d’erreur apparaîtra.

Vérifier l’intégrité de la base

Cette fonction permet de vérifier l’intégrité du groupe courant ou de l’ensemble des groupes de la base complète. Cette vérification consiste en un contrôle de la présence des bases d’articles et de groupes référencées ainsi que de la présence des articles et groupes dans ces bases. Un rapport d’anomalie précis apparaît après exécution de la fonction.

Afficher ou masquer les détails

Cette liste déroulante permet d’afficher au bas du gestionnaire de groupes la zone où sont inscrites les caractéristiques du groupe en cours.

Cette zone permet, outre la visualisation des données du groupe, de spécifier les critères de reconnaissance des articles provenant de bases qui sont identifiées par l’ensemble de leurs champs (et non des bases qui identifient leurs articles par leur référence tel, les bases Web). Ceci peut permettre par exemple de retrouver des articles dont le libellé a changé en se basant uniquement sur les autres critères. Dans un tel cas, non ne cocherait pas la case ‘Libellé’. Les cases sont toutes cochées par défaut.

La zone permet également de spécifier si les tableaux ou les documents Microsoft Word™ présents dans les articles ou dans les groupes doivent être importés dans les minutes. Ces quatre cases à cocher sont mémorisées dans le profil de l’utilisateur de fait qu’elles soient toujours dans la position dans laquelle l’utilisateur les a laissées à la réouverture de la base.

Une zone texte spécifique permet d’indiquer un prix forcé pour le groupe. Dans un tel cas, cette valeur est importée dans la colonnes ‘Prix unitaire forcé’ des minutes, sur la ligne de titre groupe dès lors que vous avez coché la case appropriée de l’onglet ‘Options de données’ du menu ‘Options’.

Zone d’impression

Cette fonction définit la zone d’impression par défaut sélectionnée au préalable dans les onglets de la feuille de calcul ou dans la liste d’articles d’un groupe sans feuille de calcul.

Aperçu avant impression

Cette fonction permet de pré visualiser l’impression selon la zone en cours.

Imprimer

Cette fonction imprime selon la zone d’impression en cours et permet de sélectionner l’imprimante.

Mise en page

Cette fonction permet de définir les paramètres de mise en page. Ces données sont stockées dans la feuille de calcul du groupe.

Annuler

Cette fonction annule la dernière opération réalisée dans la feuille de calcul d’un groupe. Elle ne permet pas d’annuler une insertion ou un destruction d’articles.

Couper / Copier / Coller / Effacer

Ces fonctions permettent respectivement de couper, copier, coller et effacer le contenu des cellules sélectionnées dans une feuille de calcul.

Nom et taille de police

Ces listes déroulantes permettent de déterminer le nom et la taille de la police des cellules sélectionnées dans une feuille de calcul.

Gras / Italique / Souligné

Ces boutons permettent respectivement de mettre en gras, mettre en italique et de souligner les données contenues dans les cellules sélectionnées d’une feuille de calcul.

Couleurs des cellules

Ces boutons permettent respectivement de définir la couleur de font et la couleur de police des cellules sélectionnées d’une feuille de calcul.

Alignement

Ces boutons permettent respectivement d’aligner à gauche, centrer et aligner à droite le contenu des cellules sélectionnées dans une feuille de calcul.

Centrer sur plusieurs colonnes

Ce bouton permet de centrer les cellules sélectionnées sur plusieurs colonnes. Préférez toujours cette solution à une fusion de cellules car elle garantit que le référencement d’une cellule correspond bien à sa position visible.

Options d’alignement

Cette fonction permet de définir les options d’alignement horizontal et vertical des cellules sélectionnées de la feuille de calcul.

Options de bordure

Cette fonction permet de définir les bordures des cellules sélectionnées. Il est déconseillé pour des raisons de compatibilité avec les formes de couleurs d’utiliser des types de bordure épaisses à moins de n’utiliser qu’un fond blanc, sans mise en forme spécifique.

Mise en forme des nombres

Cette fonction permet de formater les nombres des cellules sélectionnées. Les options de formatage sont similaires à celles de Microsoft Excel™.

Gestion des lignes et colonnes

Ces boutons permettent respectivement d’insérer des lignes, d’insérer des colonnes, de détruire des lignes et de détruire des colonnes. Elles s’appliquent aux lignes ou colonnes sélectionnées.

Ajustement de hauteur et de largeur

Ces boutons permettent respectivement d’ajuster la hauteur des lignes sélectionnées et d’ajuster la largeur des colonnes sélectionnées. Placez les valeurs à zéro pour masquer des lignes ou des colonnes.

Protection des cellules

Cette fonction permet de définir le statut de verrouillage des cellules sélectionnées dans une feuille de calcul. Les cellules ne sont effectivement verrouillées qu’en mode d’affichage standard, jamais en affichage pour édition.

Limites du tableau

Cette fonction permet de définir la dernière colonne et la dernière ligne visible par l’utilisateur dans une feuille de calcul. La fonction n’a un effet visible qu’en mode d’affichage standard, jamais en affichage pour édition.

Rechercher / Remplacer

Ce bouton permet de rechercher et de remplacer des données dans une feuille de calcul.

Coller une variable

Cette fonction affiche la liste des variables globales disponibles dans le devis actif. Elle permet de coller ces variables dans des cellules de manière à définir un comportement spécifique des groupes en fonction du devis dans lequel les données doivent être insérées.

Inscrire une variable

Cette fonction permet d’inscrire une variable globale à partir d’un groupe. Les variables globales ainsi inscrites sont celles du devis dans lequel le groupe est importé et l’inscription s’effectue au moment de l’import.

Unité, Quantité, Libellé

Cette fonction fait apparaître des cellules en AA1, AA2 et AA3 qui vous permettent de mettre en place des unités, quantités et libellés apparents. Ceci permet par exemple de déterminer automatiquement un libellé en fonction des résultats d’un calcul.

Si les cellules AA1, AA2 ou AA3 contiennent des données, ce sont elles qui seront substituées aux unités, quantités et libellés du groupe au moment de l’import. Dans le cas contraire les données de base seront utilisées.

Case à cocher

Cette fonction permet d’insérer un objet ‘case à cocher’ dans une feuille de calcul. Pour insérer une case à cocher, cliquez sur le bouton et cliquez sur un point de la feuille, puis, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez le curseur vers une autre zone et relâchez le bouton.

Pour activer le paramétrage d’une case à cocher, maintenez la touche <CTRL> enfoncée et cliquez sur l’objet. Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris pour faire apparaître le tableau ci-dessous :

Dans l’onglet ‘Nom’ il n’est pas utile de nommer votre objet. Dans l’onglet ‘Options’, spécifiez la cellule dans laquelle vous souhaitez placer le résultat de la case à cocher. Exemple A6.

Vous récupérerez alors dans la cellule la valeur ‘VRAI’ lorsque la case sera cochée et ‘FAUX’ dans le cas contraire.

Pour désactiver le paramétrage d’une case à cocher et la rendre opérationnelle pour l’utilisateur, cliquez simplement sur le tableau de calculs, en dehors de la zone où se trouve l’objet.

Liste déroulante

Cette fonction permet d’insérer un objet ‘liste déroulante’ dans une feuille de calcul. Pour insérer une liste déroulante, cliquez sur le bouton et cliquez sur un point de la feuille, puis, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez le curseur vers une autre zone et relâchez le bouton.

Pour activer le paramétrage d’une liste déroulante, maintenez la touche <CTRL> enfoncée et cliquez sur l’objet. Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris pour faire apparaître le tableau ci-dessous :

Dans l’onglet ‘Nom’ il n’est pas utile de nommer votre objet. Dans l’onglet ‘Options’, spécifiez la cellule dans laquelle vous souhaitez placer le résultat de la liste déroulante. Exemple P6.

Vous récupérerez alors dans la cellule une valeur ordinale fonction de l’élément sélectionnée (0, 1, 2, 3…) ou une valeur texte si vous cochez la case ‘Assigner comme texte’.

La liste des différents éléments figurant dans la liste déroulante doit figurer avec un séparateur de type point virgule dans la zone ‘Eléments’. Il n’est pas possible de définir cette liste d’éléments à partir de la feuille de calculs.

Pour désactiver le paramétrage d’une liste déroulante et la rendre opérationnelle pour l’utilisateur, cliquez simplement sur le tableau de calculs, en dehors de la zone où se trouve l’objet.

Zoom

Cette liste déroulante permet de définir la valeur de zoom de la feuille de calculs. Cette valeur est stockée dans le groupe.

Le glossaire

Quick Devis® Enterprise Edition comporte un glossaire qui se comporte en fait comme un ‘Copier / Coller’ à 1000 mémoires. Il ne s’agit nullement de bases de données, le glossaire ne comporte pas de fonctions de recherche. Chacune de ses lignes peut stocker jusqu’à 10000 lignes.

Pour écrire des données dans le glossaire, il suffit de sélectionner, depuis les minutes, les lignes que vous souhaitez y inscrire et d’appeler le glossaire. Le simple fait d’avoir sélectionné des lignes au préalable ouvre le glossaire en mode ‘écriture’. Il ne vous reste alors qu’à sélectionner le numéro de mémoire dans laquelle vous souhaitez conserver votre sélection et à cliquer sur le bouton ‘Ecrire dans le glossaire’.

Seule la première ligne de chaque ensemble de lignes copiées apparaît dans le glossaire. Le glossaire contient toutes les colonnes figurant dans les minutes, y compris les colonnes masquées.

Pour insérer dans les minutes des données provenant du glossaire, appelez le glossaire sans sélectionner de ligne au préalable, indiquant ainsi que le glossaire doit être ouvert en mode ‘lecture’ et sélectionnez la mémoire contenant les données à insérer. Cliquez ensuite sur le bouton ‘Insérer dans le devis’ pour insérer toutes les lignes figurant dans la mémoire sélectionnée.

Les données figurant dans le glossaire sont conservées sur le disque et stockées dans le profil utilisateur permettant ainsi à plusieurs utilisateurs d’un même poste de disposer de glossaires différents.

Vous pouvez créer autant de glossaires que vous le souhaitez en cliquant sur le bouton ‘Enregistrer le glossaire’ et en lui donnant un nom. Ce nom apparaîtra alors dans la liste des glossaires disponibles et vous pourrez passer d’un glossaire à l’autre en déroulant simplement la liste.

Pour détruire un glossaire, cliquez sur le bouton ‘Détruire un glossaire’ et sélectionnez le glossaire à détruire.

Pour effacer une mémoire dans un glossaire, sélectionnez le numéro de mémoire désiré et cliquez sur le bouton ‘Effacer du glossaire’.

Le glossaire étant un simple ‘Copier / Coller’ évolué, il ne comporte pas de mises à jour des données contrairement aux bases d’articles Internet. De ce fait, si vous appelez la mémoire d’un glossaire après une année, vous aurez dans vos ‘minutes’ les données à la date où l’insertion dans le glossaire aura été faite. Si ces données proviennent de bases d’articles, vous pourrez tenter de les mettre à jour en utilisant la fonction ‘Mettre à jour lignes’ des ‘minutes’.

Si vous avez besoin d’intervenir sur les glossaires à partir d’applications externes à Quick Devis® Enterprise Edition, sachez que les glossaires sont stockés dans des fichiers ayant pour suffixe .GLO et sont au format Microsoft Access.

Définition de préfixes

La définition de préfixes permet d’importer rapidement des données en provenance des bases d’articles dans les minutes sans avoir à ouvrir les bases au préalable. La méthode utilisée est décrite dans la fonction ‘Insérer l’article dont la référence est spécifiée’.

Pour définir des préfixes, appelez la fonction :

Définir des préfixes de recherche menu ‘données’

Les préfixes peuvent être entrés en cliquant délicatement sur le texte à éditer dans la colonne ‘Préfixe’. Entrez un code impérativement à 3 lettres ou chiffres en majuscules. Vous pouvez affecter des préfixes à vos propres bases. Pour les bases publiques, des préfixes sont généralement proposés par défaut.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton ‘Valider’ pour enregistrer vos préfixes. Vous pouvez également rétablir les préfixes par défaut à tout moment en cliquant sur le bouton ‘Réinitialiser les préfixes’.

A noter que le N° de chemin est toujours le 9, qui correspond au seul chemin définissable dans Quick Devis® Enterprise Edition. Vous pourrez exploiter plus de chemins en utilisant Quick Devis® Enterprise Edition.

Les tableaux de calculs des minutes

Le langage de requête

Quick Devis® Enterprise Edition dispose d'un outil capable d'apporter des modifications d'envergure dans un devis ou dans une base d’articles. Il permet de spécifier la portée des modifications et d'opérer tous types de modifications grâce à des requêtes en langage clair.

Lorsque vous appelez la fonction, un masque de requête apparaît. Si la fonction est appelée sans sélection préalable dans les minutes ou si elle est appelée à partir d’une vue différente des minutes, la requête par défaut est : SI; et reste à compléter. Si la fonction est appelée à partir des minutes et que des lignes de minute sont sélectionnées, la requête est pré écrite de sorte que seules soient prises en compte les lignes sélectionnées.

Pour créer, vos requêtes, vous disposez des champs, des conditions et des opérateurs suivants :

Champs

[Numéro_de_ligne]

[Description]

[Unité]

[Quantité]

[Prix_unitaire]

[N°_de_monnaie]

[N°_type_de_FO]

[Remise]

[K_négociation]

[Montant_total_FO]

[Temps_unitaire]

[Unité_temps]

[N°_type_de_MO]

[Coeff_sur_temps]

[Temps_total]

[Montant_total_MO]

[PR_total_ligne]

[Fournisseur]

[Référence]

[Famille]

[Champ_utilisateur]

[Date_MAJ_article]

[Date_MAJ_ligne]

[Base_d'articles_source]

[Prix_Unit_Forcé]

Auxquels s’ajoutent tous les champs libres éventuellement définis.

Conditions

> Vrai si la valeur qui précède est supérieure à la valeur qui suit

< Vrai si la valeur qui précède est inférieure à la valeur qui suit
= Vrai si la valeur ou la chaîne de caractères qui précède est égale à la valeur ou la chaîne de caractères qui suit
<> Vrai si la valeur ou la chaîne de caractères qui précède est différente de la valeur ou la chaîne de caractères qui suit
ET Et logique, permet d'enchaîner les conditions (maximum 4)
OU Ou logique, permet d'enchaîner les conditions (maximum 4)
ALORS Mot clé de fin de condition
CONTIENT Vrai si la chaîne qui précède contient la chaîne de caractères qui suit
COMMENCE_PAR Vrai si la chaîne qui précède commence par la chaîne de caractères qui suit
SE_TERMINE_PAR Vrai si la chaîne qui précède se termine par la chaîne de caractères qui suit

Opérateurs

+ Opérateur d’addition de nombres ou de concaténation de chaînes

- Opérateur de soustraction de nombres

x Opérateur de multiplication de nombres

/ Opérateur de division de nombres

= Opérateur d’égalité de chaînes ou de nombres. Cet opérateur est identique à celui placé dans la liste des conditions

; Symbole de fin de requête ; Indique que la requête est terminée

Verbes

EFFACER_LIGNE Efface tous les champs de la ligne pour laquelle la condition est vraie

ACTUALISER Lance une actualisation complète du devis

Les champs listés correspondent à l’ensemble des champs des minutes. Vous pouvez faire des tests sur tous ces champs. La syntaxe doit être parfaitement respectée (pas d’espace, respect des majuscules / minuscules et mise entre crochets) sans quoi vous en serez averti par un message lors du lancement de la requête. Pour éviter toute erreur de saisie, il est conseillé d’employer le bouton 'champs' prévu à cet effet et de veiller à séparer chaque terme par au moins un espace.

Le langage de requête n’est pas 'Case sensitive' c’est à dire qu’il ne différencie pas les majuscules des minuscules dans le contenu des champs ou dans les chaînes spécifiées entre guillemets, par exemple 'RtYU' commence par 'RT' ou 'RtYU' commence par 'rt' sont tous deux vrais.

En revanche, la casse des opérateurs, noms de champs et conditions doit être respectée.

Vous pouvez saisir dans la même fenêtre jusqu’à 21 requêtes l’une après l’autre en les séparant simplement par un CR (retour chariot) et en les terminant par un point virgule.

Pour éviter d’avoir à saisir souvent les mêmes requêtes, vous pouvez les enregistrer et les charger grâce aux boutons appropriés 'Enregistrer les requêtes' et 'Charger des requêtes'). Les fichiers de requêtes peuvent être placés sur une quelconque unité de disque locale ou réseau. Ils portent tous le suffixe .REQ.

Plutôt que de développer précisément tous les aspects du langage de requête, voici un exemple concret ; Imaginons que nous souhaitions multiplier par 27 la quantité des articles se trouvant entre la ligne 12 et la ligne 71 de la minute correspondant au poste 1.9. La requête peut être formulée comme suit :

SI [Numéro_de_ligne] > 11 ET [Numéro_de_ligne] < 72 ALORS [Quantité] = [Quantité] * 27;

Il est nécessaire d’avoir au moins un espace entre chaque champs, opérateur ou condition sans quoi un message d’erreur est émis au lancement. Quick Devis® Enterprise Edition génère des messages clairs et localisés sur les erreurs de syntaxes de son langage de requête ; vous pouvez donc sans risque inscrire des erreurs.

Pour lancer une requête, il est nécessaire de spécifier sa portée si celle donnée par défaut n'est pas celle souhaitée. Pour cela cliquez sur le bouton ‘Portée’. Si la requête est lancée à partir d’une base d’articles et non à partir d’un devis, la portée est obligatoirement l’ensemble de la base.

Pour spécifier la portée, double cliquez sur le poste ou la branche sur laquelle vous souhaitez voir appliqué les requêtes. Si vous double cliquez sur le premier poste, c'est le devis entier qui sera pris en compte.

La portée de la requête est également stockée dans le fichier .REQ de sorte que vous n’ayez pas à la spécifier systématiquement.

Cliquez le bouton 'Exécuter' pour lancer le balayage du devis et le test des requêtes. Quick Devis® Enterprise Edition affectera alors directement les lignes répondant aux conditions spécifiées, selon vos souhaits.

Remarque : Le verbe EFFACER_LIGNE met à blanc ou à zéro tous les champs des lignes spécifiées mais ne détruit pas physiquement ces lignes.

Le verbe ACTUALISER doit impérativement être seul sur sa ligne (ACTUALISER;) et occupe la première ligne de requête ou la dernière ligne de requête. Dans le premier cas, l'actualisation globale du devis est lancée avant l'exécution des requêtes. Dans le second, elle est lancée après.

Ce verbe est particulièrement destiné à l'automatisation de marchés à commande ou au bordereau. En effet, il vous sera aisé de construire des requêtes qui modifient le champ [base_source] d'un devis de manière à 'pointer' tantôt sur un jeu de bases, tantôt sur un autre. Le verbe ACTUALISER remettra alors le devis à jour en conséquence.

Avant de lancer une requête, il est souhaitable de réaliser une copie de sauvegarde de votre devis par la commande 'Enregistrer sous' ou plus simplement 'Enregistrer'. Toutefois, si les requêtes sont appelées à partir des minutes, leur effet peut être annulé car la dernière opération réalisée dans les minutes peut être annulée.

Les macros et processus externes

Le présent chapitre décrit l’appel de macros ou de processus résidant dans des fichiers exécutables à partir du module principal de Quick Devis®. Si vous souhaitez lancer des macros à partir du module de gestion ou du générateur d’états, reportez vous aux chapitres appropriés, plus bas dans ce manuel.

La fonction permet de lancer une macro écrite en VBA (Visual Basic for Applications) sous Microsoft Excel ou encore de lancer un fichier exécutable qui peut éventuellement retourner une liste de variable globale à Quick Devis®.

L’appel d’une macro de type Excel génère les étapes suivantes :

Affichage de l’onglet spécifié (celui utilisé lors de la définition de la macro)

Export de l’affichage courant vers un fichier Excel temporaire

Copie du fichier contenant la macro vers un fichier temporaire

Chargement et lancement du fichier contenant la copie de la macro Excel

L’appel d’une macro sous la forme d’un fichier exécutable génère les étapes suivantes :

Affichage de l’onglet spécifié (celui utilisé lors de la définition de la macro)

Export de l’affichage courant vers un fichier Excel temporaire

Lancement de l’exécutable spécifié avec attribution de variables s’il y a lieu

Lecture du fichier CSV retourné et inscription dans le devis

Les lignes bleues italiques sont facultatives. Leur appel dépend du paramétrage.

Pour définir une macro, cliquez sur le bouton de manière à afficher le tableau des macros ci-dessous :

Sélectionnez une macro parmi les 10 possibles et éditez la en cliquant sur le bouton ‘Définir’.

Choisissez ensuite en cliquant sur le bouton approprié si vous souhaitez une macro de type Excel ou une macro de type Exécutable (‘Fichier Ms Excel’ ou ‘Fichier exécutable’).

Paramétrage des macros de type Excel

Nom de la macro

Un nom quelconque qui vous permettra d’identifier la macro par son bouton d’appel.

Nom du fichier à créer en exportant (obligatoire)

Le nom du fichier Excel (.XLS) qui sera exporté au moment de l’appel et lu par la macro. Ce fichier comportera donc les données d’entrée et sera l’image des données affichées à l’écran. Ce nom de fichier peut être saisi, il n’est pas nécessaire qu’il existe car il sera recréé à chaque lancement de la macro. Le répertoire choisi pour ce fichier doit être accessible en écriture comme en lecture.

Nom du fichier master contenant les macros (obligatoire)

Le nom d’un fichier existant contenant la macro à exécuter dans son programme Auto_Open().

Le répertoire choisi pour ce fichier peut être accessible seulement en lecture, Quick Devis n’y écrit jamais.

Nom du fichier Ms Excel résultant à ouvrir (obligatoire)

C’est dans ce fichier que sera dupliqué le fichier contenant la macro. C’est lui qui sera exécuté. Le répertoire choisi pour ce fichier doit être accessible en écriture comme en lecture.

Lancer Ms Excel (facultatif)

Cette fonction permet de lancer directement Microsoft Excel à partir de la macro et d’afficher ainsi éventuellement le résultat de la macro après exécution.

Paramétrage des macros de type Exécutable

Nom de la macro

Un nom quelconque qui vous permettra d’identifier la macro par son bouton d’appel.

Fichier Excel à créer avant le lancement (facultatif)

Si le fichier exécutable à besoin des données se trouvant à l’écran, spécifiez le nom du fichier Excel (.XLS) qui sera exporté au moment de l’appel et lu par la macro. Ce fichier comportera donc les données d’entrée et sera l’image des données affichées à l’écran. Ce nom de fichier peut être saisi, il n’est pas nécessaire qu’il existe car il sera recréé à chaque lancement de la macro. Le répertoire choisi pour ce fichier doit être accessible en écriture comme en lecture. Si le nom de fichier est omis, aucun export n’a lieu.

Fichier exécutable à lancer + paramètres (obligatoire)

Le nom d’un fichier exécutable existant. Le répertoire choisi pour ce fichier peut être accessible seulement en lecture, Quick Devis n’y écrit jamais.

Si vous souhaitez passer des paramètres de types variables d’environnement au fichier exécutable, vous pouvez ajouter manuellement des références aux variables à la fin du nom de fichier. Exemple %ENV_MaVariable% %ENV_Autre_Variable%... Quick Devis remplacera alors ces paramètres par la valeur des variables globales si elles existent lors de l’appel du fichier exécutable.

Les variables sont toujours séparées par des | (Char128) dans la commande passée au fichier. Si vous avez spécifié un fichier CSV résultat, Quick Devis® ajoutera le nom de ce fichier comme étant la première variable passée. La chaîne serait donc du type :

C:\Mon fichier exécutable.exe C:\Mon fichier CSV à récupérer.CSV|Ma variable 1|Ma variable 2

Fichier CSV résultat en retour de l’application (facultatif)

Si vous spécifiez ce champ, Quick Devis® attendra un maximum de 30 secondes après avoir lancé le fichier exécutable, que le fichier CSV spécifié soit présent. Un message d’erreur apparaîtra à l’issue des 30 secondes si le fichier n’est pas présent. Quick Devis® détruit le fichier s’il existe au moment de l’appel à la macro.

Le fichier CSV généré par l’application doit impérativement respecter le format suivant :

séparé par des points virgules utilisant un séparateur décimal de type point et comportant deux colonnes. La première étant le nom de la variable, la seconde étant sa valeur. Les valeurs entre ‘double quotes’ sont considérées comme des chaînes de caractères et les autres comme des valeurs numériques. Les noms de variables doivent débuter par ENV_ et avoir une valeur sans quoi, elles sont ignorées. Exemple :

ENV_MARGE;12.7

ENV_NUMAFFAIRE;"A00178"

Si une variable spécifiée dans le fichier CSV existe déjà dans le devis, elle est réécrite par la fonction. Si la variable est spécifiée par une cellule de l’environnement ou du bordereau, la cellule correspondante dans l’environnement ou dans le bordereau est mise à jour par la fonction. Si une variable est en doublon dans le fichier CSV, c’est la première qui est prise en compte.

Toutes les variables doivent avoir une valeur qui peut toutefois être 0 pour une valeur numérique ou "" pour une valeur chaîne. Sans valeur, la variable est ignorée.

Les noms de variable ne peuvent excéder 40 caractères. Les valeurs ne peuvent excéder 250 caractères en incluant les guillemets. Les guillemets au milieu d’une chaîne sont interdits.

Pressez simplement le bouton ‘Valider’ après avoir paramétré votre macro puis cochez la case ‘Afficher le bouton’ si vous souhaitez que la macro puisse être lancée à partir du générateur d’état par un simple bouton.

Si vous ne souhaitez pas que la macro soit matérialisée par un bouton, ne cochez pas la case. Vous pourrez alors lancer la macro en cliquant sur et en cliquant ensuite sur le bouton ‘Lancer’ correspondant à la macro.

Administrateurs : Les paramètres des macros sont stockés dans le profil de l’utilisateur (généralement C:\Documents and Settings\<nom de l’utilisateur>\Application Data\Quick Devis\), dans des fichiers nommés QDXLMacrMain.INI et QDXLMacrMain2.INI. Il n’est pas conseillé de modifier ces fichiers manuellement.

Si vous avez besoin de paramétrer des macros de manière identique sur plusieurs postes, il vous suffira de copier les fichiers après paramétrage vers les profils des différents utilisateurs.

Pour programmer une macro sous Microsoft Excel, il est important de connaître quelques ‘astuces’ qui sont décrites à la rubriques ‘Macros Excel’ du générateur d’états, plus bas dans ce manuel. Un exemple est également fourni.

Si vous souhaitez créer un fichier exécutable générant un fichier CSV, voici un exemple écrit en Visual Basic dans lequel on lit la première variable de la ligne de commande qui est le nom du fichier à générer, après quoi on créé le fichier CSV et on ferme l’application :

La gestion de s devis

Quick Devis® Enterprise Edition propose un mécanisme destiné au suivi des devis sur un ou plusieurs ordinateurs. On entend par suivi la récapitulation des montants, des dates et données techniques et financières destinées à réaliser des bilans selon divers critères à définir.

Présentation du mécanisme

La gestion est réalisée grâce à un dialogue entre les ordinateurs équipés de Quick Devis Enterprise Edition et une base de données se trouvant sur un serveur central. Cette base de données peut être consultée et configurée à l’aide du module de gestion.

Si vous n’avez pas ce type de communication à mettre en œuvre parce que vous réalisez peu de devis ou simplement parce que cette gestion est confiée à une autre application dans le cadre de votre entreprise, vous pouvez alors vous contenter d’utiliser la gestion simplifiée des devis. Cette dernière n’offre pas les capacités de suivi des devis mais permet tout de même de partager une base de clients. Elle permet ainsi de renseigner rapidement les principaux champs qui seront exploités dans les états ou les courriers d’accompagnement. Pour en savoir plus, reportez vous au chapitre La gestion simplifiée, plus bas dans ce chapitre.

Le mécanisme mis en œuvre par Quick Devis Enterprise Edition pour l’échange avec la base de données centralisée figure ci-dessous :

Les liens entre les ordinateurs sont assurés au travers d’un réseau local (LAN) et nécessitent de ce fait, le partage entre les différents utilisateurs d’une unité se trouvant sur le serveur.

Si ce mode de fonctionnement ne vous satisfait pas et que vous avez besoin de liens utilisant l’Internet ou que vous désirez prendre en compte une hiérarchie des personnels utilisateurs, contactez votre revendeur qui pourra vous proposer Projects Monitor®, un outil réseau spécialement conçu pour superviser des projets, de l’appel d’offres à l’obtention du marché au niveau national ou international. Consultez http://www.iaes-software.com pour en savoir plus sur Projects Monitor®.

Dans le cadre du dialogue avec le module de gestion pour réseau local, lorsque le client (l’utilisateur de Quick Devis® Enterprise Edition) se connecte à la base, celle-ci lui transmet la configuration attendue. Le client remplit alors ces données de manière manuelle ou automatique. Les données qu’il transmet peuvent être des éléments natifs (montant du devis, numéro de client, prix des options…) ou des éléments définis par l’utilisateur qui transitent par les variables globales du devis et qui proviennent des feuilles d’environnement ou du bordereau (marges, temps prévisionnels, éléments de planning, prix d’un chapitre, éléments de spécification textuels, valeurs techniques…)

Après avoir rempli les cellules indiquées par la configuration, le client transmet les données relatives à son devis, dans le cadre imposé, vers la liste des devis dans la base de gestion.

Le client peut puiser, lors de la saisie des données, dans les listes de clients, de devis, de types de projets, de métreurs ou de chargés d’affaires figurant sur le serveur. Il peut également renseigner ces données manuellement. Elles seront alors ajoutées aux listes automatiquement lors de l’inscription en base de sorte que les autres utilisateurs clients puissent en bénéficier.

A noter que les trois dernières listes évoquées (types de projets, métreurs ou chargés d’affaires) peuvent être renommées dans la base de gestion pour correspondre à vos propres critères de tris. Vous pouvez par exemple les nommer ‘Affaire’, ‘Ordre de service’ et ‘Matériau’ afin d’opérer des tris et sous totaux selon ces critères dans le module de gestion. Les modifications de ce type opérées dans la base de gestion se propagent automatiquement à tous les clients qui s’y connectent.

Le client stocke automatiquement, au sein du devis, une image de la configuration attendue par la dernière base de gestion à laquelle il s’est connecté de manière à permettre la consultation des données hors connexion. Il est ainsi possible d’envisager la saisie des éléments sans dispose de connexion à la base. Ces données seront alors publiées lors de la prochaine connexion.

Exemple d’app lication

Afin d’apprendre rapidement à configurer une base de gestion, nous vous proposons ci-après de bâtir un exemple destiné à réaliser de la facturation à l’avancement. Le cahier des charges est décrit ci-dessous.

Il s’agit de remplir automatiquement des tableaux qui devront comporter :

La date de création du devis
L’agence en charge du devis
Le numéro du client
L’affaire à laquelle appartient le devis
Le numéro du devis
Le libellé du devis
Le montant du devis
La monnaie
L’indice de révision
Un commentaire éventuel

L’utilisateur saisira un pourcentage d’avancement sous Quick Devis® Enterprise Edition et le module affichera alors une colonne ‘Montant à facturer’ exprimée par le montant x le pourcentage d’avancement.

Les montants facturés seront saisis chaque mois, directement à partir des devis et le montant restant à facturer sera affiché. Cette saisie des montants effectivement facturés permet d’envisager une modification du montant du devis postérieurement à la première facturation.

Il sera prévu 10 mois de facturation possible sur la base d’une facturation mensuelle. Enfin, il devra être possible de générer des bilans par affaire et par agence.

Création de la base de gestion

Lancez le module de gestion en cliquant sur Démarrer / Tous les programmes / Quick Devis V6 / Gestion des devis, puis cliquez sur le menu Fichier / Nouvelle base de gestion .

Choissez un emplacement sur le serveur, partagé en lecture comme en écriture pour tous les utilisateurs potentiels et donnez le nom à votre base : My First Database par exemple et validez.

Une base configurée par défaut apparaît immédiatement à l’écran.

Configuration des onglets

Comme décrit dans notre cahier des charges, nous aurons besoin de faire des bilans par affaire et par agence. Ces données devront figurer dans des listes afin d’éviter à l’utilisateur d’avoir à les entrer manuellement pour chaque devis.

Par défaut le module nous propose des listes par ‘Types de projet’, ‘Métreurs’ et ‘Chargés d’affaires’. Les listes de métreurs sont associées à chacune des révisions potentielles d’un devis car les métreurs peuvent changer d’une révision à l’autre. Les deux autres listes sont directement associées aux devis ce qui sera également le cas pour nos ‘Affaires’ et ‘Agences’. Nous renommerons donc les deux listes ‘Types de projet’ et ‘Chargés d’affaires’.

Pour ce faire, cliquez sur le menu Configuration / Noms des onglets.

Entrons les noms pluriels et singuliers de nos listes pour les onglets N°2 et N°3 comme indiqué ci-dessus. Validons en pressant Ok. Les onglets, au bas du module de gestion ont été renommés.

Complétons maintenant l’onglets ‘Affaires’ en y entrant nos premiers numéros d’affaires. Pour cela, cliquez sur les onglets, et cliquer sur le bouton . Une nouvelle case apparaît alors avec le mot ‘New’ suivi du nom de l’onglet. Placez y le curseur et éditez le texte en cliquant sur le bouton ou en double cliquant sur la cellule. Procédez de la même manière pour remplir les cases suivantes.

Procédez de manière identique pour l’onglet des agences.

L’onglet ‘Chiffreurs’ ne sera pas utilisé dans notre application. Nous aurions pu y faire figurer n’importe quelle liste, associée alors à chacune des révisions du devis. En revanche, nous allons utiliser l’onglet ‘Client’ qui nous permettra de faire de bilans par client. Nous allons entrer un client pour commencer en procédant comme pour les autres listes.

Les chiffreurs pourrons compléter ces listes ultérieurement directement à partir de Quick Devis® Enterprise Edition en fonction des besoins.

Configuration des colonnes

Il nous faut maintenant afficher les colonnes conformément à la liste du cahier des charges. Cliquons sur l’onglet Devis et appelons la fonction Configurer les colonnes du menu Configuration.

Pour masquer les colonnes inutiles, sélectionnez les une à une dans la liste de droite et pressez le bouton Masquer la colonne. La colonne figurant en rouge dans la liste ne peut être masquée par cette opération car c’est elle qui contient l’identifiant du devis (les devis sont identifiés sur leur date de création).

Vous pouvez également déplacer les colonnes de la liste de droite simplement en les glissant aux emplacements désirés.

Ajoutons maintenant les champs destinés à recevoir le pourcentage d’avancement, le montant à facturer, les 10 périodes de facturation, le total facturé et le montant restant à facturer. Pour cela, nous utiliserons les 14 premiers champs numériques. Pour le commentaire, nous utiliserons le premier champ texte de 255 caractères.

Il nous faut maintenant nommer chacun de ces champs en cliquant successivement sur chacun d’eux dans la liste de gauche et cliquant sur la zone texte Nom de la colonne. Inscrivons les noms suivants, dans l’ordre des colonnes affichées ci-dessus.

% avancement
Montant correspondant
Facture Mois 1
Facture Mois 2
Facture Mois 3
Facture Mois 4
Facture Mois 5
Facture Mois 6
Facture Mois 7
Facture Mois 8
Facture Mois 9
Facture Mois 10
Total facturé
Reste à facturer
Commentaire

Mise en place de la formulation

Définissons maintenant les formules. Le ‘montant correspondant’ s’exprime par le ‘montant’ x le ‘% avancement’ / 100. Soit la colonne G x la colonne J / 100. Le ‘Total facturé’ sera la somme des colonnes L à U. Le ‘Reste à facturer’ sera la différence entre le ‘Montant’ et le ‘Total facturé’ soit la colonne G moins la colonne V.

Pour entrer ces formules, il suffit de placer le curseur sur les colonnes concernées dans la liste de droite et de cliquer sur la zone Série ou formule. Dès lors, on entre simplement la formule comme on le ferait sous Microsoft Excel et l’on valide en pressant la touche Enter.

Les formules étant entrées, il nous reste à formater les nombres dans les colonnes. Nous allons afficher l’avancement avec 0 décimales suivies du symbole % et les montants avec 2 décimales sans aucun symbole (paramètre par défaut).

Pour cela, cliquons successivement sur les colonnes et définissons le format dans la zone texte prévue à cet effet.

Notez le backslash (\) devant le symbole % qui, comme sous Microsoft Excel, nous évitera d’avoir à entrer la valeur sous une forme décimale (0,15 pour 15 %).

Test de fonctionnement

Afin de vérifier nos formats et nos calculs, nous allons maintenant créer un devis d’essai, directement à partir du module de gestion. Pour ce faire, opérons comme pour les autres listes ; cliquons sur le bouton , puis double cliquons sur la ligne ainsi créée.

Replissons les différents champs en cliquant dans les listes déroulantes et renseignons automatiquement le client en le sélectionnant dans la liste à l’aide du bouton ‘Importer’.

Donnons un numéro manuellement au devis pour l’instant. Nous verrons plus loin comment attribuer des numéros automatiques.

Pour inscrire les valeurs, dans la base de données, cliquons simplement sur le bouton Déclarer. La ligne renseignée apparaît alors dans la base.

Nous allons affecter un montant à ce devis en double cliquant à nouveau sur la ligne. L’onglet de la première révision (A) apparaît. Nous pouvons alors entrer un montant dans la case Solution de base et déclarer ce montant en cliquant sur le bouton Déclarer. Lorsque le montant est déclaré, cliquons sur l’onglet Variables pour remplir les champs que nous avons ajoutés. Entrons alors manuellement des valeurs dans les colonnes pour l’instant.

Assurons nous que les valeurs calculées dans les lignes ‘Montant correspondant’ et ‘Reste à facturer’ sont bien conformes à nos attentes et pressons le bouton Mettre à jour en base centrale pour inscrire les données dans la ligne du devis.

Couplage avec Quick Devis® Enterprise Edition

Afin d’automatiser les déclarations, il nous faut maintenant spécifier, sur les postes Quick Devis® Enterprise Edition, la base à utiliser ainsi que les différents paramètres définissant le comportement.

Lancez Quick Devis® Enterprise Edition et cliquez sur le menu Outils / Paramètres des nouveaux devis.

Cliquez sur la zone texte correspondant à la base de gestion et sélectionnez la base sur le serveur. Le répertoire doit être accessible en lecture comme en écriture par tous les utilisateurs.

La gestion simplifiée ne doit pas être activée pour que la gestion complète soit prise en compte. Enfin, vous pouvez sélectionner un mode d’enregistrement automatique des données en base de gestion ce qui évitera à l’utilisateur d’avoir à effectuer une déclaration à chaque modification de son devis.

Si les données transmises à la base de gestion sont basées sur les prix de vente (cas général), il est recommandé de choisir l’option A chaque recalcul des prix de vente. De cette manière vous êtes certain de disposer de prix de vente valides dans la base. Toutefois, on peut imaginer qu’un utilisateur recalcul les prix de vente et ne sauvegarde pas son devis auquel cas les données figurant dans la base ne seront pas conformes avec celles du fichier devis non sauvegardé. Pour éviter cela, vous pouvez sélectionner l’option A l’enregistrement du devis.

Conception d’un devis master

Nous allons maintenant réaliser un devis master qui servira de base à tous les devis destinés à être centralisés dans la base de gestion. Cliquez pour cela sur le menu Fichier / Nouveau Devis. Placez ce devis master sur un répertoire du serveur où tous les utilisateurs auront un accès au moins en lecture.

La fenêtre de déclaration de devis apparaît. Déclarons le devis pour observer le fonctionnement de la liaison avec la base. Utilisez les listes déroulantes et le bouton Importer pour cela.

Cliquez sur le bouton Verrouiller et déclarer en base centrale. Dès lors, le devis est inscrit dans la base comme si vous l’aviez créé à partir du module de gestion. Cliquez sur l’onglet Variables, vous retrouvez la structure et la formulation des colonnes attendues par le module de gestion.

Vous pourriez éventuellement demander à l’utilisateur d’entrer les données dans ces cases à chaque déclaration mais, la plupart de ces données venant du devis, il est plus judicieux d’inscrire des liaisons automatiques avec les cellules des feuilles d’environnement. Pour cela, nous allons déclarer des variables globales qui serviront de passerelle entre l’environnement et la base de gestion.

Cliquez sur le menu Outils / Variables globales et inscrivez les variables suivantes :

Après avoir entré ces données, validez en cliquant sur Ok. Si vous réaffichez la fenêtre des variables globales, vous observerez qu’elles sont toutes précédées par ENV_, indiquant qu’il s’agit de variables d’environnement et non de variables de gestion comme celles qui se trouvent par défaut dans la base de gestion (nom du devis, numéro de client, etc…)

Allez maintenant dans l’onglet Environnement du devis et construisez une feuille qui sera l’interface de saisie des données. Vous pouvez pour cela utiliser une feuille libre en cliquant sur le menu Options / Environnement. Nous nommerons cette feuille ‘Avancement’.

Cliquez sur l’onglet ‘Avancement’ de l’environnement et créez une interface pour l’utilisateur conforme à l’exemple ci-dessous.

Dans notre exemple, nous prévoyons des cases pour effectuer la saisie mais il aurait été possible de mettre en place des formules dépendantes au besoin des données figurant dans les autres onglets afin d’automatiser au mieux le processus de déclaration.

Nous avons ici marqué en bleu les cellules que l’utilisateur devra entrer. Les autres cellules sont calculées automatiquement. Afin de ramener dans la cellule C5 le prix de vente du bordereau (et non pas celui de l’environnement qui peut être légèrement différent à cause des arrondis), nous avons utilisé la fonction Coller un nom du menu Edition pour utiliser la variable BOR_PVBordereau qui ramène le montant en prix de vente figurant dans le bordereau de prix.

Une ligne a été ajoutée dans la minute de notre devis afin de disposer d’un montant d’exemple (100 €) pour nos calculs. Le montant facturable en C9 a été exprimé par la formule C5*C7/100.

Pour lier les cellules de la feuille avec les variables globales, il suffit de placer le curseur sur les cellules à inscrire et d’appeler la fonction Inscrire une variable du menu Edition.

Procédez de la même manière pour l’ensemble des variables. Rappelons que, si les variables présentes dans la base de gestion n’ont pas de correspondance dans les variables d’environnement des devis, il est toujours possible à l’utilisateur de les saisir manuellement via l’interface de gestion de Quick Devis® Enterprise Edition.

Notre devis master est maintenant terminé, il nous faut détruire ses données de gestion car il servira de base à tous les nouveaux devis. Si nous laissions la gestion dans le master, la déclaration ne serait pas demandée lors de la création de nouveaux devis.

Pour détruire la gestion, appelez le menu Outils / Réinitialiser la gestion et confirmez. N’oubliez pas de supprimer la ligne d’exemple que nous avions placée dans la minute pour les besoins de notre exemple et sauvegardez votre devis master.

Nous allons maintenant indiquer à Quick Devis® Enterprise Edition que le devis master que nous venons de créer doit servir de base à tous les futurs devis. Cliquez sur Outils / Paramètres des nouveaux devis puis sur Ajouter un fichier. Sélectionnez alors le devis master que vous venez de créer afin de l’ajouter à la liste.

Vous pouvez maintenant quitter Quick Devis® Enterprise Edition. Et relancer le module de gestion dans lequel nous allons déclarer les variables d’environnement qui vont assurer la correspondance avec le master.

Dans le module de gestion, ouvrez la base et cliquez sur Configuration / Configurer les colonnes. Cliquez alors sur chacune des colonnes correspondant aux variables de gestion et inscrivez les variables comme indiqué ci-dessous.

Vous pouvez ignorer la casse des lettres, les différenciations majuscules et minuscules ne sont pas prises en compte dans les noms de variables. Bien sûr, il n’y a pas de noms de variable à placer dans les colonnes comportant des formules.

Si double cliquez maintenant sur un devis présent dans la base, l’onglet Variables a disparu car plus aucune variable ne peut être saisie par l’utilisateur ; elles sont toutes assignées à des variables d’environnement du devis ou à des formules.

Test de fonctionnement

Fermons maintenant le module de gestion et créons un devis à partir de Quick Devis® Enterprise Edition. A la création, nous sommes invités à déclarer le devis en puisant dans la base grâce aux boutons Importer ou en entrant manuellement les données.

Après avoir pressé le bouton Verrouiller et déclarer en base centrale, entrons quelques chiffres dans les minutes afin de construire un prix de vente puis, allons dans la feuille ‘Avancement’ de l’environnement pour y inscrire quelques valeurs.

Lorsque nous recalculons les prix de vente en pressant le bouton , Quick Devis® Enterprise Edition inscrit automatiquement les données en base de gestion.

Nous pouvons vérifier en ouvrant le module de gestion que le devis a bien été enregistré avec les valeurs figurant dans l’environnement.

Numérotation automatique des devis

Il peut être intéressant de numéroter automatiquement les devis en base de gestion. Cette numérotation peut être globale ou propre à chaque utilisateur. Si elle est globale, elle sera définie à partir du module de gestion, dans le cas contraire, elle sera définie sur chaque poste utilisateur.

Pour notre exemple, nous allons la définir globalement en cliquant sur le menu Configuration / Numéros de devis du module de gestion.

Vous pouvez alors donner un préfixe composé de lettres ou de chiffres suivi d’un numéro ordinal et spécifier si les utilisateurs peuvent ou ne peuvent pas modifier le numéro proposé.

Fonctionnalités du module de gestion

Le présent chapitre décrit une à une les fonctions figurant dans les menus du module de gestion. Pour apprendre à les utilis er de manière ludique, reportez vous au chapitre Exemple d’application ci avant.

Nouvelle base de gestion menu ‘Fichier’

Cette fonction permet de créer une base vierge. Elle n’est accessible que lorsque il n’y a pas de base à l’écran. La création d’une base provoque automatiquement son ouverture.

Ouvrir base de gestion menu ‘Fichier’

Cette fonction ouvre une base de gestion que l’utilisateur doit spécifier. La dernière base ouverte est mémorisée afin de s’ouvrir automatiquement au prochain lancement du module de gestion.

Ce paramètre est stocké dans le fichier QDLastGestFile.INI figurant dans le profil de l’utilisateur (généralement C:\Documents and Settings\<nom de l’utilisateur>\Application Data\Quick Devis\).

Fermer la base menu ‘Fichier’

Ferme la base présente à l’écran en enregistrant les modifications si nécessaire.

Ouvrir le devis menu ‘Fichier’

Cette fonction lance Quick Devis® Enterprise Edition et ouvre le devis sur lequel se trouve le curseur.

Le chemin stocké dans la base est utilisé pour cela. Ce principe ne fonctionne que si les devis sont placés sur le serveur et que l’ensemble des utilisateurs ‘voient’ la ressource réseau sous le même nom.

Dans le cas contraire, vous obtiendrez un message d’avertissement indiquant que le module de gestion ne peut trouver le devis.

Export Microsoft Excel menu ‘fichier’

Cette fonction permet d’exporter la trame présente à l’écran vers Microsoft Excel. La trame est exportée avec les éventuelles formules présentes dans les colonnes. Une zone d’impression est établie par défaut.

Cette fonction nécessite Microsoft Excel 97 ou supérieur. Si Microsoft Excel n’est pas détecté automatiquement au premier lancement, l’application vous demandera de spécifier l’emplacement du fichier Excel.exe qui se trouve généralement dans C:\Program Files\Microsoft Office\Officexx\.

Import Microsoft Excel menu ‘fichier’

Cette fonction n’est utilisable que lorsque l’onglet Clients est affiché. Elle permet d’importer une liste de clients directement dans la base.

S’agissant d’un format particulier, il est vivement conseillé d’exporter une trame vierge à partir du module de gestion, de la remplir sous Microsoft Excel et de la réimporter en utilisant cette fonction.

Quitter menu ‘fichier’

Ferme le module de gestion en enregistrant les modifications dans la base présente à l’écran si nécessaire.

Supprimer menu ‘édition’

Détruit l’enregistrement sur lequel se trouve le curseur, fonctionne dans toutes les listes.

Editer menu ‘édition’

Permet d’éditer l’enregistrement sur lequel se trouve le curseur. Dans la listes de devis, la fonction affiche une l’interface de gestion similaire à celle utilisée pour déclarer les devis sous Quick Devis® Enterprise Edition. Dans les autres listes, ce sont de simples zones de saisie qui sont affichées.

Pour en savoir plus sur l’interface de saisie de l’interface de gestion, reportez vous au chapitre Edition d’un devis plus bas, dans ce chapitre.

Nouveau menu ‘édition’

Cette fonction ajoute un enregistrement à la liste affichée. L’enregistrement est appelé par défaut ‘New’. Si un enregistrement de ce type existe déjà, un message le signale et le curseur est automatiquement placé sur l’enregistrement en cause.

Rafraîchir les données menu ‘édition’

Cette fonction permet d’afficher des listes à jour en prenant en compte les éventuelles modifications réalisées par les utilisateurs clients depuis l’ouverture de la base. Elle peut être appelée à partir de toutes les listes.

Changer le mot de passe menu ‘configuration’

Permet d’affecter un mot de passe à la base de gestion. Ce mot de passe sera alors nécessaire pour l’ouvrir mais ne sera pas requis pour les utilisateurs clients qui adressent la base à partir de Quick Devis® Enterprise Edition.

Numéros des devis menu ‘configuration’

Cette fonction est destinée à définir une numérotation automatique des devis au niveau global, c'est-à-dire pour tous les devis réalisés avec une connexion à la base de gestion. Si votre numérotation doit être différente en fonction de l’utilisateur (changement de préfixe par exemple), définissez les règles de numérotation sur chacun des postes via la fonction Paramètres des nouveaux devis du menu Outils de Quick Devis® Enterprise Edition.

Vous pouvez indiquer un préfixe composé de lettres, de chiffres ou de mots clés qui sera employé systématiquement dans la composition du numéro. Il sera suivi par un nombre de chiffres que vous indiquerez. Il n’est pas nécessaire de commencer la numérotation au numéro 1, vous pouvez préciser une autre valeur.

Si vous voulez insérer une date dans le préfixe, il suffit de la placer entre backslashs, exemple \DDMMYYYY\ désigne une date au format 01012006, \MMYY\, une date au format 0506. Vous pouvez également insérer le login de l’utilisateur dans la limite de 10 caractères en utilisant la syntaxe \LLLLL\. Le code DV\LLLLL\\DDMMYY\- avec un utilisateur ayant pour login ‘Jonhatan’ donnera comme numéro de devis DVJonh010206-000001.

Le numéro d’ordre placé derrière le suffixe est toujours relatif au suffixe. Prenez le en considération lors de l’attribution de la longueur. Si par exemple vos devis sont codés \MMYYYY\- suivi du numéro d’ordre, assurez vous que ce dernier soit suffisamment long pour supporter les devis que vous réalisez en un mois.

Définissez si les utilisateurs sont autorisés à modifier le numéro proposé. Si tel est le cas, ils ne pourront en aucun cas prendre le numéro d’un devis qui existe déjà dans la base.

Si un devis est détruit dans la base, vous pouvez réutiliser son numéro pour un nouveau devis en précisant ‘Le premier numéro disponible’ dans la liste appropriée. Dans le cas contraire, le numéro retenu sera toujours celui qui suit le dernier numéro figurant dans la base.

Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent modifier les options de numérotation à partir de leur poste, spécifiez le dans la case appropriée.

Autorisations menu ‘configuration’

Cette fonction permet de définir les autorisations qu’auront les utilisateurs à partir de leurs postes Quick Devis® Enterprise Edition.

Par défaut, les utilisateurs peuvent détruire des clients dans la base centrale à partir de leur poste. Ils peuvent également importer des listes de clients au format Microsoft Excel qui iront alors directement dans la base centrale. Vous pouvez leur interdire ces opérations en cochant la case appropriée. Quel que soit votre choix, les utilisateurs pourront toujours ajouter des clients à partir de leur poste.

L’autre choix permet de spécifier si les utilisateurs peuvent modifier leurs données de déclaration à posteriori. Si vous leur interdisez, les utilisateurs ne pourront changer le client, ni les informations relatives au devis après avoir effectué leur première déclaration. Ils pourront toutefois saisir à tout moment une date de report de la réponse sans toutefois pouvoir altérer la date de réponse initialement prévue.

Configurer les colonnes menu ‘configuration’

Cette fonction permet de définir l’emplacement et le contenu des différentes colonnes de la liste des devis.

La liste de droite affiche les colonnes dans l’ordre d’affichage. Pour ajouter une colonne, sélectionnez la dans la liste de droite et cliquez sur Afficher la colonne. Pour enlever une colonne, sélectionnez la dans la liste de gauche et cliquez sur Masquer la colonne.

La colonne figurant en rouge ne peut être supprimée mais vous pouvez la masquer en cochant la case appropriée.

Pour configurer une colonne, cliquez sur son intitulé dans la liste de droite et spécifiez son format, son nom et son alignement en employant les cases appropriées. Les formats répondent au standard Microsoft Excel.

Pour les colonnes recevant du texte, vous pouvez spécifier si un renvoi à la ligne doit être opéré si le texte n’entre pas dans la cellule en cochant la case appropriée.

Des totaux sont automatiquement réalisés sur les colonnes Montant et Budget estimé. Pour les autres colonnes numériques, vous pouvez afficher des totaux au bas de colonnes en le spécifiant dans la liste appropriée. Vous pouvez également placer une formule en guise de total, dans ce cas, elle prendre en compte ses données sources sur la ligne de total.

Vous pouvez entrer une variable dans la case Nom de variable pour coupler la colonne avec une variable d’environnement figurant dans un modèle Quick Devis® Enterprise Edition.

Pour entrer une formule, cliquez dans la zone texte Série ou formule et entrez la formule comme vous le feriez sous Microsoft Excel. Validez en pressant la touche <enter> lorsque la saisie est terminée.

Vous pouvez, à la place des formules, entrer une liste de choix de manière à ce que l’utilisateur soit invité à sélectionner une valeur ou un texte dans une liste. Les listes ne peuvent pas dépasser 255 caractères et les items doivent impérativement être séparées par des points virgules.

Pour entrer une liste, cliquez sur le bouton Séries à partir de l’éditeur de formules.

Cliquez sur ‘Ok’ lorsque vous avez terminé pour inscrire la formule ou la série dans la colonne sélectionnée.

L’outil de configuration des colonnes vous permettra également d’enregistrer ou de lire des profils qui seront utiles pour transposer une configuration d’une base de données à une autre par exemple. Ces profils stockent toute la configuration des colonnes, avec tous les paramètres évoqués ci avant.

Cliquez sur le bouton Aperçu / Profils pour afficher la gestion de profils.

Les boutons Charger profil et Enregistrer profil peuvent alors être utilisés pour gérer vos fichiers de profils.

Pour rétablir l’affichage par défaut, sans aucune colonne personnalisée, cliquez sur le bouton Rétablir l’affichage par défaut.

Noms des onglets menu ‘configuration’

Les listes par défaut s’appellent :

· Clients

· Chiffreurs

· Chargés d’affaires

· Types de projet

La liste nommée ‘Clients’ ne peut avoir un autre nom. En revanche, les trois autres listes peuvent être renommée si vous voulez par exemple réaliser des listes par ‘Agence’ et par ‘Affaire’.

Il est important de noter que la liste des chiffreurs est associée aux révisions du devis. Il peut donc y avoir plusieurs chiffreurs par devis. Si vous renommez cette liste, son fonctionnement restera associé aux révisions.

Les deux autres listes sont associées au devis, et sont entrées lors de la première déclaration du devis.

Il est important de spécifier les textes au pluriel et au singulier car ils sont utilisés pour afficher des listes complètes ou des items individuelles. Les noms spécifiés ici se propagent automatiquement à tous les devis connectés à la base.

Réaliser une copie de sauvegarde menu ‘outils’

Cette fonction permet de réaliser une copie de la base ouverte. Par défaut, cette copie est réalisée dans le même répertoire que la base est porte le nom Sauvegarde <nom de la base> du <date et heure>. Cependant, vous pouvez spécifier un autre répertoire à l’aide de la fonction Paramètres de sauvegarde.

Il est impératif que la base soit totalement accessible pour réaliser une sauvegarde. Si un utilisateur est connecté, un message d’erreur apparaîtra.

Paramètres de sauvegarde menu ‘outils’

Cette fonction permet de définir la fréquence et l’emplacement de sauvegardes automatiques. Il est vivement conseillé de la mettre en œuvre.

Par défaut, il n’est prévu aucune sauvegarde automatique.

Vous pouvez définir le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton Définir et la fréquence de sauvegarde en sélectionnant la valeur appropriée dans la liste.

Les sauvegardes sont réalisées automatiquement lors de la fermeture de la base. Il est donc impératif de lancer le module de gestion pour effectuer la sauvegarde. Si par exemple vous spécifiez une sauvegarde quotidienne mais que vous ne lancez le module qu’une fois par semaine, la sauvegarde ne sera réalisée qu’une fois par semaine.

Purger conformément au filtre menu ‘outils’

Cette fonction permet de supprimer de la base tous les devis qui ne correspondent pas aux critères du filtre. Elle peut être utilisée par exemple chaque année pour repartir avec une base débarrassée des devis de l’année précédente.

Pour ce faire, il vous suffit d’appliquer les critères de date au filtre de manière à n’afficher que les devis à conserver et à appeler la fonction.

Par sécurité, cette fonction réalise toujours une copie sauvegarde nommée Sauvegarde <nom de la base> du <date et heure>.

Optimiser la base menu ‘outils’

Une base de données peut souvent être optimisée en termes de taille et de temps d’accès car les emplacements laissés libres par les données détruites occupent inutilement de la place sur le disque.

Pour optimiser la base ouverte, il vous suffit d’appeler cette fonction.

Par sécurité, cette fonction réalise toujours une copie sauvegarde nommée Sauvegarde <nom de la base> du <date et heure>.

Il est impératif que la base soit totalement accessible pour réaliser une optimisation. Si un utilisateur est connecté, un message d’erreur apparaîtra.

Edition d’un devis

Pour éditer un devis dans le module de gestion, double cliquez sur sa ligne dans la liste des devis ou cliquez sur le bouton .

La plupart des opérations décrites ici peuvent être réalisées à partir du module de gestion mais également, avec certaines restrictions, à partir de Quick Devis® Enterprise Edition.

Un devis, en termes de gestion comporte plusieurs phases matérialisées par différents onglets :

La déclaration
Les révisions
Le résultat
Les variables

La déclaration permet de spécifier le client, le numéro de devis, le libellé ainsi que diverses données génériques. Utilisez les listes déroulantes ou le bouton Importer pour remplir rapidement les champs.

Si un nouveau client est saisi ici, il viendra automatiquement s’ajouter à la liste des clients.

De même, vous pouvez ajouter des Types de projet ou des Chargés d’affaire en cliquant sur les boutons Nouveau.

Pour inscrire les données dans la base, cliquez sur le bouton Mettre à jour en base centrale.

Pour avoir un montant, un devis doit avoir au moins une révision. En cliquant sur l’onglet Révision, vous accédez à toutes les révisions du devis. Vous pouvez afficher une à une les révisions en utilisant les boutons << et >>. Les révisions d’un devis peuvent aller de A à ZZ.

Seule la révision en cours peut être saisie, les révisions précédentes étant grisées. Si vous voulez revenir à une révision antérieure, affichez la dernière révision valide et cliquez sur le bouton Détruire révision.

Pour chacune des révisions, vous pouvez spécifier un chiffreur en déroulant la liste appropriée ou en ajouter un en cliquant sur le bouton Nouveau. Les éléments ainsi ajoutés viennent compléter les listes du module de gestion.

Les prix des variantes et options figurant ici correspondent à des champs récupérables dans les différents états et courriers types sous Quick Devis® Enterprise Edition.

Pour valider une révision, cliquez sur le bouton Déclarer. Le montant du devis inscrit dans la ligne correspondante en base de gestion sera toujours le montant de la dernière révision validée.

L’onglet Résultat permet de spécifier si un devis est gagné ou perdu.

Si le devis est gagné, vous pouvez entrer le montant d’attribution. Cliquez sur le bouton Déclarer pour valider l’enregistrement. C’est le montant spécifié ici qui ira dans la ligne du devis sous la base de gestion.

Si votre base de gestion comporte des champs libres destinés à la saisie (ne comportant ni formule, ni variable d’environnement), l’interface de gestion affiche un onglet Variables.

Dans cet onglet, vous pouvez entrer des données dans les cellules figurant en blanc (autorisées à la saisie). Si des lignes sont associées à des variables d’environnement, elles n’apparaissent pas ici car elles sont interdites à la saisie (remplies directement par Quick Devis® Enterprise Edition).

Vous pouvez tout de même faire apparaître ces lignes en cliquant sur le bouton droit de la souris après avoir placé le curseur sur le tableau.

Pour inscrire les variables saisies dans la base, cliquez simplement sur le bouton Mettre à jour en base centrale.

Vous pouvez à tout moment imprimer les données de gestion spécifique à un devis en cliquant sur le bouton Imprimer. Vous pourrez alors choisir ce que vous voulez imprimer.

Toutes les modifications opérées dans l’interface de gestion se propagent automatiquement aux devis correspondants sous Quick Devis® Enterprise Edition. Ainsi, vous pouvez à partir du module de gestion modifier un client, détruire une révision, etc… même si l’utilisateur du devis n’est pas autorisé à le faire à partir de son poste.

Fonctionnement des filtres

Le module de gestion propose un système de filtres qui permet d’afficher les devis selon tous les critères disponibles dans les colonnes. Les filtres peuvent être paramétrées dans les boites textes et les listes se trouvant au bas de la liste des devis.

Pour rétablir les paramètres du filtre par défaut, vous pouvez cliquez sur le bouton Tous les Devis. Pour rétablir simplement la fourchette de dates la plus large, cliquez sur le bouton se trouvant entre les boîtes de dates.

Lorsque votre filtre est paramétré, appliquez le en cliquant sur le bouton Appliquer afin de n’afficher que les devis qui répondent au filtre. Vous pouvez enregistrer votre filtre en fournissant un nom de fichier dans la base se trouvant sous la liste et cliquez sur le bouton Enregistrer. Le nouveau filtre apparaît alors dans la liste.

Pour appliquer un filtre préenregistré, il vous suffit de cliquer sur son nom dans la liste.

Les filtres comportent également la clé de classement en cours. Pour établir une clé de classement, vous pouvez utiliser la liste Classer par qui se trouve sous les totaux. Vous pouvez également cliquer sur les entêtes de colonnes ; le premier clic produit un classement ascendant, une second clic sur la même colonne produit un classement descendant.

Pour afficher des totaux intermédiaires relatifs aux clés de classement, choisissez une clé de classement avec totaux dans la liste déroulante. Des totaux apparaîtront automatiquement à chaque changement du critère de tri.

Les fichiers de filtres ont un suffixe .qdf et sont placés dans le profil de l’utilisateur (généralement C:\Documents and Settings\<nom de l’utilisateur>\Application Data\Quick Devis\). Ils sont donc propres à l’utilisateur et non à la base de gestion. Les paramètres des colonnes en revanche (formats, alignement, formules…) sont propres à la base de gestion.

La gestion simplifiée

La gestion simplifiée est intégralement gérable à partir de Quick Devis® Enterprise Edition. Elle ne fait pas appel au module de gestion contrairement à la gestion complète décrite dans les chapitres précédents. Cet outil de gestion ne permet pas de suivre les devis mais simplement de fédérer les listes de clients.

Afin de permettre l’édition de courriers types, il est nécessaire d’entrer des données concernant le client et le projet. Le but de la gestion simplifiée est de faciliter l’entrée de ces données.

Pour créer manuellement une base de données à partir de Quick Devis® Enterprise Edition, activez la gestion simplifiée via le menu Outils / Paramètres des nouveaux devis.

Appelez ensuite l’interface de gestion, en cliquant sur le bouton . La fenêtre suivante apparaît.

Cliquez sur le bouton Nouvelle base clients, sélectionnez un répertoire de stockage et donnez un nom à votre base.

Vous pouvez ensuite manuellement les champs ou encore importer les coordonnées d’un client existant en cliquant sur le bouton Importer un client et en sélectionnant le client dans la liste.

Les nouveaux clients entrés prennent automatiquement place dans la base de données lorsque vous cliquez sur le bouton Ok.

Vous pouvez cliquer sur les entêtes des listes de client pour changer leurs classements. Vous pouvez effectuer des classements par N° de client, Société, Adresse ou nom du contact.

Un client est identifié par son numéro. Ce champ est donc obligatoire et il n’est pas possible d’avoir un client ayant exactement les mêmes caractéristiques qu’un autre s’il a un numéro différent.

Vous pouvez à tout moment changer de base de clients en cliquant sur le bouton ‘Spécifier la base clients’ et en indiquant un nouveau fichier .QDC

Les fichiers .QDC, comportant les données des clients sont des fichiers Microsoft Access. Vous pouvez éventuellement les créer ou les modifier à l’aide de cet outil. Cependant, dans un tel cas, veillez à ne placer aucune valeur ‘Null’ dans les différents champs.

Si vous souhaitez gérer votre base de clients, cliquez sur le bouton ‘Importer un client’ de manière à afficher la fenêtre ci-dessous :

Dans cette fenêtre, vous pouvez ajouter des clients, les supprimer ou encore les modifier en pressant les boutons appropriés.

Vous pouvez également exporter l’ensemble de la base vers un fichier au format Microsoft Excel et importer un fichier de clients dans ce format vers la base Quick Devis® Enterprise Edition. Si vous employez cette dernière fonctionnalité, veillez à remplir sous Microsoft Excel un fichier qui a été exporté au préalable de Quick Devis® Enterprise Edition, ceci garantira que le format d’entrée est bien celui attendu.

Vous pouvez si nécessaire réimporter un fichier Excel sur une base existante, dans ce cas, les données des clients seront simplement mises à jour si les numéros de clients spécifiés sous Excel existent déjà dans la base Quick Devis® Enterprise Edition.

Aspect technique

Les bases de données de gestion sont des bases au format Microsoft Access (Jet 3.51) Vous pouvez utiliser Microsoft Access pour les éditer à condition d’éviter de les convertir à l’ouverture.

La table principale à pour nom Quotation, elle est liée à une table nommée VersionTable par son champ QUO-VirtualNumber qui n’est autre que la date de création des devis.

La table contenant les listes de clients a pour nom Client, celle des types de projets ProjectKindTable, celle des chiffreurs WhoQuoteTable et celle des chargés d’affaires WhoManageTable.

Un table nommée ColNames contient toutes les caractéristiques des colonnes (formats, alignement, formules…). La table NamingTable contient quand à elle les noms des listes nommables.

Le générateur d’états

Le générateur d’états permet de présenter vos devis comme vous le souhaitez en appliquant des profils sur des devis.

Un profil est un état qui définit une présentation, c'est-à-dire les colonnes affichées, les entêtes de page, le niveau de détail, etc. Lorsque un profil a été défini, il peut être enregistré et appelé à partir de n’importe quel devis pour générer une présentation spécifique.

Il n’est donc pas utile, lorsque vous utilisez Quick Devis® Enterprise Edition de construire votre devis comme vous souhaitez le présenter : il suffira d’appeler un état spécifique à partir du générateur pour que le devis ait automatiquement l’apparence souhaitée.

Le générateur d’état est une application intégrée à Quick Devis® Enterprise Edition qui peut être appelée par la fonction :

Générateur d’états menu ‘fichier’

Le générateur d’états comporte plusieurs boutons qui permettent de déterminer le type d’états à produire ainsi que son apparence.

Charger un état

Cette fonction déroule un menu qui affiche jusqu’à 25 profils. Il s’agit là des derniers profils chargés ou enregistrés. Cliquez simplement sur le nom du profil à ouvrir pour le charger. Les profils apparaissent dans l’ordre d’utilisation ; le plus récent étant en haut de la liste.

Si vous chargez plus de 25 profils, le plus anciens disparaîtra de la liste pour faire place au nouveau profil.

Vous pouvez charger un profil quelconque se trouvant sur le disque en cliquant sur le bouton ‘Charger un fichier profil’ et en sélectionnant le profil souhaité.

Vous pouvez également exploiter les quelques profils pré établis livrés avec Quick Devis® Enterprise Edition en cliquant sur le bouton ‘Afficher les profils génériques’. Il est conseillé de partir de ces profils pour créer vos propres document afin d’éviter d’avoir à tout paramétrer.

Si vous voulez effacer la liste, cliquez sur le bouton ‘Purger la liste des profils’. La liste sera alors automatiquement reconstruite au fur et à mesure de l’utilisation.

Cliquez sur le bouton ‘Annuler’ pour fermer la fenêtre et revenir au générateur d’états.

Administrateurs : La liste des profils utilisés ainsi que les chemins vers les fichiers .pfl correspondants sont stockés dans le profil de l’utilisateur (généralement C:\Documents and Settings\<nom de l’utilisateur>\Application Data\Quick Devis\), dans un fichier nommé QDPFLList.INI. Il n’est pas conseillé de modifier ce fichier manuellement.

Si vous avez besoin de paramétrer des listes de profils de manière identique sur plusieurs postes, il vous suffira de copier le fichier après paramétrage vers les profils des différents utilisateurs.

Réinitialiser l’état

Cette fonction permet de rétablir un profil strictement conforme au bordereau entré sous Quick Devis® Enterprise Edition. Sans aucune entête. Utilisez la pour repartir d’un état non paramétré et en créer un nouveau.

Si vous rencontrez un problème au chargement d’un profil, utilisez cette fonction et réessayez afin de déterminer si le problème vient du devis ou de l’état que vous tentez de charger (si l’édition fonctionne avec le profil vierge, c’est que le problème venait de votre profil qu’il faudra peut être alors reconstruire).

Type d’édition

Vous pouvez afficher quatre types d’édition avec le générateur d’états :

Des éditions conformes à ce qui a été chiffré dans le devis, avec plus ou moins de détails :

· Le bordereau sans minutes qui à la même apparence que le bordereau entré sous Quick Devis® Enterprise Edition

· Le bordereau avec minutes qui reprend le bordereau entré et comporte en plus le détail des lignes figurant dans les minutes

Des éditions de type ‘Marché au bordereau’ qui permettent de n’afficher que les lignes valorisées en PV et masquer ainsi la construction des PR en utilisant au besoin des PV forcés. Ces éditions se décomposent comme suit :

· Le bordereau avec les lignes de minutes triées par référence

· Le bordereau avec les lignes de minutes non triées

· Le bordereau avec les lignes de minutes et des sous totaux par famille

· Le bordereau avec les lignes de minutes et des sous totaux par famille conformes à la structure arborescente de la base d’articles utilisée

· Le bordereau avec les lignes de minutes et des sous totaux par famille conformes à la structure arborescente dessinée dans l’état

Une édition destinée principalement à afficher les PR, qui permet d’organiser aisément les colonnes, comme dans les minutes :

· Les minutes uniquement qui permettent d’éditer les déboursés comme vous souhaitez les voir et non pas comme vous les avez entrés

Des éditions orientées ‘tableurs’ qui permettent de générer des états n’ayant aucune relation apparente avec la structure du devis :

· L’édition libre de type tableurs qui permet de définir vos propres présentations de type Excel dans un onglet spécifique et d’alimenter cet onglet automatiquement avec des données en provenance du devis.

· L’édition de type ‘Feuilles d’environnement’ qui permet d’exporter tous les onglets des feuilles d’environnement. Cette édition est particulièrement destinée à une exploitation via des macros en VBA (Visual Basic For Applications).

Pour sélectionnez un type, cliquez simplement dans la liste déroulante appropriée.

Zoom

Cette fonction permet de faire varier la taille de l’état affiché à l’écran. Elle n’affecte en aucun cas l’état imprimé ou exporté.

Afficher le libellé ou le repère des chapitres

Cette fonction, applicable aux états de type ‘bordereau’ seulement permet de reprendre dans le libellé des sous totaux le repère des chapitres (exemple : sous total poste : 1) ou la première ligne constituant le libellé des chapitres (exemple : sous total : Equipements électriques)

Cette dernière solution implique que libellés utilisés sur les premières lignes des chapitres dans le bordereau ne soient pas trop longs afin qu’il puissent être inscrits sur une ligne.

Niveaux d’arrondi

Cette fonction affiche la fenêtre de définition des arrondis du menu ‘Option’. Après avoir défini les arrondis, le générateur d’états est rappelé en prenant en compte les nouveaux paramètres dans l’affichage. Pour paramétrer les arrondis, reportez vous à la fonction du menu ‘Options > Arrondis’

Sommes en lettres

Cette fonction permet d’inscrire des montants en lettres sous les montant en chiffre apparaissant dans l’état. Elle n’est applicable qu’aux états de type ‘bordereau’. Il est possible d’afficher les sommes dans plusieurs langues et de les placer sur différents types de montants.

Si vous ne souhaitez pas utiliser la monnaie proposée par défaut, entrez les noms usuels de votre monnaie au singulier et au pluriel ainsi que les noms usuel de son centième.

Sélectionnez le genre de la monnaie et de son centième s’il est applicable à la langue choisie.

Spécifiez la colonne qui contiendra les valeurs à convertir en lettres (I s’il s’agit de convertir les prix totaux et H s’il s’agit de convertir les prix unitaires).

Cochez la case appropriée si vous souhaitez que les montants en lettre soient précédés du texte figurant dans la colonne ‘unité’. Exemple ‘l’ensemble : Douze mille euros’

Les deux listes déroulantes figurant au bas de la fenêtre permettent de préciser la portée des montant en lettres et la langue à employer.

Ajustement de l’interligne

Cette fonction permet d’ajuster la hauteur de lignes blanches dans le devis. Elle se présente différemment selon qu’elle est appelée dans le cadre d’un bordereau avec ou sans minutes.

Dans le premier cas, elle permet de spécifier la hauteur des lignes entre chacun des postes. Dans le second, elle permet de spécifier la hauteur de lignes de minutes pour ‘aérer’ la présentation éventuellement.

En tête de la première page

Ce bouton permet de construire des états personnalisés en définissant l’entête de la première page et la structure de l’état.

Pour définir un état spécifique, partez de préférence d’un état vierge (cliquez sur le bouton ) ou d’un état prédéfini et cliquez sur le bouton . Vous pourrez alors insérer des lignes (jusqu’à 50) en cliquant sur le bouton en prenant soin de sélectionner au préalable les lignes au dessus desquels vous souhaitez réaliser l’insertion.

Vous pourrez alors entrer des textes ou des valeurs et les formater à l’aide du bouton . Vous pouvez également récupérer des données issues du devis de manière à ce que votre état soit personnalisé en fonction du devis à partir duquel il est appelé. Pour ce faire, cliquez sur le bouton .

Si vous souhaitez mettre en place des encadrements de cellules dans l’en-tête, cliquez sur le bouton après avoir sélectionné les cellules.

Pour mettre en place votre logo, utilisez la fonction pour importer un fichier .WMF ou plus simplement, réaliser un simple copier/coller d’un graphique à partir de Microsoft Excel ou Word.

Pour afficher l’ensemble des colonnes disponibles, cliquez sur le bouton . Pour masquer des colonnes, sélectionnez les et cliquez sur le bouton .

Pour revenir à l’état après définition de l’entête, cliquez simplement à nouveau sur le bouton . Enregistrez ensuite votre état sous le nom de votre choix à l’aide du bouton .

En tête des pages suivantes

Ce bouton permet de définir l’entête des pages à partir de la seconde page et jusqu’à la fin du document. Son fonctionnement est identique à celui décrit pour l’en-tête des premières pages.

Il est possible d’insérer jusqu’à 10 lignes dans l’entête des pages suivantes.

En tête des pages d’options

Ce bouton permet de définir l’entête des pages se situant dans la zone d’options, éventuellement présente au bas du bordereau. Son fonctionnement est identique à celui décrit pour l’en-tête des premières pages.

Il est possible d’insérer jusqu’à 10 lignes dans l’entête des pages d’options.

Insérer / Supprimer des lignes (accessible en mode édition uniquement)

Ces boutons permettent d’insérer des lignes avant les lignes sélectionnées ou de supprimer les lignes sélectionnées. Si ces fonctions sont appelées sans sélection préalable de lignes, elles portent sur la dernière ligne de l’entête.

Format des cellules (accessible en mode édition uniquement)

Ce bouton permet de définir le format des cellules sélectionnées. Vous pourrez définir l’alignement, les couleurs, les motifs, etc.

Coller un nom (accessible en mode édition uniquement)

Ce bouton permet de coller une variable provenant du devis dans l’en-tête de l’état permettant ainsi de réaliser des états qui prendront une apparence adaptée au devis à partir duquel ils auront été appelés.

Les données concernant le client et provenant de la gestion des devis sont disponibles dans cette fonction (nom, adresse, société, etc.)

Définition des bordures (accessible en mode édition uniquement)

Ce bouton permet de définir les traits d’encadrement des cellules sélectionnées.

Importer graphique (accessible en mode édition uniquement)

Ce bouton permet d’importe un graphique au format WMF (Windows Metafile) directement dans l’entête de l’état.

Si votre graphique n’est pas au format WMF, importez le dans Microsoft Excel ou Microsoft Word puis sélectionnez le et copiez le. Appelez ensuite la fonction et sélectionnez ‘Coller les données du presse papier’.

Important : Evitez d’employer des graphiques de taille importante pour ne pas pénaliser les temps d’impression. Sachez qu’un graphique de grande taille importé et réduit directement dans l’entête à l’aide de la souris reste un graphique de taille importante dans la mémoire de l’application. Prenez donc soin dans un tel cas de le réduire avant de l’importer.

Afficher toutes les colonnes (accessible en mode édition uniquement)

Ce bouton permet d’afficher l’ensemble des colonnes disponibles dans l’état, y compris les colonnes en déboursé.

Masquer colonne (accessible en mode édition uniquement)

Ce bouton permet de masquer les colonnes sélectionnées.

Couper (Ctrl X - accessible en mode édition uniquement)

Ce bouton permet de copier et d’effacer les cellules sélectionnées.

Copier (Ctrl C - accessible en mode édition uniquement)

Ce bouton permet de copier les cellules sélectionnées.

Coller (Ctrl X - accessible en mode édition uniquement)

Ce bouton permet de coller les cellules copiées au préalable dans les cellules sélectionnées.

Spécification des polices (accessible en mode édition uniquement)

Cette fonction déroule une liste qui permet de spécifier le nom de la police des cellules sélectionnées. Il est possible d’entrer directement le nom dans la liste déroulante.

Taille des polices (accessible en mode édition uniquement)

Cette fonction déroule une liste qui permet de spécifier la taille de la police des cellules sélectionnées. Il est possible de l’entrer directement la taille dans la liste déroulante.

Gras / Italique / Souligné (accessible en mode édition uniquement)

Cette fonction permet de mettre en gras, en italique ou de souligner les textes figurant dans les cellules sélectionnées.

Alignement du texte (accessible en mode édition uniquement)

Ces boutons permettent respectivement d’aligner à gauche, de centrer, d’aligner à droite ou de centrer sur plusieurs colonnes les textes figurant dans les cellules sélectionnées. Préférez cette fonction qui permet de centrer sur plusieurs colonnes à la fusion de cellules car cette dernière n’est pas exportable vers Microsoft Excel.

Couleurs (accessible en mode édition uniquement)

Ces boutons permettent respectivement de modifier la couleur et le motif de fond des cellules sélectionnées et de modifier la couleur de police des cellules sélectionnées.

Arborescence à présenter

Cette fonction permet de sélectionner les branches à masquer dans l’édition. Cela est particulièrement utile lorsque l’on ne souhaite imprimer que des chapitres.

Lorsque des branches sont ‘pliées’, Un bouton ‘Déployer tout’ vous permet de remplacer l’arborescence en conformité avec celle présente dans le bordereau.

Remarque : Il n’est pas possible de plier des branches dans la zone d’options.

Gestion des sauts de pages

Ces boutons permettent respectivement d’insérer un saut de page à l’endroit où se trouve le curseur et de supprimer le saut de page sur lequel se trouve le curseur.

Pour déplacer un saut de page, placez y le curseur et cliquez sur le bouton gauche de la souris. Maintenez le bouton enfoncé en déplaçant la souris à l’emplacement souhaité et relâchez le bouton.

Vous ne pouvez pas déplacer un saut de page en dehors de la page. Dans un tel cas, Quick Devis® Enterprise Edition génère automatiquement un saut de page à l’emplacement calculé.

Important : Les sauts de page ne sont valables que pour la session en cours. Ils ne peuvent pas être stockés dans les profils car ceux-ci doivent s’adapter à tous les devis. Vous pouvez toutefois conserver les sauts de page dans les devis en prenant des ‘photos’ des états paramétrés. Reportez vous à la fonction ‘Stocker l’image exacte de l’édition’ pour cela.

Définition des colonnes (accessible en mode ‘Minute seulement’ uniquement)

Cette fonction permet de définir le profil de minutes à créer. Elle fonctionne de manière strictement identique à la fonction ‘Présentation des minutes ou des nomenclatures’ décrite au chapitre ‘Les fonctions communes à tous les affichages‘ du présent manuel.

Il est ainsi possible de définir des profils de minutes totalement différents des trames dans lesquelles sont réalisés les devis. Ces présentations sont alors stockées dans des états que vous pouvez employer avec n’importe quel devis.

Afficher toutes les lignes du bordereau (accessible en mode ‘Minute seulement’)

Cette fonction permet d’inclure dans les éditions de type ‘Minutes’ l’ensemble des lignes de texte figurant au bordereau, y compris celles des chapitres. Si le bouton n’est pas enfoncé, seules les lignes de bordereau se rapportant aux postes affichés sont visibles.

Lorsque vous affichez toutes les lignes, vous disposez automatiquement de totaux et sous totaux par chapitre et d’un total général au bas du devis.

Afficher la grille

Cette fonction permet de rendre visible la grille dans les états. Si la grille est visible à l’affichage, elle le sera également à l’impression.

Enregistrer l’état

Cette fonction permet d’enregistrer l’état figurant à l’écran avec tous ses paramètres. Vous pouvez stocker vos états où bon vous semble, Quick Devis® Enterprise Edition les ajoute automatiquement à la liste accessible à l’aide du bouton .

Imprimer

Ce bouton permet d’imprimer l’état affiché. Il est possible d’imprimer de deux manières différentes : directement ou via Microsoft Excel

La seconde méthode envoie le document vers Microsoft Excel et imprime via le moteur d’impression d’Excel. Cette approche peut avoir un intérêt pour les documents importants car le moteurs d’impression de Microsoft Excel est sensiblement plus rapide que celui de Quick Devis® Enterprise Edition.

Les impressions sont réalisées en conformité avec les paramètres de mise en page accessibles par le bouton . Vous pouvez spécifier la plage de page à envoyer en utilisant les cases appropriées.

Configuration de l’impression

Cette fonction permet de sélectionner l’imprimante et le papier à utiliser ainsi qu’a paramétrer la mise en page. Elle permet également de définir les textes qui doivent figurer dans les entêtes et les pieds de page.

La case à cocher ‘Imprimer en noir et blanc’ sera particulièrement utile pour les éditions ‘colorées’ de type ‘Minutes seulement’ en particulier lorsque l’on souhaite imprimer sur des imprimantes noir et blanc.

Tous ces paramètres sont enregistrés dans les états à l’exception du nom de l’imprimante. De cette manière le simple fait de rappeler l’état configure l’impression.

Les codes suivants peuvent être employés dans les entêtes et pieds de pages :

· &F (affiche le nom du fichier devis)

· &D (affiche la date d’édition)

· &P (affiche la page)

Remarque : Il n’est pas permis d’afficher le nombre de pages totales car, pour permettre un affichage rapide des données (sans nécessiter une pagination complète du document) Quick Devis calcule les sauts de pages au fur et à mesure de la visualisation ou de l’impression. Si vous souhaitez afficher automatiquement le nombre de pages du document, exportez au préalable le document vers Microsoft Excel et placez le code &N dans l’entête ou dans le pied de page.

Aperçu avant impression

Cette fonction permet de pré visualiser l’édition. Vous pouvez faire défiler les pages avec les boutons ‘Page précédente’ et ‘Page suivante’ ou encore atteindre directement une page en cliquant sur le bouton ‘Atteindre’ et en spécifiant le numéro de page.

Les fonctions d’impression et de mise en page peuvent également être appelées à partir de l’aperçu avant impression.

Quitter

Ce bouton permet de fermer le générateur d’états. Lors de la fermeture, l’état affiché est mémorisé de manière à être rappelé automatiquement lors de la prochaine ouverture du générateur d’états.

Exporter vers Microsoft Excel

Cette fonction permet de transmettre l’état affiché à Microsoft Excel avec l’ensemble de ses données et graphiques.

Afin de communiquer le document à un éventuel client, il est possible de supprimer les colonnes masquées dans l’édition résultante. Si vous souhaitez exploiter le document pour réaliser des calculs, il peut être gênant d’avoir sous Microsoft Excel les entêtes de chacune des pages ; pour éviter cela, cochez la case ‘Supprimer les entêtes de pages’

La case ‘Transférer les paramètres d’impression’ permet de passer à Microsoft Excel l’ensemble des données (couleurs, mise en page, zones d’impression, etc.) de manière à récupérer un document strictement conforme au document affiché.

Si vous ne cochez pas la case ‘Lancer Microsoft Excel’, Quick Devis® Enterprise Edition vous demandera un nom de fichier au moment de l’export.

Les deux dernières cases à cocher nécessitent la présence de Microsoft Excel version 97 ou supérieure sur votre poste.

Exporter vers Microsoft Word

Cette fonction permet de transmettre le contenu de la sélection courante à Microsoft Word.

La case ‘Convertir le tableau en texte’ permet de récupérer les données sous Microsoft Word directement sous forme de texte immédiatement exploitable. Si elle n’est pas cochée, c’est un tableau qui sera transmis.

La seconde case permet de ne pas transférer les mentions se rapportant aux totaux et sous totaux.

Vous pouvez automatiquement lancer Microsoft Word en cochant la troisième case.

Cette fonction requiert Microsoft Word 97 ou supérieur installé sur votre poste.

Lancer un fichier Excel avec Macro

Cette fonction permet de lancer une macro écrite en VBA (Visual Basic for Applications) sous Microsoft Excel à partir du générateur d’états en lui passant le résultat d’un profil comme donnée d’entrée. L’appel de la macro génère les étapes suivantes :

1. Chargement du profil spécifié

2. Export du profil vers un fichier Excel temporaire

3. Copie du fichier contenant la macro vers un fichier temporaire

4. Chargement et lancement du fichier contenant la copie de la macro Excel

Dans cette dernière étape, la macro créé alors un fichier résultant au format Excel ou dans un autre format après avoir réalisé les mises en page nécessaires. Une telle macro peut également être utilisée pour l’interfaçage avec des systèmes de gestion.

Pour spécifier une macro, cliquez sur le bouton de manière à afficher le tableau des macros ci-dessous :

Sélectionnez une macro parmi les 10 possibles et éditez la en cliquant sur le bouton ‘Paramètres’ et renseignez les différents champs comme suit :

Nom de la macro

Un nom quelconque qui vous permettra d’identifier la macro par son bouton d’appel.

Nom du fichier à créer en exportant

Le nom du fichier Excel (.XLS) qui sera exporté au moment de l’appel et lu par la macro. Ce fichier comportera donc les données d’entrée et sera l’image du profil sélectionné. Ce nom de fichier peut être saisi, il n’est pas nécessaire qu’il existe car il sera recréé à chaque lancement de la macro. Le répertoire choisi pour ce fichier doit être accessible en écriture comme en lecture.

Nom du fichier master contenant les macros

Le nom d’un fichier existant contenant la macro à exécuter dans son programme Auto_Open().

Le répertoire choisi pour ce fichier peut être accessible seulement en lecture, Quick Devis n’y écrit jamais.

Nom du fichier Ms Excel résultant à ouvrir

C’est dans ce fichier que sera dupliqué le fichier contenant la macro. C’est lui qui sera exécuté. Le répertoire choisi pour ce fichier doit être accessible en écriture comme en lecture.

Nom du fichier profil à employer

Il s’agit du fichier profil qui sera chargé avant export vers le fichier spécifié comme ‘Nom du fichier à créer en exportant’. C’est donc lui qui imposera le format des données transmises à la macro Excel. Le répertoire choisi pour ce fichier peut être accessible seulement en lecture, Quick Devis n’y écrit jamais.

Le comportement de la macro peut être spécifié grâce aux différentes cases à cocher se trouvant à la droite de la fenêtre.

Supprimer les colonnes masquées

Si cette case est cochée, les colonnes masquées éventuellement présentes dans le profil seront supprimées avant l’export, décalant ainsi les colonnes se trouvant à leur droite vers la gauche. La macro devra en tenir compte si elle emploie des données figurant dans les colonnes décalées.

Supprimer l’entête de première page

Cette case permet de ne conserver que les données utiles lors de l’appel de la macro. Les lignes composant l’entête de première page sont supprimées si cette case est cochée.

Supprimer l’entête des pages suivantes

Cette case permet d’éviter d’avoir à tenir compte des éventuels sauts de page dans la programmation de le macro. Les lignes composant l’entête des pages 2 et supérieures sont supprimées si cette case est cochée, présentant alors un document un uniforme et sans entêtes.

Supprimer l’entête des options

Cette case agit comme la précédente mais, pour la zone d’options.

Lancer Ms Excel

Cette fonction permet de lancer directement Microsoft Excel à partir de la macro et d’afficher ainsi éventuellement le résultat de la macro après exécution.

Pressez simplement le bouton ‘Valider’ après avoir paramétré votre macro puis cochez la casz ‘Afficher le bouton’ si vous souhaitez que la macro puisse être lancée à partir du générateur d’état par un simple bouton.

Si vous ne souhaitez pas que la macro soit matérialisé par un bouton, ne cochez pas la case. Vous pourrez alors lancer la macro en cliquant sur et en cliquant ensuite sur le bouton ‘Lancer’ correspondant à la macro.

Administrateurs : Les paramètres des macros sont stockés dans le profil de l’utilisateur (généralement C:\Documents and Settings\<nom de l’utilisateur>\Application Data\Quick Devis\), dans un fichier nommé QDXLMacr.INI. Il n’est pas conseillé de modifier ce fichier manuellement.

Si vous avez besoin de paramétrer des macros de manière identique sur plusieurs postes, il vous suffira de copier le fichier après paramétrage vers les profils des différents utilisateurs.

Pour programmer une macro sous Microsoft Excel, il est important de connaître quelques ‘astuces’ :

1. Utilisez une routine appelée Auto_Open() pour stocker votre macro. De cette manière, elle démarrera immédiatement après l’appel.

2. Testez le nom du fichier dès les premières lignes de la routine de manière à ne l’exécuter que s’il s’agit du fichier copié par Quick Devis et non s’il s’agit du fichier master contenant la macro.

3. Spécifiez dans une des cellules du fichier master contenant la macro, le chemin et le nom du fichier comportant les données d’entrée (exported.xls en cellule B2 dans notre exemple). Ceci permettra de déplacer aisément le fichier master d’un répertoire à l’autre sans avoir à modifier le code de la macro.

4. Désactivez le calcul automatique en début de macro de manière à accélérer le traitement et réactivez le en fin de macro.

5. Activez la feuille contenant le résultat en fin de macro de manière à ce que l’utilisateur ait automatiquement sous les yeux le document résultant. S’il s’agit simplement de générer un fichier, enregistrez le et quittez Excel directement à partir de la macro.

6. Si vous ne savez pas comment on écrit un code spécifique en VBA sous Excel, utilisez la fonction ‘Enregistrer macro’ du menu ‘Outil’ puis réalisez manuellement ce que vous souhaitez que la macro fasse. Lisez ensuite le code VBA généré sous l’éditeur Visual Basic et utilisez ce code dans votre macro.

Voici un code standard en VBA qui pourrait être la base de toute macro Microsoft Excel appelée à partir de Quick Devis® Enterprise Edition.

Les trois premières lignes permettent d’éviter de lancer la macro automatiquement lorsque vous ouvrez le fichier master directement sous Microsoft Excel. Seules les copies de la macro seront exécutées (result.xls dans notre exemple)

Les deux lignes suivantes permettent de désactiver le calcul automatique pour augmenter la vitesse de traitement.

Ensuite, on teste si la cellule B2 du fichier comprend bien un lien vers le fichier source attendu (exported.xls dans notre exemple)

Votre code sera placé ensuite et aura pour données source SourceWBK et SourceWSH, les données cibles pourront être inscrites dans le classeur contenant la copie de la macro, soit MacroWBK.

Les marchés à prix de vente imposé

Quick Devis® Enterprise Edition supporte la gestion des marchés à prix de vente imposés en permettant de générer simultanément dans les états, les prix ‘marché’ et les ‘déboursés’ associés.

Il permet de cette manière de réaliser des suivis à l’avancement des projets en entrant au choix, des pourcentages d’avancement ou des quantités réellement posées. Il existe plusieurs solutions pour gérer ce type de marché, nous allons les exposer ci-après.

Gestion via le module de suivi de chantier

Le module de suivi de chantier a pour but de générer des documents Excel qui vont permettre le suivi et la facturation à l’avancement. Il s’agit de la solution la plus simple.

Pour y accéder après avoir terminé un devis, recalculez ce dernier et appelez la fonction ‘Créer la situation de travaux N°1’

Les courriers types

Les courrier s type des Quick Devis® Enterprise Edition sont réalisés par passage de paramètres à Microsoft Word. Il est nécessaire de disposer de Microsoft Word 97 et de Microsoft Excel 97 ou supérieurs pour accéder à ces fonctions. Excel servant de passerelle pour la communication avec Word.

Pour créer votre propre courrier type sans risque d’erreur, la meilleur solution consiste à modifier le courrier d’exemple fourni avec Quick Devis® Enterprise Edition. Ne tentez pas d’accéder au courrier autrement qu’au travers de Quick Devis® Enterprise Edition car vous risqueriez de rompre les liens.

Avant toute chose, assurez vous que les macros sont bien activées sous Microsoft Word en lançant ce dernier et en appelant le menu ‘Outils > Macros > Sécurité’. Sélectionnez alors un niveau permettant le fonctionnement des macros (sécurité faible ou moyenne). Fermez ensuite Microsoft Word.

Lancez Quick Devis® Enterprise Edition, ouvrez un devis et entrez quelques données de gestion (nom de client, nom de projet…) en appelant la fonction ‘Déclaration du devis’ du menu ‘Outils’. Appelez ensuite la fonction ‘Courrier Ms Word’ du menu ‘Fichier’.

Ouvre le fichier nommé ‘Courrier d’exemple’ qui se trouve dans le répertoire que vous avez attribué pour les lettres types. Ce répertoire a été mis en place par la procédure ‘Configurer un devis’ décrite en début de manuel. Si vous n’avez pas exécuté cette procédure, vous pouvez ouvrir directement le courrier type dans le répertoire d’installation de Quick Devis® Enterprise Edition (\Program Files\Quick Devis V6)

Important : Il est impératif de maintenir la touche SHIFT enfoncée pendant tout le processus d’ouverture afin que Microsoft Word n’exécute pas la fusion des champs et conserver ainsi les codes de champs. Si une question concernant l’exécution d’une requête vous est posée, répondez affirmativement.

Le document apparaissant à l’écran devrait être conforme au modèle ci-dessus. Modifiez le à votre gré mais n’entrez jamais les codes champs manuellement. Pour entrez un code champ, utilisez la fonction ‘Insérer un champ de fusion’ présente dans la barre d’outils ‘Fusion et publipostage’ de Microsoft Word.

Si la barre d’outils n’est pas présente dans le menu, cliquez ‘Outils > Fusion et publipostage > Afficher le barre d’outils’

Vous pouvez également utiliser les classiques fonctions de copier / coller pour insérer les champs de fusion et copiant ces champs à partir de ceux qui vous sont proposés au bas du document type.

Lorsque vous aurez terminé, enregistrez impérativement votre document résultant au format .DOT (modèle Word) et non .DOC. Placez de préférence ce document dans le répertoire que vous avez défini par défaut pour recevoir les lettres types (menu ‘Options > Paramètres par défaut’ sous Quick Devis® Enterprise Edition.

Pour exploiter votre courrier type, appeler simplement la fonction ‘Courrier Ms Word’ du menu ‘Fichier’ et sélectionnez le modèle sans maintenir la touche SHIFT enfoncée cette fois. Répondez affirmativement s’il vous est demandé d’exécuter une requête. Vous devriez alors obtenir un document fusionné comme suit :

Si la fusion ne fonctionne pas et que vous obtenez le document avec les champs et non leur contenu, pressez le bouton sous Word et assurez vous que vous avez bien respecté la procédure décrite ci-avant pour la création du document et vérifiez que le modèle .DOT créé cherche bien ces données dans un fichier nommé QDWORDFS.XLS situé dans le répertoire où se trouve le modèle. Assurez vous également que les macros de Microsoft Word sont bien activées.

Pour vérifier l’appel au fichier QDWORDFS.XLS, ouvrez le fichier .DOT à partir de Quick Devis® Enterprise Edition en maintenant la touche SHIFT enfoncée selon la procédure décrite en tête de chapitre et cliquez sur ‘Ouvrir la source de données’ dans la barre ‘Fusion et publipostage’. Sélectionnez ensuite le fichier QDWORDFS.XLS qui se trouve dans le même répertoire que le modèle ouvert et spécifiez que vous voulez employer la première feuille du classeur Excel comme source de données. Validez et enregistrez votre modèle au format .DOT.

La sécurité des devis

Afin d’offrir une sécurité optimale, les modifications que vous opérez dans vos devis sont inscrites ‘au fil de l’eau’ dans le fichier. Toutefois, ce fichier est un fichier temporaire qui réside sur votre disque dur local afin d’offrir de bonnes performances.

Le principe à l’ouverture d’un devis est le suivant :

Quick Devis® Enterprise Edition vérifie qu’il n’existe pas déjà dans le répertoire ‘cache’ une copie du fichier demandé qui aurait alors été fermé de manière anormale. Si tel est le cas, ouverture directe du fichier dans le ‘cache’ avec un message signalant que le fichier a été récupéré.
Sinon, décompression du fichier .DVZ sélectionné vers le répertoire ‘cache’ local (copie simple s’il s’agit d’un fichier .DEV)
Ouverture du fichier décompressé se trouvant dans le répertoire local
Inscription d’un ‘marqueur’ indiquant que le fichier a été fermé de manière anormale en prévision d’un éventuel problème.

Le principe à la fermeture d’un devis est le suivant :

Compression du devis de travail (présent dans le répertoire ‘cache’) vers un fichier temporaire qui sera placé dans le répertoire ‘Last Save QDV’
Si le processus de compression a fonctionné correctement (vérification de l’intégrité), Quick Devis® Enterprise Edition va copier le fichier résultant vers l’emplacement d’origine avec un suffixe temporaire.
Si le processus de copie a fonctionné correctement, Quick Devis® Enterprise Edition va détruire le fichier d’origine et affecter le nom de ce dernier au fichier préalablement copié.
Enfin, marquage du fichier .DVZ enregistré avec un marque signalant qu’il ne comporte pas d’erreur afin d’éviter une ré indexation au prochain chargement.

Les principes mis en œuvre ci avant permettent de prévenir tout risque de perte de données. Si toutefois vous désirez restaurer une version antérieure à la dernière en date, il vous suffit d’appeler la fonction ‘Récupérer un devis’ du menu ‘Outils’ qui vous permet de retrouver des images de tous vos enregistrements.

Ces données de sécurité sont stockées dans des piles dont la taille est paramétrable au travers de la fonction ‘Performances et sécurité’ du menu ‘Outils’. Elles sont nécessairement placées sur un disque local afin d’offrir de bonnes performances. Les fichiers sont placés dans le répertoire ‘profil’ de l’utilisateur (généralement C:\Documents and Settings\<nom de l’utilisateur>\Application Data\Quick Devis\)

Les répertoires de sauvegarde ont pour nom :

CacheQDV (répertoire de travail)
LastSaveQDV (pile des dernières sauvegardes)
RecoverQDV (fichiers originaux ayant fait l’objet d’un processus de réparation)

Les formats d es fichiers devis

Quick Devis® Enterprise Edition gère deux formats de fichiers différents pour les devis, les fichiers ayant un suffixe .DVZ et les seconds ayant un suffixe .DEV.

Les premiers sont des devis compressés au format ZIP, les seconds sont des devis non compressés (au format Microsoft Access), directement lisibles sous Microsoft Access.

Lorsque vous créez un nouveau devis vierge, un fichier non compressé (.DEV) est automatiquement généré, il est ensuite transformé en fichier compressé (.DVZ) au premier enregistrement et le fichier .DEV d’origine est supprimé (si la compression est réalisée avec succès).

Si vous souhaitez ouvrir un fichier devis de type .DVZ sous Microsoft Access, il vous faudra le décompressez au préalable. Pour ce faire, utilisez la fonction ‘Outils de compression’ du menu ‘Outils’

Convertir un fichier Excel en base d’articles

Quick Devis® Enterprise Edition permet d’exporter une base d’articles vers Microsoft Excel mais également de convertir un fichier Excel en base d’articles de manière à exploiter par exemple des tarifs que vous aurez récupéré au format Excel.

Pour réaliser une telle conversion, il est nécessaire de créer une trame vierge que vous devrez remplir en appelant les fonction ‘Copier / Coller’ d’Excel. Pour générer une trame vierge, appelez la fonction :

Générer une trame vierge menu ‘données’

Enregistrez la trame ainsi générée sous un nom quelconque et ouvrez le fichier qui contient vos données.

A l’aide d’opérations de copier / coller successives, renseignez chacune des colonnes sans oublier de remplir impérativement le champ ‘Currency’ avec un code monnaie à trois lettres.

Si vous le souhaitez, vous pouvez associer une structure arborescente à votre base de données en renseignant l’onglet ‘Tree View’ du classeur Excel.

Pour créer une arborescence cohérente, reportez vous au chapitre Création ou édition d’une structure arborescente détaillé avec Le gestionnaire d’articles

Spécifiez sur quel champ votre arborescence sera calculée en plaçant un X face au champ désiré.

Lorsque votre trame Excel est intégralement renseignée, enregistrez la et appelez la fonction :

Convertir une trame menu ‘données’

Spécifiez le fichier que vous avez enregistré, cliquez sur le bouton ‘Convertir’ et donnez un nom à la nouvelle base de données en prenant soin de la placer dans le répertoire indiqué comme recevant les bases sous Quick Devis® Enterprise Edition.

Si la conversion se passe bien, vous obtiendrez simplement le message ‘La conversion est terminée’. Dans le cas contraire, un message vous signalera les erreurs éventuelles et les affichera pour chacun des articles en erreur dans la colonne N de la trame de conversion. Corrigez alors ces erreurs et relancez l’opération.

Si la base d’article spécifiée existe déjà, Quick Devis® Enterprise Edition vous proposera de la remplacer ou d’ajouter simplement les articles à la base. Dans ce cas, les articles ne seront ajoutés que s’ils n’existaient pas déjà dans la base d’origine. A ce sujet, rappelons que des articles sont considérés comme identiques dans une base standard dès lors que leurs 5 champs clés sont identiques (‘Libellé’, ‘Référence’, ‘Famille’, ‘Fabricant’ et ‘Champ Utilisateur’).

Sachez que vous pouvez à tout moment effectuer l’opération inverse de la conversion en ouvrant la base d’articles sous Quick Devis® Enterprise Edition et en l’exportant vers Microsoft Excel.

Couplage avec un système de passation de commandes

Bien qu’il soit possible d’exporter directement vers Excel tous les écrans de Quick Devis et donc aussi les nomenclatures en pressant le bouton , Quick Devis® Enterprise Edition permet également d’exporter de manière automatique les données issues des nomenclatures vers un quelconque logiciel extérieur dans le but de passer des commande ou des demandes d’approvisionnement. Pour ce faire, le bouton figure dans les nomenclatures.

Lorsque vous pressez ce bouton, la fenêtre de couplage apparaît à l’écran avec l’ensemble des lignes de la nomenclature :

Description des fonctions

La fenêtre permet de spécifier les paramètres suivants :

Uniquement les lignes qui comportent une référence

Cette case à cocher permet de n’afficher et de n’exporter que les lignes qui comportent une référence, les autres ne permettent pas en général de passer des commandes automatiquement.

Uniquement les lignes qui proviennent de bases d’articles

Cette case à cocher permet de n’afficher et de n’exporter que les lignes qui proviennent de bases d’articles, ce qui est particulièrement pratique si vous avez bâti votre système de telle sorte que les bases de Quick Devis émanent de votre système de commande également.

Fichier de description au format TXT

Ce fichier est le document qui contient la description du format attendu. Il permet de configurer Quick Devis pour un export Excel, CSV ou ASCII à champs fixes. Le format de ce fichier est décrit ci-après mais également dans le fichier d’exemple Descriptor.txt qui est fourni avec le logiciel (dans son répertoire d’installation). Ce fichier d’exemple est installé à chaque mise à jour de Quick Devis, il faut donc que le votre porte un autre nom ou se trouve ailleurs si vous ne voulez pas qu’il soit écrasé à chaque mise à jour.

Programme à lancer

Ce lien désigne le fichier exécutable du programme de commande qui doit être lancé lorsque l’utilisateur presse le bouton ‘Générer le fichier et lancer le programme’. Il n’est pas nécessaire de le paramétrer si vous souhaitez simplement générer un fichier pour le passer manuellement à votre système de commande.

Si le système de commande ne dispose pas d’exécutable parce qu’il fonctionne dans un navigateur par exemple, vous pouvez indiquer ici l’exécutable du navigateur et placer l’adresse dans la zone ‘Ligne de commande du programme à lancer’. Vous pouvez également lancer Excel avec une macro VBA qui ira lire le fichier exporté par ce biais.

Ligne de commande du programme à lancer

Cette zone permet de spécifier ce qui suit le nom du programme lors de la passation de commande au système. S’il s’agit d’un programme exécutable, c’est souvent le chemin du fichier généré qui est spécifié ici de manière à ce que le programme cible ouvre ce fichier. Si c’est un programme fonctionnant dans un navigateur, on peut placer ici l’adresse Web. Si c’est une macro Excel réalisant un traitement, on placera Excel.exe dans la zone ‘Programme à lancer’ et le nom du fichier contenant une macro ‘Autorun’ dans cette zone.

Chemin et nom complet du fichier à générer

Contient le chemin complet du fichier à créer. Si le fichier existe déjà dans l’emplacement, il est automatiquement détruit pas la fonction.

Format du fichier de description

Ce fichier dont un exemplaire de démonstration (Descriptior.txt) est placé dans le répertoire d’installation de Quick Devis, permet de définir le format attendu par votre système de commande. Il peut content pour ce faire les directives suivantes :

La directive Format dont la syntaxe est :

Format;Excel (pour générer de fichiers de type Excel 97 et supérieur)

Format;CSV (pour générer des fichiers CSV)

Format;Fixed (pour générer des fichiers ASCII à champs fixes)

La directive Separator qui ne s’applique qu’au format CSV et dont la syntaxe est :

Separator;; (qui désigne un pour virgule comme séparateur)

Separator;| (qui désigne une barre vertical comme séparateur)

Ou tout autre caractère de votre choix qui ne créé pas de confusion avec les données exportées.

La directive Decimal qui ne s’applique pas aux fichiers Excel et dont la syntaxe est :

Decimal;. (qui indique que le séparateur décimal doit être un point)

Decimal;, (qui indique que le séparateur décimal doit être une virgule)

La directive Header qui ne s’applique qu’aux fichiers Excel et dont la syntaxe est :

Header;YES (insère une entête sur la première ligne du fichier Excel)

Header;YES (La première ligne commence par les données, pas d’entête)

Toutes les directives sont suivies par un point virgule qui précède le paramètre.

Les champs et leurs longueurs qui doivent apparaître dans le fichier, dans l’ordre où ils sont attendus dans l’export. Vous pouvez utiliser les noms de champs suivants uniquement :

Description (le libellé)

Unit (l’unité)

Quantity (la quantité)

PricePerUnit (le prix unitaire net prenant en compte de la monnaie et le coefficient)

TimePerUnit (le temps unitaire net prenant en compte le type de main d’oeuvre et le coefficient)

Manufacturer (le fabricant)

Reference (la reference)

Family (la famille)

UserDefinedField (le champ utilisateur)

SourceDatabase (la base de données d’origine)

Les champs sont toujours suivis de leur longueur, même si vous exportez en Excel ou en CSV. Dans ce cas, il est conseillé de mettre la longueur maximale (255) à moins que vous ne souhaitiez réduire la taille des champs. Exemple :

Description;100 (renvoie les 100 premiers caractères du libellé)

Si le format spécifié est à champs de longueur fixe, les caractères manquants, à la droite des champs sont complétés par des espaces. Attention : dans ce format, il est important de mettre des longueurs suffisamment importantes pour les champs numériques sans quoi ils seront tronqués et afficheront des chiffres non conformes.

Exemple pour un export au format Excel sans entête

Format;Excel

Header;NO

Description;255

Reference;255

Manufacturer;255

Quantity;255

PricePerUnit;255

Exemple pour un export au format CSV avec un point virgule comme séparateur

Format;CSV

Separator;;

Decimal;,

Description;255

Reference;255

Manufacturer;255

Quantity;255

PricePerUnit;255

Exemple pour un export ASCII à champs fixes

Format;FIXED

Decimal;.

Description;100

Reference;25

Manufacturer;20

Quantity;15

PricePerUnit;18

Installation d’un serveur de licences

Pour bénéficier d’une protection réseau avec des licences flottantes, vous devez disposer d’un serveur comportant un répertoire visible en lecture et en écriture par tous les utilisateurs de Quick Devis® Enterprise Edition .

L’hôte du serveur de licence n’est pas nécessairement un serveur informatique ; il peut s’agir d’un simple poste du réseau sur lequel vous partagerez un répertoire.

Pour mettre en œuvre un serveur de licence, commencez par télécharger l’application serveur de licence sur la page http://www.iaes-software.com/downloads.htm

Installez la ensuite sur le serveur, dans le répertoire de votre choix (C:\ServQD\ par défaut). C’est ce répertoire qui devra être partagé en lecture et en écriture par tous les utilisateurs.

Le serveur fonctionne sans dongle et prend la forme de deux composants :

Un service QDKEYSRV.EXE qui fonctionne sans qu’il soit nécessaire de se loguer sur la machine
Un fichier exécutable QD6KNET.EXE qui permet de paramétrer les licences

Les codes clés générés sont dépendants de la machine (le serveur) sur lequel l’application est installée. L’encodage est réalisé sur la base de l’adresse IP fixe de la carte réseau principale ou sur la base d’un code (UUID) identifiant la machine.

Pour installer le serveur, il est impératif de disposer de droits administrateur. Le serveur ne peut fonctionner que sur les systèmes suivants :

Windows 2000
Windows XP
Windows Vista

Après avoir exécuté le fichier d’installation du serveur, vous disposerez, dans le menu ‘Démarrer’ / ‘Serveur de licences Quick Devis V6’ des menus suivants :

Gestion des licences réseau QD V6
Documentation du serveur
Désinstaller le serveur de licence V6

Pour initialiser le serveur il suffit de lancer la ‘Gestion des licences réseau QD V6’

Le gestionnaire de licences va alors vous proposer de créer directement une clé logique contenant de nouveaux codes. La clé logique ainsi créée contient 100 codes clés qui ne seront exploitables que lorsque vous aurez demandé des codes licence correspondants à votre revendeur.

Demande des codes licences

Le serveur de licences de Quick Devis® Enterprise Edition associe à chaque code clé (code à 12 caractères hexadécimaux commençant par la lettre B), un code licence à 28 caractères qui comporte l’ensemble des informations relatives à votre licence et qui ne peut fonctionner qu’en présence du code clé associé.

Pour demander un code licence, cliquez sur le bouton ‘Agrandir la fenêtre’ et placez le curseur sur le code clé souhaité (prenez les dans l’ordre de préférence).

Cliquez ensuite sur le bouton ‘Demander un code licence pour le code clé sélectionné’

Entrez vos coordonnées (vous n’aurez plus à les entrer pour les autres codes licences). Puis cliquez sur l’un des deux boutons selon que vous souhaitez faxer la demande de code ou la formuler directement en ligne.

Le ou les codes vous seront transmis dans les meilleurs délais. Généralement, vous les recevrez par email sauf stipulation contraire.

Saisie des codes licences

Lorsque vous recevrez vos codes, il vous faudra les inscrire sur le serveur. Pour ce faire, cliquez sur le bouton ‘Inscrire un code licence pour le code clé sélectionné’ après avoir préalablement sélectionné le code clé approprié.

Saisissez le code à 28 caractères et cliquez sur le bouton ‘Enregistrer’. Vérifiez la saisie SVP car vous ne pouvez entrer que 4 codes invalides après quoi, votre clé sera automatiquement neutralisée et vous seriez alors contraint de contacteur votre revendeur pour la débloquer à distance.

Démarrage et arrêt du service

Le serveur de licences fonctionne sous la forme d’un service, c’est à dire qu’il peut tourner sans que personne ne soit logué sur le serveur.

Lorsque vous redémarrez la machine, le service (qui est le serveur de licence proprement dit) QDKEYSRV.EXE démarre automatiquement mais, si une anomalie est rencontrée ou simplement si le serveur n’a jamais été initialisé, ou encore si vous ne souhaitez pas redémarrer la machine, il vous faudra démarrer le service manuellement.

Pour ce faire, appelez le ‘Panneau de Configuration’. Sélectionnez ‘Outils d’administration’ :

Panneau1

Parmi les outils d’administration, sélectionnez ‘Services’ :

Panneau2

Dans les services, identifiez le service nommé QDKeySRV :

Panneau3

Et lancez le en cliquant sur le lien ‘Démarrer’.

Panneau4

Si le service est correctement lancé, vous pourrez alors ultérieurement l’arrêter en cliquant sur le lien ‘Arrêter’.

Pour savoir si votre service est correctement lancé, lancez à nouveau ‘Gestion des licences réseau QD V6’ du menu ‘Démarrer / Serveur de licences’. Au bas de la fenêtre agrandie, vous devez avoir un message du service indiquant ‘Pas d’erreur’. Pour tout autre message, ou en cas d’absence de message, votre serveur n’est pas lancé.

Bien sûr, même si vous fermez l’application de gestion des clés réseau, le service continuera à fonctionner et les utilisateurs pourront continuer à utiliser Quick Devis® Enterprise Edition. L’outil de gestion ne sert qu’à gérer les licences et il dispose également d’une fonction de monitoring.

A chaque fois que vous redémarrerez l’ordinateur, le service redémarrera automatiquement.

Monitoring des licences sur le serveur

L’outil de gestion des clés fonctionne indépendamment du service, il peut être lancé quel que soit le statut (démarré / arrêté) du service.

Il interagit automatiquement avec le service toutes les minutes. Ceci signifie qu’un code licence entré sur le module de gestion sera utilisable, au plus, une minute après sa saisie (si le service est lancé bien sûr). De même un message d’erreur reçu par le service ne sera affiché dans le module de gestion qu’une minute après sa réception effective.

Pour visualiser l’état d’utilisation des licences, cochez la case ‘Afficher la fenêtre d’utilisation des licences’

Vous pourrez alors visualiser les droits pour chacune des licences inscrites, leur statut, le login de l’utilisateur en cours ainsi que l’heure à laquelle ce dernier s’est logué.

Paramétrage des postes clients

Sur chacun des postes clients, lancez le module ‘Gestion des licences’ dans le menu ‘Démarrer’ / ‘Quick Devis’. Et cliquez sur le bouton ‘Redéfinir’ afin d’indiquer au client le répertoire partagé contenant le serveur de licences sur le serveur.

Par défaut, Quick Devis recherche systématiquement une clé physique locale, puis une clé logique locale et enfin une clé réseau. Cette option par défaut d’utiliser un dongle localement tout en laissant disponible un jeton sur le serveur.

Si vous souhaitez changer cette option, pour ignorer les clés réseau ou simplement pour accéder plus rapidement à vos licences au lancement, il vous suffit, de cocher la case appropriée dans le module de ‘Gestion des licences’

Il existe d’autres solutions permettant d’indiquer aux clients où se trouve le serveur de licences. Ces solutions peuvent être utilisées si l’administrateur veut éviter de passer sur chacun des postes clients.

La première solution, consiste en la mise en place d’un fichier nommé QDSERVPATH.INI dans le répertoire système de la machine client (généralement \Windows\System32\)

Ce fichier texte doit contenir sur sa première ligne le chemin du serveur.

Une seconde solution emploie des variables d’environnement. Sur tous les postes clients, vous pouvez placer une variable d'environnement nommée QDDIRNET qui pointe sur le répertoire du serveur. Exemple : QDDIRNET=\\Machine001\ServQD

Remarque : Si aucune variable QDDIRNET n'est trouvée, Quick Devis recherche une variable DIRNET.

La troisième solution consiste à placer directement le chemin du serveur dans la base de registre des postes clients \HKEY_CLASSES_ROOT\Quick Devis\. Cette opération est identique à une spécification manuelle sur les postes clients via le module ‘Gestion des licences’

La clé de registre HighLogin indique ici l’ordre de recherche des licences. Elle accepte les valeurs LOCAL, NETWORK et LOGICAL correspondant aux trois priorités de recherche.

Certaines solutions sont prioritaires sur d’autres. Les priorités sont les suivantes :

1. Fichier QDSERVPATH.INI

2. Spécification dans le module de gestion des licences ou via la base de registre

3. Variable d’environnement QDDIRNET

4. Variable d’environnement DIRNET

Interfaçage de Quick Devis avec un ERP, communication avec des applications externes

Ce document décrit la marche à suivre pour récupérer les données issues des devis Quick Devis® à partir d’une application extérieure ou pour inscrire des données dans un fichier Quick Devis® à partir d’une application externe. Il a notamment pour but de permettre l’exploitation des données de Quick Devis® à partir d’un ERP (Enterprise Resource Planner) pour réaliser des opérations de suivi de projet ou de facturation par exemple. Il permet également de créer des fichiers Quick Devis® pré renseignés à partir d’un ERP.

Bien que Quick Devis® sache nativement exporter l’ensemble de ses données, le présent document décrit la mise en œuvre d’une passerelle où l’ERP est maître. C'est-à-dire où c’est l’ERP qui lit directement des fichiers Quick Devis® pour en extraire les données ou pour y inscrire des données.

Si vous souhaitez communique avec des applications dans une configuration où c’est Quick Devis® qui appelle les programmes, reportez vous aux chapitres décrivant l’appel de macros ou l’appel d’exécutables à partir de Quick Devis®. Voyez par exemple la rubrique :

Les macros et processus externes

Afin de permettre l’interface avec tous types de programmes, l’extraction des données repose sur une librairie dynamique (DLL) répontant au modèle COM de Microsoft. Pour les ERP qui ne permettraient pas l’exploitation de ce type de composants normalisés, il est également possible d’appeler une simple ligne de commande qui lance un fichier exécutable réalisant l’opération.

Tous les composants nécessaires sont installés avec Quick Devis V6, directement dans le répertoire de l’application. Si l’application hôte n’est pas systématiquement installée sur les postes Quick Devis, il suffit alors d’installer Quick Devis® sur les postes où se trouve l’application. L’utilisation des ressources permettant d’extraire les données ne nécessite pas de licence Quick Devis®.

La passerelle mise à disposition se veut extrêmement souple afin de pouvoir s’adapter à tous les métiers. Ainsi, elle permet de récupérer l’ensemble des documents d’environnement placés dans les modèles Quick Devis®, la totalité des lignes de minutes et de bordereau mais également les listes de types de fournitures, des types de main d’œuvre et les parités des monnaies utilisées.

Si vous avez des questions concernant la création de passerelles ou si vous désirez des extensions des composants proposés, n’hésitez pas à contacter directement p.combreau@quick-devis.net

Si vous souhaitez télécharger une version de Quick Devis® qui dispose des composants, vous la trouverez sur http://www.quick-devis.net. Une simple mise à jour est suffisante pour disposer des derniers composants en date.

Mise en œuvre des composants

Utilisation de la librairie dynamique

La librairie est nommée READQD.DLL et est placée dans le répertoire system (Windows\System32 en général)

Pour déclarer la librairie, reportez vous à la documentation de votre langage. Voici un extrait de code exploitable en VBA sous Excel, Word ou Access par exemple.

Dim MyLibrary As Object

Set MyLibrary = CreateObject("ReadQD.CReadQD")

Les fichiers Quick Devis® sont des fichiers compressés qui nécessitent donc une décompression avant toute extraction de données. Afin que cette décompression ne soit réalisée qu’une fois par opération, la librairie dynamique ne comporte que deux fonctions avec des paramètres qui permettent de préciser les tâches qu’elle doit réaliser.

Fonction de lecture GetDataFromFile

GetDataFromFile (ByVal SourceEstimate As String, ByVal AccessFile As String, ByVal EnvironWorkbook As String, ByVal BOQWorkBook As String, ByRef GlobalCost As Double, ByRef GlobalSellingPrice As Double, Optional ByVal IsSilent as Boolean, Optional ByVal CheckIfCalc as Boolean) As Integer

SourceEstimate est le chemin complet du fichier devis existant à partir duquel les données doivent être extraites (.dvz ou .dev)

AccessFile est le chemin complet d’un fichier au format Microsoft Access (Access 95 pour garantir la compatibilité avec toutes les versions) qui sera créé lors de l’appel. Si le fichier existe, il est automatiquement détruit par la fonction. Si le paramètre est une chaine vide (""), le fichier Microsoft Access n’est pas généré. Le format complet du fichier généré est décrit au chapitre « Format du fichier Microsoft Access », plus bas dans ce document.

EnvironWorkbook est le chemin complet d’un fichier au format Microsoft Excel (Excel 97 pour garantir la compatibilité avec toutes les versions) qui sera créé lors de l’appel et qui contiendra une image du classeur d’environnement du devis. Si le fichier existe, il est automatiquement détruit par la fonction. Si le paramètre est une chaine vide (""), le fichier Microsoft Excel n’est pas généré. Le fichier reflète exactement le classeur d’environnement du devis avec tous ses onglets, permettant ainsi la personnalisation.

BOQWorkbook est le chemin complet d’un fichier au format Microsoft Excel (Excel 97 pour garantir la compatibilité avec toutes les versions) qui sera créé lors de l’appel et qui contiendra une image du bordereau du devis. Si le fichier existe, il est automatiquement détruit par la fonction. Si le paramètre est une chaine vide (""), le fichier Microsoft Excel n’est pas généré. Le fichier reflète exactement le classeur du bordereau, permettant ainsi la personnalisation. Il comporte toujours deux onglets seulement : un onglet dont la position ordinale est 1 qui reflète la gestion des postes, y compris les éventuelles colonnes de simulation et partage et un onglet dont la position ordinale est 2 qui reflète le bordereau, y compris les éventuelles colonnes et données personnalisées.

GlobalCost est une variable passée à la fonction qui renvoie le coût brut global du projet tel qu’il est issu de la somme des minutes, sans prendre en compte les options.

GlobalSellingPrice est une variable passée à la fonction qui renvoie le prix de vente global du devis hors option tel qu’il résulte du bordereau, c'est-à-dire prenant en compte les éventuels arrondis.

IsSilent est optionnel, valeur booléene précisant si le processus ne doit rien afficher. Si la valeur est omise ou si elle est à False, une fenêtre apparaît en bas, à droite de l’écran pendant le process.

CheckIfCalc est optionnel, valeur booléene précisant si le processus doit vérifier que le devis a été recalculé avant d’exporter les données. Si la valeur est omise ou si elle est à True, la vérification est effectuée et un devis non recalculé renvoie une erreur N°62. Si la valeur est False, aucune erreur n’est retournée et les documents sont exportés avec des valeurs non recalculées.

La fonction retourne une variable numérique identifiant les messages d’erreur suivants :

0 = Ok, les fichiers ont pu être générés
1 = Impossible d’accèder au fichier devis. Probablement inexistant
2 = Impossible de décompresser le fichier
3 = Mauvais suffixe du fichier devis. Doit être DVZ ou DEV
53 = Impossible de détruire l’un des fichiers cibles
54 = Impossible de trouver un classeur d’environnement dans le fichier
55 = Impossible de lire le classeur d’environnement
56 = Impossible d’écrire dans l’un des emplacements spécifiés
57 = Impossible de relire l’un des classeurs exportés
58 = Impossible d’écire dans le classeur Excel d’environnement
59 = Impossible de trouver un classeur de type bordereau dans le fichier
60 = Impossible de lire le classeur bordereau du fichier
61 = Impossible d’inscrire le fichier Access
62 = Le devis n’est pas calculé. Ouvrez le sous Quick Devis et recalculez le
74 = Impossible de créer un fichier temporaire

Fonction d’écriture WriteVariableToFile

WriteVariableToFile (ByVal FileToWriteTo As String, ByVal CSVSourceFile As String, Optional ByVal IsSilent as Boolean) As Integer

FileToWriteTo est le chemin complet du fichier devis existant dans lequel les variables doivent être inscrites (.dvz ou .dev). Le fichier est copié par sécurité dans un fichier temporaire puis décompressé, modifié et recompressé c'est-à-dire que le fichier d’origine est écrasé. Si le processus échoue, la copie de sauvegarde est restaurée.

CSVSourceFile est le chemin complet d’un fichier CSV séparé par des points virgules utilisant un séparateur décimal de type point et comportant deux colonnes. La première étant le nom de la variable, la seconde étant sa valeur. Les valeurs entre ‘double quotes’ sont considérées comme des chaînes de caractères et les autres comme des valeurs numériques. Les noms de variables doivent débuter par ENV_ et avoir une valeur sans quoi, elles sont ignorées. Exemple :

ENV_MARGE;12.7

ENV_NUMAFFAIRE;"A00178"

Toutes les variables doivent avoir une valeur qui peut toutefois être 0 pour une valeur numérique ou "" pour une valeur chaîne. Sans valeur, la variable est ignorée.

Les noms de variable ne peuvent exceder 40 caractères. Les valeurs ne peuvent excèder 250 caractères en incluant les guillemets. Les gillemets au milieu d’une chaîne sont inderdits.

IsSilent est optionnel, valeur booléene précisant si le processus ne doit rien afficher. Si la valeur est omise ou si elle est à False, une fenêtre apparaît en bas, à droite de l’écran pendant le process.

La fonction retourne une variable numérique identifiant les messages d’erreur suivants :

0 = Ok, toutes les variables ont pu être inscrites
1 = Impossible d’accèder au fichier devis. Probablement inexistant
2 = Impossible de décompresser le fichier
3 = Mauvais suffixe du fichier devis. Doit être DVZ ou DEV
10 = Impossible de trouver le fichier CSV spécifié
54 = Impossible de trouver un classeur d’environnement dans le fichier
55 = Impossible de lire le classeur d’environnement
57 = Impossible de relire l’un des classeurs exportés
58 = Impossible d’écire dans le classeur Excel d’environnement
59 = Impossible de trouver un classeur de type bordereau dans le fichier
60 = Impossible de lire le classeur bordereau du fichier
71 = Impossible de stocker le classeur d’environnement après modification
72 = Impossible de stocker le classeur bordereau après modification
73 = Impossible de recompresser le fichier après modification
74 = Impossible de créer un fichier temporaire
75 = Le nombre de variables additionné des variables du devis serait supérieur à 1000
76 = Le fichier CSV est illisible. Peut être déjà ouvert
>= 100 = La variable en position (N° erreur – 100) dans le fichier CSV ne peut être convertie en valeur numérique

Utilisation du fichier exécutable

Pour les applications qui ne sauraient pas heberger une librairie dynamique, il est également possible d’appeler un exécutable suivi d’une ligne de commande. Ce fichier exécutable s’appelle READQD.EXE et est placé dans le répertoire d’installation de Quick Devis® (C:\Program Files\Quick Devis V6\ par défaut). Cette approche ne permet par d’écrire des données dans le fichier devis mais simplement de les lire.

On appelle le fichier exécutable via une ligne de commande dont la syntaxe est décrite ci-dessous. Le fonctionnement est identique à celui de la librairie dynamique à ceci près que les valeurs sont retournées dans un fichier texte dont l’emplacement est spécifié dans la ligne de commande.

Voici quelques exemples de commande :

Extraction de tous les fichiers :

READQD.EXE “Source:C:\MonDevis.dvz | AccessFile:C:\MonFichier.mdb | Overhead:C:\MonClasseurEnvir.xls | Boq:C:\MonClasseurBordereau.xls | Status:C:\MonFichierStatus.txt“

Les deux seuls paramètres obligatoires sont Source: et Status: les autres ne doivent être utilisés que si vous souhaitez générer les fichiers. Voici un exemple avec l’extraction du fichier Microsoft Access seul :

READQD.EXE “Source:C:\MonDevis.dvz | AccessFile:C:\MonFichier.mdb | Status:C:\MonFichierStatus.txt“

Le caractère séparateur entre les différents paramètres est toujours une barre verticale (Alt 128). La chaîne de commande est toujours passée entre guillemets.

Le fichier indiqué par Status: est un fichier texte créé par la fonction qui contient les variables GlobalCost, GlobalSellingPrice et ReturnedErrorNumber sur quatre lignes sous la forme suivante :

GlobalCost=12345.00

GlobalSellingPrice=23546.00

ReturnedErrorNumber=0

Message=le message de retour

Le séparateur décimal dans ce fichier est toujours un point. ReturnedErrorNumber retourne un numéro d’erreur conforme à la liste décrite au chapitre « Utilisation de la librairie dynamique ». Le message est également conforme à la description de la librairie dynamique.

Format du fichier Microsoft Access

Le fichier Microsoft Access retourné par la fonction comporte 5 tables qui permettent de disposer de l’ensemble des informations du devis à l’exclusion des modes de calcul des coefficients et des éventuels paramètres personnalisés que l’on retouve dans les classeurs d’environnement ou de bordereau.

Les tables fournies sont des versions édulcorées des tables réellement utilisées par Quick Devis®. Elles ne comportent que les données utiles aux applications appelantes. Ces tables sont relativement riches pour permette l’adaptation aux marchés export notamment mais généralement, l’application cliente n’utilisera que quelques champs. Les champs les plus courramment utilisés par les ERP figurent en bleu dans les tables ci-après.

Pour créer rapidement des nomenclatures détaillées, on utilisera les champs GlobalQuantity figurant dans la table BoQ et dans la table Minutes. En multipliant les coûts et les temps de chacune des lignes de la table minutes par la valeur de ce champ, on a une représentation pour le devis global ou pour la branche considérée.

La table BoQ

Cette table reprend l’ensemble des lignes du bordereau et leur structure arborescente, y compris les éventuelles lignes d’options. Elle recence pour chacun des postes ou des branches les montants par type de fourniture ainsi que les temps en heures pour chaque type de main d’œuvre.

Les champs de cette table sont les suivants :

Identifier	LongInteger commençant par 0 indiquant la position du poste ou de la branche dans l’arborescence
Level	LongInteger commençant par 0 indiquant le niveau d’indentation du poste ou de la branche dans la structure arborescente
HexID	String sur 16 caractères comportant 2 caractères hexadécimaux par niveau d’indentation. Pour avoir par exemple tous les postes de la branche A1A3000000000000, il suffit de prendre la partie significatif A1A3 (c'est-à-dire la branche A3 de la branche A1) et de sortir toutes les branches commençant par cette partie (A1A3????????????). On peut aussi utiliser le champ ‘Level’ et descendre dans l’arborescence jusqu'à ce que l’on rencontre une branche d’un ‘Level’ inférieur ou égal au ‘Level’ considéré. Au sein d’une branche, les valeurs héxadécimales ne se suivent pas forcément : on ne peut pas affirmer que la branche A1A3 se trouve plus bas dans le bordereau que la branche A1A2. Utiliser le champ ‘Identifier’ si vous avez besoin de connaître la position de la branche ou du poste au sein du bordereau.
Label	String sur 25 caractères maxi indiquant l’identifiant lu poste où de la branche dans le bordereau client
Unit	String sur 25 caractères maxi indiquant l’unité du poste ou de la branche
Description	String sur 255 caractères maxi indiquant la description du poste ou de la branche
Quantity	LongFloat indiquant la quantité du poste ou de la branche
PricePerUnit	LongFloat indiquant le coût unitaire du poste ou de la branche tel qu’il résulte des minutes
TotalPrice	LongFloat indiquant le coût total du poste ou de la branche tel qu’il résulte des minutes
ModeTotal	Boolean indiquant si le poste a été chiffré en mode unitaire (false) ou en mode (total). Ce champ est purement informatif car même si le poste a été chiffré en mode total, les données figurant dans le fichier Access généré sont toujours ramenées à une base unitaire pour éviter les calculs complexes dans l’application hôte
SellingPricePerUnit	LongFloat indiquant le prix de vente unitaire du poste ou de la branche prenant en compte l’arrondi et un éventuel forçage
SellingTotalPrice	LongFloat indiquant le prix de vente total du poste ou de la branche prenant en compte l’arrondi et un éventuel forçage
ForcedStatus	Boolean indiquant si le prix de vente est forcé (true) ou non forcé (false)
IsAnOption	LongInteger indiquant si le poste est en option. 0 = la branche ou le poste n’est en option, 1 la branche ou le poste est en option, 2 = la branche ou le poste appartient à une branche en option et est donc en option
GlobalQuantity	LongFloat représentant la quantité du poste dans le devis global, c'est-à-dire prenant en compte les quantités arborescentes du bordereau
GlobalQuantityWithOptions	LongFloat représentant la quantité du poste dans le devis global, c'est-à-dire prenant en compte les quantités arborescentes du bordereau. Ce champ considère les quantités des postes et branches en option comme étant à 1 et non à 0 c'est-à-dire comptabilisés. Ceci permet d’extraire efficacement des données sur les options.
TimeWorkforce00 to TimeWorkforce99	LongFloat 100 champs consécutifs donnant le temps de main d’œuvre en heures pour chaque type de main d’oeuvre répertorié dans la table WorkforceKinds et pour chacun des postes ou branches du bordereau. Les temps sont donnés pour un poste unitaire et ne prennent donc pas en compte la quantité de la ligne. Pour transformer les temps en montants, il faut les multiplier par le champ approprié figurant dans la table WorkforceKinds
AmountMaterial00 to AmountMaterial99	LongFloat 100 champs consécutifs donnant le montant de fourniture pour chaque type de fourniture répertorié dans la table MaterialKinds et pour chacun des postes ou branches du bordereau. Les montants sont données pour un poste unitaire et ne prennent donc pas en compte la quantité de la ligne
IsATask	Boolean indiquant si l’enregistrement correspond à un poste, c'est-à-dire s’il peut contenir des lignes de détail (true) ou s’il s’agit d’une branche (false)
MarketCoefficient00 to MarketCoefficient04	LongFloat jusqu’à 5 coefficients marché dont la valeur par défaut est 1.
MarketLabel00 to MarketLabel04	String 40 caractères indiquant le libellé du coefficient marché
SellingPricePerUnitWithCoefficients	LongFloat est le prix de vente unitaire prenant en compte le coefficient marché.
SellingTotalPriceWithCoefficients	LongFloat est le prix de vente total prenant en compte le coefficient marché.

La table Minutes

Cette table comporte le détail de chaque ligne de prix, classé par poste de bordereau. Elle comprend également le détail de la minute d’environnement si elle existe.

Les champs de cette table sont les suivants :

Identifier	LongInteger commençant par 0 indiquant la position du poste auquel appartient la ligne dans l’arborescence du bordereau. Correspond au champ ‘Identifier’ du bordereau. Un identifier portant 99999 correspond à la minute d’environnement si elle existe. La valeur de ce champ est à -1 s’il s’agit d’une ligne provenant de l’enventuelle minute d’environnement (qui ne fait pas partie du bordereau)
Level	LongInterger corresponand au champ ‘Level’ de la table ‘BoQ’. La valeur de ce champ est à -1 s’il s’agit d’une ligne provenant de l’enventuelle minute d’environnement (qui ne fait pas partie du bordereau)
HexID	String sur 16 caractères correspondant au champ ‘HexID’ de la table ‘BoQ’. La valeur de ce champ est à ZZZZZZZZZZZZZZZZ s’il s’agit d’une ligne provenant de l’enventuelle minute d’environnement (qui ne fait pas partie du bordereau)
LineNumber	LongInteger commençant par 1 indiquant la position de la ligne dans la minute
Reference	String 50 caractères maxi indiquant la référence de l’article se trouvant sur la ligne
Description	String 255 caractères maxi indiquant la description de l’article se trouvant sur la ligne
Unit	String 25 caractères maxi indiquant l’unité de l’article se trouvant sur la ligne
Quantity	LongFloat indiquant la quantité de l’article se trouvant sur la ligne. La valeur de ce champ est à 0 s’il s’agit d’une ligne provenant de l’enventuelle minute d’environnement (qui ne fait pas partie du bordereau)
MaterialCostPerUnit	LongFloat indiquant le coût unitaire fourniture de l’article se trouvant sur la ligne. Ce coût est exprimé dans la monnaie figurant au champ suivant
MaterialCurrency	String 3 caractères maxi indiquant la monnaie dans laquelle est exprimé le coût unitaire fourniture
MaterialCurrencyRate	LongFloat indique la parité de la monnaie utilisée pour la fourniture par rapport à celle dans laquelle le devis est exprimé
MaterialKind	LongInteger indique le numéro du type de fourniture utilisé
MaterialKindLabel	String maxi 50 caractères indique le libellé du type de fourniture utilisé
Rebate	LongFloat indique en % la remise affectée à l’article
CoeffOnCost	LongFloat est un coefficient appliqué sur le coût unitaire de fourniture (rendement, etc.)
ResultingMaterialCostPerUnit	LongFloat est le coût unitaire de fourniture exprimé dans la monnaie du devis et prenant en compte le coefficient sur coût et la remise
MaterialTotalCost	LongFloat est le coût total de fourniture pour la ligne considérée
WorkforceTimePerUnit	LongFloat est le temps de pose unitaire de la ligne exprimé dans l’unité spécifiée par le champ suivant
WorkforceUnit	String 20 caractères maxi est l’unité dans laquelle est exprimée le temps de pose
WorkforceKind	LongInteger indique le numéro du type de main d’oeuvre utilisé
WorkforceKindLabel	String maxi 50 caractères indique le libellé du type de main d’oeuvre utilisé
HoursPerUnit	LongFloat indique le nombre d’heures dans une unité de temps afin de calculer les temps sur une base horaire
WorkforceRate	LongFloat indique le taux pour le type de main d’œuvre considéré exprimé dans la monnaie mentionnée au champ suivant
WorkforceCurrency	String 3 caractères maxi indiquant la monnaie dans laquelle est exprimé le taux de main d’œuvre
WorkforceCurrencyRate	LongFloat indique la parité de la monnaie utilisée pour la main d’œuvre par rapport à celle dans laquelle le devis est exprimé
CoeffOnTime	LongFloat est un coefficient appliqué sur le coût unitaire de main d’oeuvre (rendement, etc.)
ResultingWorkforceTimePerUnit	LongFloat est le temps unitaire de main d’œuvre prenant en compte le coefficient et le nombre d’unité de temps dans une heure. Ce champ est exprimé en heures.
WorkforceTotalTime	LongFloat est le temps total de main d’œuvre exprimé en heures
ResultingWorkforceCostPerUnit	LongFloat est le coût unitaire de main d’œuvre prenant en compte la parité de la monnaie. Ce champ est exprimé dans la monnaie du devis.
WorkforceTotalCost	LongFloat est le coût total de main d’œuvre exprimé dans la monnaie du devis
ResultingCostPerUnit	LongFloat est le coût unitaire de la ligne prenant en compte la fourniture et la main d’oeuvre. Ce champ est exprimé dans la monnaie du devis.
ResultingTotalCost	LongFloat est le coût total de la ligne prenant en compte la fourniture et la main d’oeuvre. Ce champ est exprimé dans la monnaie du devis.
Manufacturer	String maxi 20 caractères est le nom du fabricant de l’article
Family	String maxi 20 caractères est le nom de la famille de l’article chez le fabricant
UserDefinedField	String maxi 20 caractères est le champ défini par l’utilisateur de l’article
ArticleDate	Date est la date et heure de l’article dans sa base d’origine
LastChangeDate	Date est la date et heure de la dernière modification de l’article
DataBaseSourcePath	LongInteger est le numéro de chemin de la base de données dont est issu l’article (0-10)
DatabaseSource	String maxi 50 caractères et le nom de la base de données dont est issu l’article
AppliedSellingKMaterial	LongFloat est le coefficient de vente sur fourniture. Ce coefficient est le coefficient appliqué et non le coefficient réel qui peut différer si le prix de vente a été forcé ou s’il est le résultat d’une compensation de prix forcés.
AppliedSellingKWorkforce	LongFloat est le coefficient de vente sur main d’œuvre. Ce coefficient est le coefficient appliqué et non le coefficient réel qui peut différer si le prix de vente a été forcé ou s’il est le résultat d’une compensation de prix forcés.
SellingPricePerUnit	LongFloat est le prix unitaire de vente de la ligne exprimé dans la monnaie du devis. Peut éventuellement être forcé ou être le résultat d’une compensation de prix forcé.
SellingTotalPrice	LongFloat est le prix total de vente de la ligne. Peut éventuellement être forcé ou être le résultat d’une compensation de prix forcés.
ForcedStatus	Boolean indiquant si le prix de vente est forcé (true) ou non forcé (false)
Comment	String maxi 255 caractères est le commentaire relatif à la ligne
GlobalQuantity	LongFloat représentant la quantité de la ligne dans le devis global, c'est-à-dire prenant en compte les quantités arborescentes du bordereau. Ce champ permet de recréer aisément des nomenclatures en multipliant les coûts et les temps de chacune des lignes par la valeur de ce champ, on a une représentation pour le devis global. Et en multipliant par la valeur GlobalQuantity figurant au bordereau dans une branche donnée, on obtient une représentation détaillée pour la branche considérée. La valeur de ce champ est à 0 s’il s’agit d’une ligne provenant de l’enventuelle minute d’environnement (qui ne fait pas partie du bordereau)
GlobalQuantityWithOptions	LongFloat représentant la quantité de la ligne dans le devis global, c'est-à-dire prenant en compte les quantités arborescentes du bordereau. Ce champ considère les quantités des postes et branches en option comme étant à 1 et non à 0 c'est-à-dire comptabilisés. Ceci permet d’extraire efficacement des données sur les options. La valeur de ce champ est à 0 s’il s’agit d’une ligne provenant de l’enventuelle minute d’environnement (qui ne fait pas partie du bordereau)
IsBold	Boolean true si la ligne est en gras dans le devis
IsItalic	Boolean true si la ligne est en italique dans le devis
IsUndelined	Boolean true si la ligne est soulignée dans le devis
Color	String 1 caractère. Indique la couleur de surlignement de la ligne. Y=jaune G=vert B=bleu O=orange P=rose R=mauve W=blanc
IsHeaderOfAGroup	Boolean true si la ligne est la tête d’un groupe dans le devis
IsPartOfAGroup	Boolean true si la ligne appartient à un groupe même si c’est la tête du groupe
CustomizedField 00 to CustomizedField 59	LongFloat correspond aux champs personnalisés tels qu’ils résultent des tableaux définis dans les minutes. Ils ne subissent aucun traitement, par même la conversion en base unitaire si le poste est chiffré en mode total.

La table MaterialKinds

Cette table recense tous les types de fourniture utilisés dans le devis. Elle comporte les coefficients de vente propres à chaque type.

Les champs de cette table sont les suivants :

MaterialNumberID	LongInteger est le numéro d’identification du type de fourniture (0-99). 0 correspond à une fourniture non spécifiée
MaterialDescription	String maxi 50 caractères est le libellé du type de fourniture
NetAmount	LongFloat est le montant de fourniture pour le type considéré pour l’ensemble du devis après remise et après négociation
AmountBeforeNegotiation	LongFloat est le montant de fourniture pour le type considéré pour l’ensemble du devis après remise et avant négociation
GrossAmount	LongFloat est le montant de fourniture pour le type considéré pour l’ensemble du devis avant remise et avant négociation
SellingCoefficient	LongFloat est le coefficient de vente qui est assigné au type de fourniture. Ne garantit pas que les prix de vente correspondant seront conformes car ces derniers peuvent être forcés
SellingAmount	LongFloat est le prix de vente associé au type de fourniture

La table WorkforceKinds

Cette table recense tous les types de main d’oeuvre utilisés dans le devis. Elle comporte les taux et les coefficients de vente propres à chaque type.

Les champs de cette table sont les suivants :

WorkforceNumberID	LongInteger est le numéro d’identification du type de main d’oeuvre (0-99). 0 correspond à un type de main d’oeuvre non spécifié
WorkforceDescription	String maxi 50 caractères est le libellé du type de main d’oeuvre
Unit	String 10 caractères maxi indique l’unité dans laquelle les temps sont exprimés (seconde, minute, heure, jour, semaine, mois) ces termes sont dans la langue du devis
HoursPerUnit	LongFloat est le nombre d’heures pour une unité
Rate	LongFloat est le taux par unité exprimé dans la monnaie définie au champ suivant
Currency	String 3 caractères est l’identifiant de la monnaie dans laquelle le taux est exprimé
CurrencyRate	LongFloat indique la parité de la monnaie utilisée par rapport à celle dans laquelle le devis est exprimé
RateInUnitInEstimateCurrency	LongFloat indique le taux par unité exprimé dans la monnaie du devis
RateInHoursInEstimateCurrency	LongFloat indique le taux par heure exprimé dans la monnaie du devis
TotalTimeInHours	LongFloat est le temps de main d’oeuvre pour le type considéré pour l’ensemble du devis en heures
TotalTimeInUnit	LongFloat est le temps de main d’oeuvre pour le type considéré pour l’ensemble du devis dans l’unité spécifiée
TotalAmount	LongFloat est le montant de main d’oeuvre pour le type considéré pour l’ensemble du devis dans la monnaie du devis
SellingCoefficient	LongFloat est le coefficient de vente qui est assigné au type de main d’oeuvre. Ne garantit pas que les prix de vente correspondant seront conformes car ces derniers peuvent être forcés

La table Currencies

Cette table comporte les parités des différentes monnaies utilisées dans le devis qu’elles correspondent ou pas à des ligne valorisées. Elle précise en outre la monnaie dans laquelle le devis a été émis.

Les champs de cette table sont les suivants :

CurrencyID	String 3 caractrères est l’identifiant de la monnaie
CurrencyVSMaster	LongFloat est la quantité de monnaie considérée dans la monnaie de référence
MasterVSCurrency	LongFloat est la quantité de monnaie de référence la monnaie considérée
AmountInCurrency	LongFloat est le montant total pour la monnaie considérée exprimé dans la monnaie considérée
AmountInMaster	LongFloat est le montant total pour la monnaie considérée exprimé dans la monnaie du devis
EstimateCurrency	String 3 caractères est l’identifiant de la monnaie dans laquelle le devis est remis. Identique sur toutes les lignes de la table

La table GlobalVariables

Cette table comporte les noms des variables globales et leurs valeurs. Les valeurs sont exprimées sous forme de chaîne de caractère sans séparateur de millier et avec un séparateur décimal de type point. Les chaînes de caractères sont toujours entre guillemets ("). La table peut contenir un maximum de 1000 variables ce qui contitue la limite sous Quick Devis®. A noter que les versions antérieures à 6.10.695 ne supportaient que 100 variables.

Les champs de cette table sont les suivants :

VariableName	String 40 caractrères est l’identifiant de la variable. Commence toujours par ENV_ pour les versions en français.
VariableValue	String 250 caractères. Contient la valeur de la variable telle que décrit ci-dessus.

Problèmes et solutions

Le montant apparaissant dans la feuille de mise à prix est nul alors que des données ont été entrées dans les minutes

Vérifiez que vous avez bien entré une quantité en face de chacun des postes de minutes dans le bordereau et que chaque des branche (chapitre) dispose bien également d’une quantité au bordereau.

Pour garantir des quantité égales à 1 dans toutes les branches sans avoir à les saisir, vous pouvez cocher la case appropriée du menu ‘Options > Affichage d’arborescence’.

Quick Devis® Enterprise Edition est instable et s’arrête fréquemment sans cause apparente

Si des instabilités fréquentes sont constatées, il est probable que l’installation d’un programme postérieurement à Quick Devis® Enterprise Edition soit venu altérer certains composants du produit. Dans ce cas, la meilleure solution consiste à désinstaller totalement le produit en utilisant la fonction ‘Désinstaller Quick Devis® Enterprise Edition’ du menu ‘Démarrer’ et en spécifiant ‘Désinstallation manuelle’ cliquez ensuite sur ‘Sélectionner tout’, puis sur ‘Suivant’ jusqu’à ce que la procédure de désinstallation arrive à son terme. Cette méthode manuelle permet de s’assurer que tous les composants de Quick Devis® Enterprise Edition seront bien désinstallés.

Réinstallez ensuite normalement l’application.

Quick Devis® Enterprise Edition semble extrêmement lent lors de la création d’un devis

Quick Devis® Enterprise Edition utilise le moteurs de base de données Microsoft Jet qui est également le moteur de Microsoft Access. Les accès à ce moteur peuvent être contrôlés en temps réel par certains antivirus ou par des procédures distances se trouvant sur vos réseaux. Ces outils de sécurité peuvent ralentir considérablement les accès. Commencez pas déconnecter votre ordinateur du réseau, fermez et ré ouvrez la session et relancez Quick Devis® Enterprise Edition. Si le problème semble résolu, contactez votre administrateur réseau qui pourra résoudre le problème en paramétrant ses outils de sécurité. Si la déconnexion du réseau ne résout pas le problème, paramétrez votre antivirus local de manière à ce qu’il ne filtre pas les échanges des programmes vers le disque local mais seulement les échanges vers l’extérieur.

Il est impossible d’accéder à une base d’articles

Si vous ne pouvez plus accéder à une base d’articles, tentez de la réparer à l’aide de la fonction ‘Réparer un devis ou une base’ du menu ‘Outils’. Vous pouvez également l’optimiser pas sécurité en employant, après réparation, la fonction ‘Optimiser un devis ou une base’ du menu ‘Outils’.

S’il s’agit d’une base Internet, il se peut que l’accès vous soit refusé parce que vous tentez d’utiliser une base sur un ordinateur avec lequel elle n’a pas été commandée. Contactez alors votre fournisseur de bases pour obtenir des droits pour cet ordinateur.

Lors de la conversion d’un bordereau Excel, il est impossible de lire le fichier Excel

Il est conseillé de partir d’un classeur Excel vierge et d’y coller les données à convertir en appelant les fonctions ‘Collage spécial / valeurs’ et ‘Collage spécial / format’ d’Excel sans jamais copier toute la page à partir de votre document d’origine mais simplement les cellules nécessaire à la conversion. Ces opérations garantissent que le fichier Excel résultant sera exempt de tout objet qui pourrait ne pas être supporté par Quick Devis® Enterprise Edition.

Lors de la conversion d’une base d’articles, il est impossible de lire le fichier Excel

Afin de garantir une parfaite conversion, il est indispensable d’exporter une trame vierge à l’aide de la fonction appropriée du menu ‘Données’ et d’y coller les données à convertir en appelant la fonction ‘Collage spécial / valeurs’ d’Excel. Evitez de créer vous-même des trames Excel à partir d’un classeur vide.

Le chargement d’un profil dans le générateur d’états provoque l’erreur ‘Impossible de lire le presse-papier’

Le problème vient probablement du profil que vous chargez qui comporte une anomalie ou qui ne peut être totalement chargé en mémoire. Pour le vérifier, réinitialisez un profil vierge en cliquant sur le bouton approprié du générateur d’états. Fermez et rappeler le générateur avec ce nouvel profil vierge. Si cela fonctionne, recréez l’état attendu à partir du profil vierge, enregistrer le et détruisez le profile qui posait un problème. Afin d’avoir des états rapides à charger, même sur des systèmes faiblement dotés en mémoire, évitez d’employer des graphiques de grande taille que vous auriez à réduire dans le générateur d’états. Réduisez les graphiques sous une application graphique avant de les importer dans Quick Devis® Enterprise Edition.

Le prix de vente ne se calcule pas

Si le prix de vente ne se calcule pas et que les #N/A persistent dans le bordereau dans les colonnes prix de vente, il est probable que votre devis soit endommagé. Dans ce cas, tentez de le réparer à l’aide de la fonction ‘Réparer le devis courant’ du menu ‘Outils’. Réindexez ensuite votre devis et réitérez l’opération de calcul. Si le problème persiste, revenez à une version antérieure de votre devis en appelant la fonction ‘Récupérer un devis’ du menu ‘Outils.

Il est impossible de charger un devis enregistré au préalable

Votre devis est probablement endommagé. Appelez la fonction ‘Réparer un devis ou une base’ du menu ‘Outils’, spécifiez le devis à réparer et validez. Faites de même ensuite avec la fonction ‘Optimiser un devis ou une base’ du menu ‘Outils’. Tentez ensuite d’ouvrir votre devis. Si le problème persiste, revenez à une version antérieure de votre devis en appelant la fonction ‘Récupérer un devis’ du menu ‘Outils.

Lors de la mise à jour de bases publiques, certaines bases ne peuvent être téléchargées

Ceci est probablement dû à des bases endommagées sur votre poste et Quick Devis® Enterprise Edition ne peut assurer le mixage avec les données figurant dans les bases distantes. Commencez par réparer et optimiser les bases en cause à l’aide des fonctions ‘Réparer un devis ou une base’ et ‘Optimiser un devis ou une base’ du menu ‘Outils’. Réitérez l’opération de mise à jour.

Si elle échoue à nouveau, détruisez les bases de données en cause en prenant soin de les isoler si vous avez des données personnelles à récupérer comme des temps de pose ou des types de personnel.

A l’appel de la fonction ‘Enregistrer sous’, la fenêtre de sélection des fichiers n’apparaît pas

Il s’agit probablement d’une défaillance d’un composant système nommé COMCTL32.OCX et placé dans le répertoire \Windows\System32. Pour le réinstaller, désinstaller totalement le produit en utilisant la fonction ‘Désinstaller Quick Devis® Enterprise Edition’ du menu ‘Démarrer’ et en spécifiant ‘Désinstallation manuelle’ cliquez ensuite sur ‘Sélectionner tout’, puis sur ‘Suivant’ jusqu’à ce que la procédure de désinstallation arrive à son terme. Cette méthode manuelle permet de s’assurer que tous les composants de Quick Devis® Enterprise Edition seront bien désinstallés. Par sécurité, vous pouvez effacer manuellement le composant après la désinstallation.

Réinstallez ensuite normalement l’application.